Alcuni accorgimenti per migliorare la produttività lavorativa

Per migliorare la tua produttività lavorativa è importante che impari a gestire il tempo a tua disposizione, dando la giusta priorità alle varie attività.

Nel corso della giornata ci sono tante attività che è necessario svolgere nelle otto o più ore lavorative. Per migliorare la tua produttività puoi iniziare ad adottare dei piccoli accorgimenti.

La prima cosa che mi viene in mente è eliminare le distrazioni che possono esserci nel tuo ufficio o nel tuo spazio di lavoro.

Possono essere aspetti di piccola entità, come rispondere alle chiamate telefoniche, alle email e alle domande dei colleghi oppure pensare troppo ai compiti da svolgere.

In altri casi invece sono di maggiore entità, come rumori esterni oppure non avere apparecchiature funzionanti che non fanno altro che aumentare il tuo nervosismo. Ad esempio, ti è mai capitato di avere un documento importante da stampare e proprio in quel momento la stampante decide che è il momento buono per non funzionare? A me sempre!! Mammamia che nervoso!

La minore produttività può essere causata anche dal doversi spostare da un luogo all’altro dell’azienda per compiere determinate azioni oppure dover passare da una riunione all’altra. Durante la mia attività lavorativa mi capitava proprio di assistere a riunioni interminabili. Sai che dopo la riunione non riuscivo nemmeno a ricordare cosa era stato deciso o quali erano stati gli argomenti?

Il primo passo per migliorare la tua produttività è identificare queste distrazioni e cercare di attenuarle.

Un trucchetto che viene spesso consigliato è quello di prendere nota di quanto tempo si impiega a completare le singole attività quotidiane. Questo è un passo fondamentale per sfruttare al massimo il tempo che si ha a disposizione. Prova a creare un registro giornaliero utilizzando strumenti online come, ad esempio, i fogli di lavoro, oppure le note, in cui descrivi tutto ciò che fai e quanto tempo impieghi per portare a termine determinati compiti. Questo piccolo esercizio può aiutarti ad avere un’idea precisa di come gestisci il tuo tempo.

La mia memoria non è più come una volta (benedetta età che avanza!), per cui ho iniziato ad utilizzare strumenti online per segnarmi le attività da svolgere e scrivere un activity plan giornaliero. Esistono vari strumenti di produttività online come Asana, Basecamp e Trello che consentono di creare elenchi digitali dei compiti da svolgere, gestire le attività e programmare la giornata.

Alcuni permettono addirittura di delegare alcune attività ad altri componenti del tuo team oppure di ricevere promemoria quando si avvicina la scadenza di un’attività. Molti di questi strumenti sono gratuiti e alcuni prevedono versioni gratuite per team più piccoli.

Essere realistici

Il consiglio migliore che posso darti, ed è quello che ho sempre dato a me stessa, è che va bene avere tante attività da fare, ma sii realistico. Voglio dire, pensare di poter fare tutto insieme in un solo giorno è da pazzi. Provare a fare troppe cose può comportare un calo della produttività, oltre che farti sentire stressato e giù di morale.

Quindi, va bene creare un elenco di attività prioritarie, ma non dimenticare di spuntare le varie voci man mano che le porti a termine. Questo ti farà sentire subito meglio e in grado di controllare il tuo lavoro.

Ecco cinque importanti suggerimenti per aumentare la produttività:

-Evita le riunioni non necessarie o in cui non è richiesta la tua presenza.

-Se sei tu a pianificare la riunione, definisci aspettative chiare, fornisci in anticipo tutti i materiali di riferimento e inizia e termina in orario.

–Crea ogni giorno elenchi di attività, usando magari tool online come Trello o Asana. Abituati a creare un elenco ordinato per priorità di tutte le cose che devi portare a termine quotidianamente.

–Dedica 5-10 minuti a te stesso. Svagarti un po’ ogni tanto non ti manderà in rovina, anzi ti permetterà di essere più concentrato!!

– Elimina le distrazioni inutili o i rumori.

– Anche dormire è molto importante per poter affrontare con lucidità la giornata lavorativa e non essere nervosi.

– Definire le priorità del carico di lavoro. Come? Inizia elencando ciò che devi fare e organizza i tuoi compiti secondo una scala di importanza: dalla più urgente e importante a quella meno urgente e che puoi completare in un secondo momento, ad esempio organizzare una chiamata di follow-up con un potenziale fornitore dopo qualche settimana.

Inizia a delegare

Ti renderai presto conto che le attività urgenti, ma non importanti possono essere delegate a qualcun altro, ad esempio la pianificazione del calendario editoriale sui tuoi canali social.

Una volta ordinato il carico di lavoro in base alle priorità, potrai anche renderti conto che non puoi fare tutto da solo, ma che devi farti dare una mano. Sarà arrivato il momento di imparare a delegare un po’ di attività secondarie o che non richiedono necessariamente la tua presenza, magari ad un assistente virtuale.

E’ fondamentale assegnare la giusta priorità alle cose. Solo così potrai concentrarti sulla tua attività e avere successo. Il tuo tempo è prezioso e va speso bene!

Questi sono piccoli spunti per migliorare la tua produttività lavorativa. Tu quali preferisci? Ne usi degli altri? Fammi sapere quali sono i tuoi trucchi per essere più produttivo.