Come organizzare e gestire i progetti in un’agenzia di comunicazione

Organizzare e gestire i progetti in un’agenzia di comunicazione e marketing può sembrare un’impresa titanica, soprattutto se il titolare si sente sempre in bilico tra le richieste dei clienti, un team di collaboratori da gestire e una fatturazione che non sempre va come previsto.

E lasciatelo dire, ma senza processi scalabili in atto è veramente facile perdersi nel caos di una posta elettronica senza fine, scadenze mancate e pezzi di progetti per i quali è difficile trovare un inizio e una fine.

Quando lavoro per organizzare e gestire il lavoro di un’agenzia di comunicazione suddivido la messa a punto dei processi in tre aree principali:

• Comunicazione chiara tra i collaboratori interni, quelli esterni e i clienti;

• Tracciamento accurato di consegne, scadenze, progressi e risultati;

• Analisi regolare dei risultati per migliorare i processi, sviluppare i flussi di lavoro, risolvere i problemi e garantire che l’agenzia non vada in perdita.

Il problema è che molte agenzie non dispongono quasi mai di processi standard. Piuttosto, fanno affidamento sul livello di soddisfazione del cliente o sulle scadenze mancate causando colli di bottiglia nel flusso di lavoro. Man mano che l’agenzia cresce, le riunioni operative diventano meno prioritarie e vengono sostituite da una costante lotta contro il tempo.

Ma allora da dove parto se voglio organizzare e gestire i progetti di un’agenzia di comunicazione e marketing? Ci sono tre step fondamentali:

1. Creazione dei processi
2. Centralizzare la comunicazione in un solo posto
3. Automatizzare

Partiamo dalla prima fase.

Creazione dei processi

Un’agenzia di comunicazione e marketing senza processi, è un’agenzia che non durerà, perchè senza delle basi solide, senza le fondamenta, non potrà mai crescere.

Che si tratti di una documentazione scritta o dei video, la creazione dei processi dovrebbe essere la base della tua agenzia se vuole crescere. Senza i processi, ti mancano una linea di base e una tabella di marcia per il miglioramento.

Lo so che è necessario tempo e in effetti, sono poche le agenzie che mi hanno contattato e mi hanno mostrato un portfolio di processi e procedure già redatte, del resto tra lavorare per i tuoi clienti e creare delle procedure interne, la priorità ricade sempre sui clienti. Infatti non si tratta solo di documentare il processo su come completare le attività, ma anche di delineare e definire chiaramente le politiche interne e esterne all’agenzia.

Ecco cosa succede se non costruisci i processi aziendali:

• Ottieni risultati incoerenti perchè viaggi senza una meta. Non avere un processo renderà molto più difficile ottenere dei risultati coerenti e un fornire lavoro di qualità.
• Alto tasso di abbandono del cliente. Risultati incoerenti porteranno inevitabilmente a un’ insoddisfazione del cliente e a un tasso di abbandono più elevato per la tua agenzia.
• Meno vendite. Senza processi e senza procedure ti sarà difficile delegare attività ad altri, perchè tutto sarà centralizzato nelle mani del titolare, che spesso è colui che va dai clienti per chiudere la vendita. Se devi fare tutto tu e sei limitato nella ricerca e chiusura dei progetti, le entrate saranno sempre inferiori, e quindi sarai costretto sempre più ad abbassare i prezzi.
• Meno collaborazioni. Cercare di far salire a bordo nuovi collaboratori senza un processo di onboarding può diventare così stressante da portarti a preferire di non farlo, perchè ci sono troppe cose da spiegare e c’è troppo lavoro.
• Sorprese, ostacoli o ritardi imprevisti. Tutte queste cose possono far ritardare la consegna del lavoro (e il pagamento del saldo da parte del cliente), con modifiche dell’ultimo minuto e un esaurimento da parte tua e dei membri del team, per non parlare di un sacco di potenziali clienti persi.

Da dove partire per creare i processi interni?

Parti dall’organizzare riunioni settimanali o mensili in cui un membro del team illustrerà un processo per un’attività che conosce bene e di cui si sente responsabile. Questo è il momento perfetto per registrare la riunione tramite Zoom e redigere, in un secondo momento, la relativa procedura standard (S.O.P.).

Tutti i processi dovranno essere documentati dai responsabili e archiviati in un unico posto, come potrebbe essere ClickUp, che ha anche una vista Mindmap, molto pratica per creare un processo o un flusso di lavoro.

Dopo aver annotato un processo, vedrai rapidamente se e dove si creano i colli di bottiglia, come puoi lavorarci, quali risorse o modelli devono essere implementati per aiutare il tuo team a essere più efficace ed efficiente.
Lento va bene, l’importante è che questo lavoro sia costante e non lasciato come l’ultima attività da fare. In questo senso può aiutare farlo diventare un appuntamento fisso tra te e il tuo team.

Parti dall’area del tuo business che fa più male ovvero dove sai ci sono più problemi operativi e gestionali. Prova la tecnica del batching, bloccando degli slot di ore per lavorare su questo aspetto del tuo business senza distrazioni e mantenendo il focus su quello che stai facendo.

Semplificare la comunicazione durante la gestione di un progetto

Inutile dirti che per gestire i progetti della tua agenzia, hai bisogno di uno strumento che ti aiuti a centralizzare tutto il lavoro in un unico posto, come potrebbe essere un Project Management Tool come ClickUp. All’interno di questo tool inizi ad assegnare tutti i compiti ai vari collaboratori, così saranno già felici di vedere come saranno organizzati i loro compiti e tu andrai avanti con i tuoi.

Ma non finisce qui, perché si, all’inizio potrebbe andare così, poi però torni dalla tua meritata pausa caffè con una casella di posta piena di domande.

