Non è sempre facile gestire l’efficienza operativa di un’attività digitale
La mancanza di procedure standard e processi efficienti è la causa numero uno della perdita dei clienti, la crescente frustrazione per un’attività che non va come vorremmo.
Insieme alle vendite e al marketing, ai dati finanziari e alla gestione dei clienti, ti stai impegnando per assicurarti di raggiungere i risultati promessi ai tuoi clienti e anche tener fede ai tuoi impegni. Anche se hai membri del team qualificati che possono supervisionare queste determinate aree della tua azienda, devi comunque guidarli tu.
Per rimanere competitivi e distinguersi dalla massa, è importante migliorare l’efficienza operativa della tua azienda o agenzia, ove possibile, soprattutto per quelle più piccole perché spesso hanno risorse più limitate rispetto a quelle più grandi.
Come cambia un’attività digitale quando raggiunge un’efficienza operativa?
L’efficienza operativa di qualsiasi agenzia o business online non può essere raggiunta da una sola persona. Deve essere uno sforzo collettivo da parte di tutta la squadra. Quando viene raggiunta, ecco cosa cambia nella tua attività:
- L’onboarding del cliente diventa fluido, strutturato e lascia un’esperienza “wow” di cui i clienti sono entusiasti.
- I membri del team sono pienamente coinvolti e sanno come rispondere e reagire alle esigenze dei clienti con fiducia
- Il lavoro e le aspettative del cliente vengono soddisfatte mensilmente con una comunicazione efficace e chiara
- Duplica e ridimensiona efficacemente i tuoi servizi in modo prevedibile come un orologio e ottieni gli stessi risultati in modo coerente
- Al centro di un’attività efficiente, c’è la continua ricerca di un’esperienza che riduce la frustrazione e attiva una cultura proiettata verso l’eccellenza.
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Perché dovrebbe essere importante impostare un’efficienza operativa per la tua azienda?
Il mondo degli affari in cui viviamo attualmente è diverso dal mondo tradizionale che conoscevamo 10 anni fa. Ci stiamo evolvendo a ritmi allucinanti ed è necessario restare al passo coi tempi, tanto che, ciò che distingue un’attività di successo da altre in difficoltà è il miglioramento continuo.
Immagina il tuo business con meno abbandono, meno esaurimento del team e più soddisfazione del cliente.
Sono fermamente convinta che tutto questo sia possibile se lo affronti dall’interno verso l’esterno. La risposta non è acquisire più clienti per riempire un vuoto, ma aggiustarlo in modo da poter continuare a far crescere la tua attività in modo sostenibile ed efficiente.
Ecco cosa puoi fare per migliorare l’efficienza operativa della tua azienda.
1. Misurare le prestazioni
“Non puoi gestire quello che non misuri.” Le analisi dei dati raccolti dalle azioni che generi, forniscono un feedback continuo per guidare ulteriori sforzi di pianificazione e forniscono una piattaforma per valutare i miglioramenti prioritari che col tempo portano piccole e grandi vincite.
Sai però qual è il problema? Molte aziende non dispongono di processi operativi in atto. Si affidano ai feedback di soddisfazione dei loro clienti o alle scadenze mancate, causate da colli di bottiglia nel flusso di lavoro. Man mano che l’attività cresce, creare processi diventa un’attività sempre meno prioritaria e sostituite dalla costante lotta al bilancio, fatta per far quadrare i conti e far arrivare sempre più clienti rognosi.
Allora cosa puoi fare per evitare tutto questo? Definire degli obiettivi di business con il sistema EOS – Entrepreneurial Operating System© per aiutarti a sviluppare obiettivi mensili e una metrica dei risultati chiave che sia chiaramente comunicata a tutti i livelli di business. Stabilire riunioni periodiche sull’efficienza dei sistemi con i membri del team per affrontare le sfide, standardizzare i processi e rivedere le prestazioni operative.
2.Revisione organizzativa
Ci vuole molto per gestire un’attività online o un’agenzia. Devi assicurarti che il tuo team sia coinvolto ed efficiente, che gli strumenti vengano sfruttati nel modo in cui sono destinati e che la comunicazione fluisca in modo coerente. Controllare lo stato in cui si trova la tua azienda è fondamentale in modo da poter ridurre al minimo le ridondanze e le inefficienze.
Il problema: man mano che un’agenzia cresce, i fondatori e i leader probabilmente sentono di aver bisogno di aggiungere altro al proprio team, ma non riconoscono che la struttura centrale deve cambiare. Anche se aggiungi un membro strategico alla tua squadra, se la matrice di comando non cambia, puoi creare colli di bottiglia e disordini non intenzionali.
