Siamo a marzo 2023 e dopo mesi di attesa, finalmente ClickUp ha svelato come cambierà il Project Management Tool che promette di migliorare la produttività di tutti noi imprenditori e imprenditrici digitali.
Se anche tu, come me, sei fan di ClickUp dalla versione 1, allora sarai in trepidante attesa. Se ancora non conosci questo strumento, ti consiglio di andare a scoprirlo per capire se fa per te, partendo dai miei video tutorial.
Il 28 febbraio e il 1 marzo 2023, ClickUp ha organizzato un evento virtuale in diretta, che si chiama ClickUp’s 2023 LevelUp Conference, durante il quale ha mostrato alcune delle innovazioni che faranno parte della versione 3.0 del tool e che saranno rilasciate a maggio 2023. Io, in quanto consulente ClickUp, ho avuto accesso ai materiali rilasciati e sono qui a parlartene!
ClickUp Docs e l’intelligenza artificiale
Ebbene si, anche loro si sono adeguati all’unico argomento che interessa veramente tutti in questo momento. Online non si parla di altro, se non di ChatGPT e AI. Quindi, cosa sarà possibile fare su ClickUp sfruttando l’intelligenza artificiale?
Ecco alcuni esempi:
- ClickUp ha una sezione chiamata Docs, dove puoi gestire i documenti del tuo progetto e integrarli nelle viste e negli Spaces. Non tutti i documenti sono brevi e con una sola pagina, specie se ci sono procedure e operazioni dettagliate. Con ClickUp AI sarà possibile scrivere in automatico l’indice di un documento lungo.
- Non sai da dove partire per scrivere un Blog Post? Te le suggerisce ClickUp AI, un po’ come accade proprio con ChatGPT, inizierà a scrivere per te alcuni spunti, in modo che tu poi possa lavorarci e creare un contenuto originale!
- Hai bisogno di riassumere gli appunti presi durante il meeting? ClickUp AI potrà farlo per te!
- ClickUp AI potrà inoltre raccogliere i commenti inseriti all’interno di un task e riassumerli per te, in modo da poter ricapitolare tutto anche ai nuovi membri del team o per chiarire a te stesso dove eri rimasto!
Queste sono solo una parte delle nuove funzionalità. Appena saranno rese note altre, provvederò ad aggiornare l’articolo! Intanto, se vuoi capire come usare i Docs di ClickUp, ecco il video che potrà aiutarti:
A proposito dei Docs, che io adoro perchè trovo veramente comodi e per me hanno sostituito ormai i Google Sheet di Drive, ci sarà una novità. Nella gestione di progetti ampi e più complessi anche io trovo che, quando ce ne sono molti da gestire, si perdono nella sezione Docs ed è complicato andare a trovarli. Ecco perchè per ora io ho ovviato nel collegarli sempre ad un Task o a uno Space, però nella nuova versione di ClickUp ci sarà un Doc Hub, dove si potranno creare e personalizzare le viste dei file e costruire delle raccolte, che quindi renderanno più facile la ricerca e l’organizzazione dei Doc in un unico posto.
Nuova Home e introduzione della panoramica dei progetti (Overview)
Durante le sessioni 1:1 in cui mostravo a imprenditori digitali e agenzie di comunicazione l’uso di ClickUp, l’80% delle persone mi ha sempre chiesto “ma a che serve la sezione Home?“. Oggi rispondo in tutta onestà, non a molto, perchè consiglio la creazione e l’utilizzo delle Dashboard personalizzate con i Widget per gestire i progetti giornalieri e di media-lunga durata. Per fortuna anche il team di ClickUp se n’è accorto e nella Home page della versione 3.0 saranno disponibili delle “information cards” con le attività più importanti per te.
Queste “cards” le ritroviamo anche nelle Overview dei progetti. Sono appunto delle piccole cards che puoi spostare dove vuoi per personalizzare la visualizzazione del progetto, come vedi nell’immagine qui sotto:
Questa panoramica del progetto ti permette di guardare da vicino cosa accade in ogni Space, Folder o List ed è totalmente personalizzabile! Ti potrebbe servire, ad esempio, per spostare l’attenzione su una fase particolare del progetto o capire cosa accade nello Space, riassumendo le informazioni essenziali e pertinenti.
Gestione dei campi personalizzati (i Custom Fields) e delle Automazioni
Il motivo per cui sono passata da Asana a ClickUp, lo dico sempre, è stato proprio a causa dei Custom Fields, ovvero la possibilità di personalizzare le Liste con campi che scegli tu. Anche in questo caso, come per i Docs, per progetti più ampi, tendiamo a mettere così tanti campi che poi ci perdiamo. ClickUp 3.0 ha ovviato a questo problema introducendo la gestione dei Custom fields nell’intero workspace in un solo posto! Questo significa che sarà più semplice unire, modificare e duplicare i campi personalizzati perchè saranno tutti centralizzati.
Può sembrare scontato, ma immagina di avere la necessità di creare un campo personalizzato da usare in più progetti. Oggi devi creare più custom fields e magari usi nomi diversi per indicare la stessa cosa, invece con la gestione centralizzata di questi campi potrai crearlo una volta, inserirlo dove vorrai e una sola modifica sarà valida per tutto il workspace!
Passiamo alle Automazioni che rispetto ad altri Project Management Tools trovo essere più immediate e user friendly, ClickUp 3.0 introdurrà nuovi Trigger con nuove Azioni, usando anche una logica avanzata, ma saranno gestibili tutte da un solo punto, proprio come i Custom Fields. Questo ne facilita la modifica e l’aggiornamento specie per automazioni che sono lì da tempo e le hai quasi dimenticate.
Ricerca universale e condizioni logiche per i form
ClickUp ha attualmente lo strumento di ricerca (codificata con l’icona della lente d’ingrandimento) per poter cercare velocemente tutto quello che c’è nel tuo workspace, ma si limita appunto a ClickUp, non alle altre app che sono ad esso connesse, penso ad esempio a Google Drive, Slack). Con ClickUp 3.0 questa funzione si chiamerà “Universal Search Tool” e renderà possibile cercare file connessi anche ad altre app, purchè siano integrate con il nostro Workspace, ovviamente.
Un ultimo aggiornamento che mi ha colpito è stato l’introduzione delle condizioni logiche nei Form, ovvero delle condizioni SI/NO che permettono di passare ad un secondo step, in genere aggiungendo nuove domande, per affinare la verifica di determinate condizioni. Questi sono spesso usate per i sondaggi o i questionari di ingresso nei percorsi di coaching. Quindi se un utente risponde “si”, si aggiungeranno nuove domande rilevanti, che non appariranno nel caso in cui la sua risposta dovesse essere “no”. Se pensi a quanti altri tool utilizzi per fare la stessa cosa, come Typeform o Jotform, questa nuova funzionalità ti ridurrà il peso di usare un altro tool, che va comunque integrato al database (per esempio, un CRM) di ClickUp.
Queste sono solo alcune delle novità introdotte da ClickUp, ma sono sicura che ne scopriremo delle altre una volta che avremo eseguito il passaggio alla versione 3.0.
Sono Floriana e aiuto le PMI e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