Il copywriter sta cercando un brief per il cliente in modo che possa iniziare.

Il web designer sta cercando gli appunti che hai preso durante la call con il cliente la scorsa settimana.

Ding! Viene visualizzato un altro messaggio per informarti che il tuo cliente sta richiedendo un rapporto sullo stato dei lavori.

Ricordi vagamente che qualcuno ha iniziato a farlo la scorsa settimana, ma dove l’ha messo? Quale app hai usato per prendere appunti durante quella riunione con il cliente e dove l’hai salvati? Il brief del cliente è stato salvato nella nella sua cartella abituale o è sul desktop di qualcuno?

Quando istruzioni, file, feedback e risorse si perdono in un groviglio di e-mail, ecco che arriva il caos. Il tuo team non si sente seguito, è frustrato perchè trascorre metà del tempo alla ricerca di file o di chiarezza.

Per non parlare del fatto che tutto questo significa più lavoro per te, che hai anche la responsabilità di gestire i cliente!

Ecco perchè è importare gestire tutto in un unico posto. Utilizzare uno strumento che centralizza sia la gestione progetti che la comunicazione con il team e le email potrebbe essere la soluzione. Ancora una volta, capirai l’importanza di avere messo a punto dei processi, che avranno portato a delle procedure condivise con il team che saprà sempre cosa deve fare e se non lo ricorda, va a dare una sbirciata alla procedura S.O,P. che si riferisce a quell’attività.

Puoi archiviare tutte le comunicazioni tra membri del team e clienti in un unico posto e avere un registro di tutte le S.O.P. all’interno della sezione Docs di ClickUp. In questo modo tutti i membri del team saranno responsabili per la loro parte e, con diversi livelli di accesso disponibili, con ClickUp potrai condividere con il cliente lo stato del progetto con un semplice click.

Tra un’attività e l’altra potrai inserire delle dipendenze o comunicare che un’attività è attualmente bloccata a causa della lentezza di qualcuno o perchè il cliente non fornisce alcuni materiali (tipico!).

Crea le giuste automazioni per mantenere l’efficienza operativa dell’agenzia

Ogni giorno un imprenditore sa che è arrivato il momento di fare i conti con attività ripetitive che, a prima vista, potrebbero non sembrare dispendiose in termini di tempo, ma invece lo sono, semplicemente perchè al loro posto potrebbe dedicarsi ad altro. Ad esempio, non è necessario aggiungere a manina nuovi eventi su Google Calendar o nuove Call con potenziali clienti, ma neanche costruire lo schema con le fasi dei progetti da zero, specie se sono sempre uguali.

Per diventare un supereroe della gestione dei progetti della tua agenzia di comunicazione, devi eliminare i tuoi acerrimi nemici: lavoro manuale e duplicazione. È facile lasciarsi trasportare e perdere di vista ciò che potrebbe essere fatto in modo più efficiente quando sei bloccato tra mille cose.

Il lavoro manuale e duplicare le cose toglie tempo alla tua giornata e ha effetti deleteri a lungo termine.

Un altro modo per velocizzare la creazione di un nuovo progetto è quello di utilizzare dei modelli prestabiliti e creati su misura per il lavoro da svolgere e fare in modo che si generino automaticamente allo scattare di determinate condizioni da te stabilite.

Cosa potresti automatizzare?

Attività che svolgi ogni giorno, come ad esempio, l’intera configurazione di un progetto per ciascun cliente, i report o le fatture dei client.i Dovresti crearli manualmente ogni volta che ne hai bisogno? Assolutamente no!

Anche la comunicazione interna con il tuo team, con il cliente o l’invio dei reminder può essere automatizzata. Inoltre costruendo e utilizzando dei modelli, puoi assicurarti che i tuoi progetti, i processi e l’esperienza del cliente rimangano sempre costanti, riducendo la possibilità di errori. Alcuni ottimi modelli e template per le agenzie con cui iniziare sono l’onboarding del cliente, il piano di marketing e i modelli OKR.

Su ClickUp puoi impostare automazioni interne per assegnare un’attività in automatico quando passa da una fase del progetto a quella successiva. Puoi collegarlo a Zapier e integrare il Project Management Tool ad altre app esterne, come un CRM, quali Hubspot o Dubsado. Non c’è limite all’immaginazione, devi solo capire cosa ti sere veramente e restare sul semplice. Si perchè le automazioni, lo dico sempre, vanno comunque gestite e aggiornate!

Miglioramento continuo

Cosa fai quando scrivi un post sul blog o organizzi un webinar e ti rendi conto che il processo che avevi già creato potrebbe essere migliorato?

Dovresti prendere nota per dopo o correggere immediatamente il processo?

Non esiste una “risposta giusta o sbagliata”, l’importante è farlo, anche se ti consiglio di non procrastinare molto, onde evitare di dimenticare quel pezzo mancante. Tuttavia, è fondamentale che tutto il tuo team condivida la stessa mentalità, responsabilità e il dovere di essere parte di un miglioramento continuo.

Gli strumenti che utilizziamo e l’efficacia delle odierne tattiche di marketing cambieranno con la stessa frequenza degli algoritmi dei motori di ricerca. Quindi il modo per scalare la tua agenzia è cercare costantemente modi per migliorare e sfruttare i cambiamenti.

Determina quale metodo di miglioramento funziona meglio per il tuo team e assicurati che sia un’azione condivisibile da tutti i membri del team e che tutti siano ritenuti responsabili di tale standard.

Suggerimento: effettua controlli giornalieri, settimanali, mensili e trimestrali per mantenere alto il senso di responsabilità di tutti.