Come capire che è arrivato il momento di assumere un’assistente virtuale
Quando scegli di fare tutto da sola, diventa più difficile completare i progetti. Non importa quanti strumenti di automazione utilizzi, la stessa persona non può creare e gestire post sui social media, scrivere contenuti per il blog e la newsletter, rispondere alle richieste dei clienti, lavorare allo sviluppo del prodotto, gestire account e così via. Se fai tutte queste cose, perdi il tempo che dovresti dedicare all’innovazione.
Anche quando ti vengono in mente nuove idee e strategie, è difficile seguirle perché c’è così tanto da fare. Un’attività gestita in questo modo si blocca subito, perché non c’è tempo per azioni incentrate sulla crescita. E cosa accade? Che lavori nel week end, rischi un esaurimento, non passi più tempo con la famiglia, salti i pasti e persino gli appuntamenti medici.
Ad un certo punto, non ti rendi più conto dove finisce la tua vita personale e dove inizia la tua attività. Semplicemente fai troppo e sacrifichi molto di più.
Ammettere di aver bisogno di un aiuto è un passo veramente importante, ma spesso si arriva a questa scelta dopo un evento traumatico, come un burn-out, oppure un senso di insoddisfazione e, quasi, impotenza.
Delegare non deve essere visto come un evento negativo, anzi sentirsi pronti per farsi affiancare da un professionista deve essere un momento celebrativo per te e per il tuo Business. Significa che stai crescendo e che finalmente puoi permetterti un collaboratore.
Ma quando arriva il momento in cui devo far entrare un’altra persona nel mio business? Esistono 5 segnali che ti dicono che non puoi più fare tutto da sola.
5 segnali che ti avvisano che hai bisogno di delegare
- Ti sembra di aver bisogno di una settimana di 40 ore o più
Come dicevamo prima, il tuo lavoro è cresciuto ed è florido, ma non hai bisogno di assumere un dipendente a tempo pieno, solo di qualcuno che ti sollevi da qualche incarico. Proprio ieri hai aperto la tua pagina Facebook e ormai non posti più nulla da tre mesi, e pensi “quanto mi scoccia scrivere su Facebook, i miei follower penseranno che sia sparita”. Ok, direi che questa è una buona fetta del tuo lavoro che puoi affidare a qualcun altro e così, sei pronta per scrivere una descrizione del lavoro che vuoi esternalizzare. Elenca tutti i compiti che la potenziale VA dovrà gestire su base oraria o a progetto. Pagherai l’Assistente Virtuale solo per il tempo in cui sono necessari i suoi servizi, perché essendo libere professioniste, pagano da sé le proprie spese.
- Stai perdendo clienti, stai rifiutando lavori perché non hai tempo per gestirli
Non è così facile essere l’addetto al servizio clienti + vendite + acquisti + contabilità, ma è proprio quello che stai facendo. Inoltre, sei ad un punto in cui i clienti si lamentano della qualità del servizio, e dei tempi troppo lunghi. Quindi, da un lato stai lottando per completare le attività in corso, non riesci ad acquisire nuovi clienti e hai zero tempo per promuoverti. Come pretendi di far crescere la tua attività ad un punto tale in cui potrai renderla scalabile? Cara mia, se senti di essere ad un punto fermo del tuo Business e in più stai rifiutando nuovi lavori, perché non c’è tempo per lavorare su nuovi progetti, allora dovresti cercare un’assistente virtuale al più presto.
- La qualità dei tuoi prodotti o servizi è a rischio
Il mio lavoro di assistente virtuale digitale mi porta a collaborare con imprenditrici che vendono prodotti o servizi online e promettono un certo standard ai loro clienti. È necessario non solo trasmettere quello standard, ma mantenerlo. Ciò comporta spesso che testiamo i prodotti o servizi, ascoltiamo i pareri dei clienti, e qualche volta torniamo indietro e, se necessario, ricominciamo da capo. Come imprenditrice, presumo che tutti questi compiti, forse anche la produzione, ricadano su di te. Se sei a un punto in cui non puoi fare tutto questo oltre ai tuoi doveri di gestione, allora potresti aver bisogno di delegare. Vuoi assicurarti che il tuo Brand mantenga il valore da cui i clienti sono stati attratti. L’ultima cosa di cui hai bisogno è iniziare a perdere clienti a causa di un calo di quel valore e ti attivare un passaparola negativo, che metterebbe a dura prova la tua reputazione.
- Hai bisogno di qualcuno che sia specializzato in attività che non sai fare
Due sono le strade se non sai fare qualcosa: la impari oppure la deleghi a qualcuno. Ad esempio, puoi imparare la SEO, come creare un sito Web, la contabilità e così via. Ma, quanto tempo ti ci vorrà per impararlo? E poi, sicuramente non creerai siti web per professione, a meno che tu non sia una web designer. Perciò, smetti di voler fare tutto da sola e affidati ad una persona competente. Anche l’assistente virtuale può già conoscere metodi e strategie per migliorare la produttività o conoscere strumenti per agevolarti il lavoro.
