Se hai un business online, un’agenzia o sei un Digital o un Marketing Strategist e sei alla ricerca di un tool che ti permetta di gestire i tuoi progetti o monitorare i processi aziendali, non puoi non testare ClickUp!
In pochi anni, ClickUp è diventato uno degli strumenti di gestione progetti (un Project Management Tool) più popolari che puoi trovare online, e ci sarà un motivo.
ClickUp è uno strumento molto potente perché, grazie ad un’elevata personalizzazione e flessibilità, puoi fare in modo che sia lui ad attarsi ai tuoi flussi di lavoro e processi.
Ma prima di andare avanti, cerchiamo di capire cos’è Clickup e se può fare al caso tuo.
Che cos’è ClickUp
Clickup è un Project Management Tool, ovvero uno strumento online da usare per organizzare la tua giornata lavorativa, ma non solo. Puoi organizzare interi progetti da sviluppare sul lungo periodo e raggiungere i famosi obiettivi che ti sei dato. In realtà, ho imparato ad utilizzare ClickUp anche come un CRM e un unico spazio dove organizzo davvero tutto: dalla giornata lavorativa, alla gestione del team, ma anche progetti personali.
ClickUp non è l’unico tool di gestione progetti esistente, ma conoscerlo per me è stata una svolta.
Infatti è venuto in mio soccorso quando ho iniziato a specializzarmi sulla gestione operativa dei business online e avevo bisogno di personalizzare lo spazio di lavoro condiviso in base non solo alle mie esigenze, ma anche a quelle di clienti con team di 4-5 persone. Inserire dei tasks, ovvero dei compiti, con delle personalizzazioni, ad esempio sui flussi di lavoro, o ancora indicando il progresso di un progetto e i suoi stadi, diventava complicato su Asana, il PMT he utilizzavo prima di conoscere ClickUp.
Ora, il mio approccio con ClickUp all’inizio è stato un po’ conflittuale. Non lo capivo ed era totalmente diverso da Asana o Trello, che avevo già usato regolarmente. Ma questo accadeva perché semplicemente non avevo capito come funzionava ClickUp, ovvero la struttura delle gerarchie!
Migliora l'efficienza della tua Agenzia
Smetti di perdere tempo ogni giorno con la sensazione di camminare senza una meta predefinita. Porta ClickUp in Agenzia per migliorare l’efficienza del tuo team e dei progetti per i tuoi clienti. Sarà il primo passo per impostare anche i sistemi e le procedure che ti aiuteranno a lavorare meglio.
Le gerarchie di ClickUp
Una gerarchia è una struttura piramidale, che in ClickUp trova il suo vertice nel Workspace, lo spazio che contiene tutti i tuoi progetti. Al di sotto di esso c’è lo Space, che è uno spazio di lavoro, dove inserisci i vari progetti e tutte le cartelle, ovvero il livello che ClickUp chiama “folders“. Quindi proprio come un archivio dove conservi tutti i documenti, queste cartelle contengono al loro interno le liste, su ClickUp “list“, che sono veri e propri elenchi di attività, nei quali crei i tasks e i subtasks, le attività e le sottoattività.
Se penso a come organizzo un progetto, la prima cosa che faccio è quella di scrivere tutte le attività che devo fare, quindi annoto su un foglio cosa fare, quando e, se ho un collaboratore, chi deve fare cosa con quale scadenza. Magari scrivo 3, 4 fogli pieni di attività e sottoattività e li conservo tutti in una cartella. Più i progetti aumentano e più aumentano le liste e le cartelle. Ed è la stessa cosa che accade in ClickUp.
Una volta che sei entrato in quest’ottica gerarchia puoi davvero utilizzare ClickUp in maniera diversa da ogni Project Management Tool e ti ritorna veramente utile. Infatti già a livello mentale, strutturare lo spazio di lavoro in questo modo, passando da una macro a delle micro aree, ti permette di essere già più ordinato e migliorare la produttività.
Creare un account gratuito su ClickUp è quello che ti consiglio di fare da subito per testarne le sue funzionalità. Per impostare il tuo workspace al meglio, ecco un tutorial che potrebbe fare al caso tuo:
Quindi all’interno dello Space puoi iniziare a creare una o più cartelle che conterranno una o più liste.
Come funziona ClickUp
All’inizio sarà normale inserire una lista di tasks e usare ClickUp come un semplice tool di to-do list, in realtà è così per tutti i PMT. Tieni sempre un occhio sul progetto e, soprattutto se lavori in team, fai in modo di strutturare l’area di lavoro in modo semplice, diretto, senza troppe funzionalità e…non complicarti la vita!!
Scegli una delle viste, ovvero come vedrai lo spazio di lavoro. Su ClickUp, in fase di creazione dello Space, trovi infatti diverse opzioni:
- Una vista List, che ti consiglio soprattutto all’inizio, proprio per una questione di semplicità. Questa è la visualizzazione secondo liste, un elenco di tasks e sottotasks.
- La vista Board è invece una tabella, molto simile alle schede di Trello. Quindi dividi le attività in varie colonne per tenerle separate e gestirle in modo visivamente più diretto.
- La vista Calendario anche è molto utilizzata soprattutto se hai appuntamenti da gestire e sei legato a date da rispettare.
- La vista Mind Map è davvero molto interessante perché ti permette di avere uno spazio bianco dove inserire un flusso di idee o di disegnare letteralmente le fasi di un processo.
Per queste viste ci sono template già fatti che puoi iniziare a testare, anche se per un utilizzo dello strumento su misura per te ti consiglio di partire da zero e di costruire man mano il tuo spazio, sulla base delle tue reali esigenze.
Per capire se ClickUp fa veramente per te, credo sia d’obbligo averne un quadro generale e capirne le funzionalità. Ecco un tutorial che ti permette di vedere come funziona ClickUp e come puoi integrarlo nella tua attività lavorativa:
ClickUp può diventare un vero alleato per migliorare la tua produttività e per gestire tutti i tuoi progetti personali e lavorativi.
Se hai bisogno di un supporto per organizzare la tua giornata lavorativa, impostare sistemi e procedure con ClickUp e non perderti nel trantran quotidiano, allora Organizzati con ClickUp può essere quello che fa per te!
Sono Floriana e aiuto i piccoli business a impostare i loro processi interni per migliorare la produttività e la gestione dei clienti.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
