Oggi approfondiamo un argomento che riguarda gli aspetti pratici dell’esecuzione di un’operazione senza interruzioni: la creazione di una libreria di procedure operative standard (SOP). Ora, prima di sbadigliare e fare clic, leggi questo articolo.
Le SOP sono come le ricette segrete della tua attività: assicurano che ogni progetto sia delizioso come il precedente, facendo sì che i clienti tornino per averne di più.
Il cosa e il perché delle SOP
Una raccolta di SOP non è solo un insieme di documenti, ma contiene tutto il know-how della tua azienda. È dove ogni processo, dal primo onboarding del cliente fino al suo ultimo saluto, è presentato in modo cristallino. Consideralo come un manuale che garantisce che il tuo team possa eseguire le attività con precisione, coerenza ed efficienza, anche quando non sei presente per supervisionare.
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I passagi per creare la tua Libreria SOP
Quindi la prima cosa da fare è identificare i processi chiave, ovvero le attività e i processi ripetitivi nella tua agenzia. In genere chiedo proprio di partire dall’onboarding di nuovi clienti, poi passare ai protocolli di gestione dei progetti, alle linee guida di progettazione e persino alla richiesta di testimonianze da parte dei clienti. Ricorda, se è un processo che fa andare avanti la tua attività, merita una SOP!
Il secondo step riguarda la scelta degli strumenti per creare le SOP.
Seleziona una piattaforma o uno strumento per la tua libreria SOP, io ad esempio integro ClickUp con Scribe, ma va benissimo anche Google Drive o un software più sofisticato come Trainual, la chiave è l’accessibilità e la facilità d’uso. Assicurati che sia qualcosa che il tuo team possa facilmente gestire anche da remoto.
Ora iniziamo a creare! Una SOP efficace è chiara, concisa e facile da seguire. Utilizza un linguaggio semplice, istruzioni dettagliate e immagini ove necessario. Immagina di spiegare il processo a qualcuno completamente nuovo nel campo. Suggerisco sempre che il “Detentore della conoscenza” crei una registrazione dello schermo mentre svolge l’attività. Quindi, chiedi a un altro membro del team di scrivere il processo in base alla registrazione dello schermo, poi rivedi il processo scritto e approvalo prima che venga aggiunto alla libreria SOP!
Un altro passaggio importante è coinvolgere il tuo team nella creazione di queste SOP. Dopotutto, sono loro in prima linea e potrebbero avere preziose intuizioni o suggerimenti che potrebbero avvantaggiare tutti.
Revisione e aggiornamento periodico delle SOP
Una SOP non va scritto e poi dimenticata. Pianifica revisioni periodiche per assicurarti che siano aggiornate con le pratiche e le tecnologie più recenti nel tuo settore. Ciò mantiene la tua libreria SOP viva e vegeta, proprio come la tua attività.
Avere una libreria SOP è fantastico, ma è efficace solo se i tuoi collaboratori sanno come usarla. Investi tempo nella formazione, mostrando loro come accedere e utilizzare queste risorse. Infine, tieni d’occhio come vengono implementate queste SOP e dove possono essere apportati miglioramenti. Incoraggia il tuo team a darti dei suggerimenti: questo può essere un modo eccellente per identificare lacune o aree di miglioramento.
Costruire una libreria SOP potrebbe sembrare scoraggiante all’inizio, ma è un investimento nell’efficienza e nella scalabilità della tua agenzia. È l’eroe non celebrato dietro ogni progetto di successo, che garantisce che il tuo genio creativo sia supportato da una solida struttura operativa. Quindi rimboccati le maniche, coinvolgi il tuo team e iniziate a costruire la vostra libreria SOP. È il tuo primo passo verso un’attività più organizzata, efficiente e senza stress.
Inizate a crescere, un SOP alla volta!
Sono Floriana e aiuto le aziende a organizzare i flussi di lavoro, gestire i Team partendo dai loro processi interni per migliorare la loro produttività.
Sono Floriana Romano e dal 2017 affianco PMI, agenzie e imprenditori nella riorganizzazione di flussi di lavoro, processi e ruoli.
Il mio lavoro è aiutarti a strutturare la tua attività dall’interno, partendo da ciò che già fai, per renderla più sostenibile, scalabile e serena da gestire.
Negli anni ho costruito un metodo che unisce organizzazione, strumenti digitali e visione strategica: così puoi smettere di rincorrere tutto e tornare a occuparti di ciò che conta davvero.
Il tuo business può funzionare meglio.
Con le persone giuste, un sistema adatto e una guida al tuo fianco, puoi prendere il controllo del tuo tempo e del futuro della tua attività.