- Non hai tempo per pause o vacanze
Sei un’imprenditrice, lavori da sola e la tua attività dipende da te, perciò zero ferie ogni anno. Lavorare, però, sulla tua azienda a tempo pieno sette giorni su sette, non ti farà vincere nessuna medaglia, credimi. Anche io ci sono arrivata dopo qualche anno, quando mi sono accorta che staccare la spina per un po’ mi avrebbe permesso di tornare più carica e con altre idee.
Innanzitutto, hai bisogno di tempo, almeno un giorno alla settimana, per riposarti. Lo sapevi che secondo Harvard Health, le persone che lavorano troppo e trascurano la propria salute corrono un rischio maggiore di problemi cardiaci? Il riposo non è solo fondamentale per la tua salute. Ti dà anche il tempo per allontanarti dalla tua attività e tornare con una nuova prospettiva.
Il sonno, per quanto semplice possa sembrare, può aumentare la tua felicità e darti la motivazione giusta per affrontare nuovi compiti ogni giorno. Se il lavoro richiede tutto il tuo tempo, allora direi che è proprio arrivato il momento di delegare.
Come delegare in maniera efficiente
Lavorando da sola, hai dovuto imparare tante cose e rapidamente e hai costruito un sistema che funziona bene per te. Pensare di consegnare tutto questo a qualcun altro può essere spaventoso, però lo è anche se non lo condividi con la persona che hai scelto al tuo fianco.
Iniziamo sottolineando una cosa: non sei l’unica persona che può fare questo lavoro. Ogni abilità e processo può essere imparato. Se non fornisci tutte le giuste informazioni alla tua assistente virtuale, potresti inconsapevolmente instaurare un rapporto di sfiducia. Lei è lì per aiutarti e per aiutare l’azienda a crescere. Se rifiuti di condividere informazioni o di farla accedere ad esse, potresti comunicare che non ti fidi. Non dare per scontate le informazioni, magari lei potrà darti suggerimenti per semplificare e ottimizzare il lavoro.
Come delegare i compiti
Conosci il detto: “Chi fa da sé, fa per tre”? Lasciamo perdere. Per un business di successo, “Chi fa da sé, resta fermo”.
Ecco qualche suggerimento per delegare in modo efficace.
- Valuta le capacità dei membri del team
Tu sai quali attività vuoi delegare. Trova la persona che può aiutarti in quelle attività e che abbia le capacità per farle o che sia predisposta. Esistono talmente tante VA, ognuna specializzata in particolari attività. Nella tua ricerca, avrai inviato alle assistenti selezionate un questionario o una descrizione del lavoro, avrai fatto colloqui conoscitivi, più o meno hai capito cosa fanno e come potrebbero aiutarti. Certo, all’inizio la persona che hai scelto di farti assistere, andrà seguita, perché deve entrare nel tuo progetto, ma poi non ce ne sarà più bisogno perché man mano che ripeterà quelle attività, diventerà sempre più brava e autonoma.
- Insegna le abilità necessarie
Indipendentemente dall’esperienza dell’assistente virtuale, non saprà fare tutto. Invece di occuparti del carico di lavoro per loro, insegna le abilità necessarie per portare a termine quei compiti. Potresti organizzare una call di un paio d’ore e insegnarle il tuo processo oppure fornirle dei materiali di studio. La formazione è importantissima.
- Stabilisci aspettative chiare
Sebbene l’obiettivo di un’attività possa sembrarti ovvio, potrebbe non essere lo stesso per la tua assistente virtuale. Ogni volta che deleghi un’attività, fornisci istruzioni chiare e stabilisci un’aspettativa o un obiettivo finale, includendo anche le pietre miliari e scadenze. Se non lo fai, la persona assegnata eseguirà un compitino e non potrà darti quel quid in più che ti serve.
- Crea una struttura di gestione delle attività
Quando lavoro con nuovi clienti, faccio sempre una call di onboarding, perché spesso non hanno mai lavorato con un’assistente virtuale e loro stessi non sanno da dove partire. Gli mostro il mio sistema di gestione delle attività e introduco il nostro spazio di lavoro su Clickup, che offre anche un’area di interscambio dei messaggi.
Una corretta gestione è essenziale per massimizzare la produttività di tutti noi. Attraverso la delega, è tuo compito aiutare l’assistente virtuale a sfruttare al meglio il suo tempo e ad affinare le sue abilità.
- Lasciati andare
Ti ricordi quando hai imparato ad andare in bicicletta? Il momento in cui ti sei lasciata andare è stato meraviglioso, vero? Un’assistente virtuale ha già esperienza, sa meglio di te come organizzare il lavoro, pianificarlo, come svolgerlo. Dopo averle insegnato il tuo processo, averle dato le tue procedure standard (che dovrai assolutamente scrivere!) e aver fornito loro gli strumenti necessari, fidati di lei. Se sbaglierà qualcosa, non ripeterà quell’errore, anzi potrà mettere in piedi processi per evitarlo la prossima volta.
Con questo metodo, alla fine potrai creare un team di persone di cui ti fiderai e sui quali potrai fare affidamento.
Conclusione
I migliori leader sono quelli che sanno delegare. Capiscono che costruire valore richiede una combinazione di sforzi e abilità che non possono provenire da una sola persona. Soprattutto, danno priorità a sé stessi e trovano il tempo per rilassarsi. Porta la tua leadership e la tua salute personale al livello successivo: inizia a delegare.
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Sono Floriana e aiuto le PMI e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