La soluzione: imparare ad adattarsi e lasciarsi andare a volte è una sfida soprattutto per chi, come te, è abituato a indossare più cappelli e ruoli all’interno della sua stessa attività; ad esempio, finché sei solo, devi fare sia da CEO che da direttore marketing e vendite. Finché l’attività è piccola, questo è sostenibile per un periodo di tempo, ma man mano che cresci, una tabella di marcia organizzativa consolidata ti aiuterà a determinare quali specialisti assumere per primi per allinearsi con la visione e gli impegni che hai con i tuoi clienti.
3.Formalizzare i processi
Che si tratti di una documentazione scritta o un video, sarebbe meraviglioso per te e per chi lavora con te, avere a disposizione dei processi standard da seguire. Quando lavoravo in azienda, dicevamo spesso: “se non è documentato, non esiste”. Senza di essa, ti mancano una linea di base e una tabella di marcia per il miglioramento dei processi.
Il problema principale che non ti permette di scrivere i processi standard è il tempo, vero? Tra seguire i tuoi clienti e lavorare sulle procedure interne, la priorità ricade sempre sui clienti. Non si tratta solo di documentare il processo su come completare le attività, ma anche di delineare e definire chiaramente le proprie politiche. Come vuoi che il tuo team possa stare al passo con te se non sa quali processi sono attivi nella tua azienda?
Una soluzione potrebbe essere di organizzare riunioni mensili in cui un membro del team ti guiderà attraverso il processo che insieme avete impostato. La riunione potrebbe essere registrata e fornita da guida a tutti gli altri, inoltre sarebbe ottimo esercizio per valutare il processo impostato, se i passaggi sono chiari e facilmente comprensibili. Delega alla tua assistente virtuale l’attività di mettere per iscritto i processi elencati nel video e condividerli con altri membri del team, in modo che tutti sappiano dove trovarla.
4.Definire i ruoli e le responsabilità interne
Le aziende che lottano con i “cattivi clienti” spesso non riescono a definire le aspettative e a delineare un loro processo di comunicazione interna. Non c’è niente di peggio di un progetto con un cliente dove non sono definiti i ruoli e le responsabilità interne.
Il problema: un cliente confuso è un progetto confuso e inefficace. La mancanza di un responsabile del progetto è sintomo di un team inefficiente. Questo di solito è collegato al punto 2, di cui abbiamo parlato prima, quando non manca una comunicazione chiara e dei processi condivisi con il team.
La soluzione: imposta sempre una “persona di riferimento” con cui i tuoi clienti potranno interfacciarsi. All’inizio dell’onboarding di un nuovo cliente, è importante delineare le aspettative: cosa si aspetta da noi e come sarà la sua esperienza con la nostra agenzia. Un progetto dovrebbe sempre avere un leader/proprietario (di solito può essere un project manager o un account manager) e che può prendere decisioni entro definiti confini. Impostandolo questo chiaramente all’inizio, avrai un progetto ben gestito o un processo e un’esperienza di gestione dei clienti.
5.Limitare le riunioni e le video chiamate
Ci sforziamo sempre di comunicare bene con il nostro team e clienti, tuttavia, però evitiamo una comunicazione eccessiva e riunioni inefficaci. Ci è stato insegnato che le riunioni e le chiamate sono metodi di comunicazione efficaci e veloci, ma non è sempre così.
Simile al sovraccarico di e-mail, può esserci un sovraccarico di riunioni e video conferenze con pochi risultati e un team sfiduciato, annoiato. Sono spesso i mezzi meno produttivi e inefficaci se vuoi dare fiducia e responsabilità ai membri del tuo team. La maggior parte delle riunioni si svolge in modo inefficiente senza ordini del giorno e senza obiettivi. Invece, usa il tempo che avete per analizzare le priorità e agire.
Quando vengono convocate le riunioni, coinvolgi solo le persone che dovranno essere presenti e invia l’ordine del giorno. Assicurati sempre che qualcuno stia prendendo appunti e che siano assegnati ruoli e compiti. Anche per brevi riunioni del team, assicurati che inizino e terminino in tempo. Se una riunione viene costantemente riprogrammata, allora con ogni probabilità non è così importante e puoi farla finita.
Continua sempre a migliorare
Avere una cultura e un mindset impostati sull’efficienza operativa per il tuo business online è il cuore del successo. Quando investi il tuo tempo per impostarla, vedrai che ne trarrai vantaggio in tutte le aree della tua attività, stabilirai una leadership, un team che abbraccia i tuoi principi e la tua visione fondanti.
Qualcuno dei suggerimenti di cui sopra ti parla e ti fornisce strategie per migliorare l’efficienza operativa della tua azienda? Mi piacerebbe saperne di più sul tuo approccio e su come aiuterà la crescita della tua agenzia.
Sono Floriana e aiuto i piccoli business e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
