Le automazioni: croce e delizia di qualsiasi professionista digitale. Quante volte avrai pensato: ” se ci fosse un modo per fare quest’attività in automatico, senza che debba esserci io a premere quel bottone, risparmierei un sacco di tempo”?
Ebbene, ti do una notizia: rendere automatica quell’azione può salvarti ed è un gioco da ragazzi, altre volte invece diventa più complicato e l’automazione stessa può complicarti la vita, perché è più complessa e va costruita in più passaggi per funzionare davvero e alleggerirti le giornate lavorative.
Il punto di partenza per creare delle automazioni
Il punto di partenza per creare un flusso di lavoro automatico di azioni, qualsiasi esse siano, è sempre un’analisi attenta delle nostre esigenze.
Ad esempio, se la mia necessità è inviare delle email automatiche di reminder agli studenti del mio corso, non mi servirà uno strumento sofisticato di email marketing come Activecampaign, ma mi potrà bastare già il piano gratuito di Mailerlite.
Quindi la regola numero uno prima di creare qualsiasi automazione è: analizzare dove si trova il tuo business attualmente e di cosa hai veramente bisogno affinché ti scrolli di dosso qualche incombenza.
Le automazioni native dei Project Management Tool
Anche con dei Project Management Tool, ovvero strumenti di gestione progetti, come Asana o ClickUp è possibile creare delle automazioni. Per usufruire delle automazioni, su Asana devi passare al piano a pagamento, mentre per ClickUp sono incluse nel piano free fino ad un massimo di 100 azioni.
A cosa potrebbero servirti le automazioni in un Project Management Tool? Ad esempio, a non dover fare tu a manina determinate azioni di cui potresti dimenticarti o che semplicemente alla lunga ti scocciano e ti portano via tanto tempo, riducendo la tua produttività.
Su ClickUp ho creato diverse liste in base alla fase del progetto che sto svolgendo. In ogni lista ci sono dei tasks che ho bisogno di ricopiare, totalmente o in parte, in una lista relativa alla fase 2 del mio progetto. Solo l’idea di dover ricopiare una ad una tutte le informazioni del task, mi scoccia da morire! Ecco, allora che ho creato un’automazione per fare in modo che al cambio di Status in un task si duplichi o si crei in automatico il task con tutte le informazioni che mi servono, senza doverle ricopiare io una ad una.
Un’altra automazione che ho attivato è quella dell’invio di una mail ad un collaboratore per dargli il passaggio di consegne di un task, ovvero nel momento in cui io concludo la mia parte, arriva a lui in automatico un messaggio tramite email o un commento nello stesso task per dirgli “hey, tocca a te!”, insieme a tutte le informazioni di cui necessita per completare il lavoro.
ClickUp si collega anche ad altre app esterne, come Calendly. Trovo molto comodo, ad esempio, trovarmi direttamente tra i miei tasks giornalieri anche il reminder per la call che uno dei miei contatti ha prenotato tramite Calendly, senza che io abbia mosso un dito! Fantastico, vero?
Automatizzare l’invio delle email
Un altro aspetto del proprio Business online che si può automatizzare è l’invio delle mail. Con strumenti come Mailerlite, Mailchimp, ConvertKit, Activecampaign puoi programmare l’invio di campagne automatiche, ma anche creare azioni automatiche molto più sofisticate. Se sei agli inizi della tua attività di consulenza o di vendita online di prodotti o servizi, puoi partire con il piano gratuito di Mailerlite, che prevede 1000 contatti e ti consente di creare anche automazioni molto utili per inviare una sequenza di email all’abbandono del carrello sullo shop o email di benvenuto verso nuovi clienti e studenti.
Se invece ti trovi ad un livello più avanzato e hai bisogno di strutturare email più complesse verso i tuoi clienti, ad esempio rispettando determinate azioni oppure segmentando meglio i clienti in base ad una condizione particolare, allora Activecampaign potrebbe essere la scelta giusta.
Questo strumento ha, in particolare, funzioni native con le principali piattaforme di vendita online, come Shopify o Magento e si sincronizza in automatico con il tuo shop. In base al piano che sceglierai, potrai anche optare per la gestione del CRM su Activecampaign, in modo da monitorare anche i contatti, le conversioni e le vendite.
Mettere in collegamento più piattaforme
Cosa accade, invece, se voglio collegare strumenti che non hanno automazioni native? Come faccio a fare in modo che due piattaforme parlino tra loro?
Esistono delle app che fanno da ponte tra una piattaforma e l’altra collegandosi tramite codici API. Due di queste app famose sono Integromat e Zapier. Potresti, ad esempio, pensare di collegare il tuo Project Management Tool a Drive, in modo che alla creazione di un task specifico, si crei in automatico una cartella associata e in una posizione predefinita. E’ possibile farlo con Zapier collegando ClickUp o Asana a Drive. Puoi anche inviare una mail collegando Zapier alla tua casella di posta facendo attenzione a quali dati andare a inserire nella mail e che siano chiari, in modo che non sembri che la mail sia stata spedita da un robot! Ecco, ti sconsiglio di automatizzare l’invio di email con dati importanti o sensibili verso i tuoi clienti.
Come puoi vedere, il mondo delle automazioni è veramente vasto e i vantaggi sono tanti, non solo nello spreco di energie, risorse e tempo, ma le automazioni possono agevolare la comunicazione tra membri del team o tra reparti aziendali, senza incorrere in equivoci e errori dettati dall’intervento umano. Ti offrono, inoltre, la possibilità di conservare una serie di informazioni in un unico posto e di non perderle nel tempo. Ovviamente è di fondamentale importanza eseguire una manutenzione dei processi automatici e verificare che non ci siano falle nel sistema. E’ qui che l’intervento dell’uomo diventa un vero punto di forza e di miglioramento della stessa automazione.
In questo senso automatizzare il lavoro può aiutarci a creare un flusso di lavoro senza grandi intoppi e mirato verso un risparmio del proprio tempo, delle proprie energie, rendendo la tua attività più agile, proattiva e quindi competitiva.
Sono Floriana e aiuto i piccoli business a impostare i loro processi interni per migliorare la produttività e la gestione dei clienti.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
