Coaching, formazione e consulenza a persone e organizzazioni
Cristina
Con la sua attività di Life Coach, volta verso l’empowerment femminile, Cristina sa molto bene quanto sia importante raggiungere il successo senza perdere il proprio equilibrio. Quando siamo entrate in contatto, era alla ricerca di un assistente virtuale, che la aiutasse a liberare un po’ del suo tempo, da incombenze e da attività sempre uguali.
Cristina aveva già un metodo di ricerca, sapeva molto bene quello che voleva e cosa faceva al caso suo. Per la ricerca dell’AV aveva infatti predisposto un form, molto simile a quello che utilizzava per le candidature al suo percorso 3MesiXSvoltare.
Quando l’ho letto e compilato ho capito, che se avessimo lavorato insieme, avremmo potuto fare grandi cose.
Quando inizia una collaborazione con un nuovo cliente, è molto importante spiegare come funzionerà la delega, come utilizzeremo il project management tool e gli altri strumenti, ma è anche difficile instaurare subito una perfetta sincronia, tra le informazioni che si danno e i risultati che si vogliono raggiungere.
E’ questa la sfida maggiore!
Cristina seguiva il mio profilo Instagram, dove devo ammettere, mi aveva sentito parlare con una certa insistenza di procedure, S.O.P. Non poteva non chiedermi “hey, ma di cosa si tratta?”. Infatti il primo passo della delega è stato proprio scrivere le nostre amate procedure standard: una luce che ti guida nel caos del tuo lavoro, diviso tra ciò che vorresti e ciò che puoi fare.
Cristina ha, allora, creato le procedure SOP con il mio template e le ha utilizzate anche come sistema per delegare ad altri collaboratori.
L’ho accompagnata alla scoperta di Asana, il Project Management Tool che alterno a ClickUp. Abbiamo creato su Asana il calendario editoriale per la pubblicazione sui social media, per lanciare la promo del suo percorso 3Mesi x Svoltare, per gestire gli obiettivi lavorativi a breve e lungo termine.
Su Asana gestiamo anche la comunicazione tra di noi, perciò niente Zoom Call infinite, niente Whatsapp, niente email su email. Tutto è gestito in un unico sistema!
Devo ammettere che con Cristina, impostare le basi per organizzare il suo Business, è stato facile. Davanti a me ho sempre avuto una professionista che sa cosa vuole, come lo vuole e che si è fidata totalmente ai miei metodi e ai sistemi che ho impostato per lei.
E ora il suo Business cresce a dismisura, perché ha tempo per dedicarsi alla formazione, alle sue clienti, alle interviste e a portare le donne verso successi pur restando in equilibrio…proprio come lei!
Ecco cosa ha scritto Cristina sul nostro lavoro insieme:
“Quando a dicembre 2021 ho cominciato a focalizzare la mia attenzione sulla ricerca di un’AV, il profilo di Floriana mi ha decisamente colpita: il suo modo di comunicare se stessa ed il proprio lavoro le permette di valorizzare le sue competenze specifiche (legate alla definizione di Procedure standardizzate, all’automazione dei flussi di lavoro e comunicazione e alla conoscenza di tool e tecnologie facilitanti) e di differenziarsi da altre professioniste più trasversali.
Come lei stessa racconta, sono solita chiarirmi bene le idee prima di mettermi alla ricerca di qualcosa o qualcuno, pertanto, dato che la mia necessità principale per il 2022 sarebbe stata quella di sistematizzare il mio business e di impostare i processi di delega, mi è subito parso evidente che lei avrebbe potuto davvero fare al caso mio.
Ora abbiamo appena festeggiato i primi 6 mesi di collaborazione, rinnovandola per i 6 successivi, non senza aver fatto il punto di che cosa ha funzionato alla grande e di cosa potremo ulteriormente ottimizzare o migliorare nel nostro flusso di lavoro e nella mia attività.
Floriana è disponibile ed organizzata, ben disposta a condividere il proprio parere o contributo, sempre discreta nelle sue modalità di interazione. Sposa i valori del mio progetto e della mia filosofia e per questo siamo molto sintonizzate.
Quando percepisce che mi trovo in periodi in cui il ritmo di lavoro è particolarmente intenso non manca mai di rassicurarmi: “Per te ci sono, non ti affannare a preparami il nuovo lavoro se hai l’agenda piena questa settimana, mi porto avanti con le altre attività”.
Averla al mio fianco è un vero regalo e con queste premesse immagino che la nostra collaborazione potrà ulteriormente consolidarsi e proseguire anche in futuro aiutando entrambe a raggiungere i propri successi, in equilibrio!”
Agenzia di Marketing e Comunicazione
We Are Factory
We Are Factory non è solo un’agenzia di marketing e comunicazione, ma una fabbrica di idee. Con tre sedi sparse per il mondo (tra Spagna, USA e Italia) è specializzata nella promozione online di aziende di alto livello che lavorano nel food.
WAF è avanti, talmente tanto da avere uno staff interno di alto livello, a cominciare dal Project Manager, Emanuele Repola, con il quale ho lavorato fianco a fianco per la riorganizzazione dell’agenzia su ClickUp.
Di cosa aveva bisogno WAF? Di centralizzare tutto il lavoro e tutte le informazioni in un unico posto e per questo ClickUp è lo strumento migliore, perchè è un Project Management Tool unito ad una sezione documentale, che può contenere tutti i file che un’agenzia produce per se stessa e verso i propri clienti.
I clienti e i progetti da gestire sono veramente tanti, più di trenta, e avere tutto sotto mano è quasi impossibile. Per questo motivo, come prima cosa, abbiamo dato una struttura a ClickUp per aiutare l’agenzia a gestire un’organizzazione interna più semplice e fruibile, la comunicazione interna con il team ed esterna con i clienti.
Abbiamo quindi organizzato gli Spazi: uno di gestione interna, appunto; uno per la gestione dei clienti e dei progetti; uno spazio per organizzare il calendario editoriale e il calendario shooting; infine, uno spazio di gestione procedure e una knowledge base dell’agenzia.
Da qui abbiamo strutturato il flusso di lavoro su misura di WAF, la condivisione dei progetti con tutto il team, sia interno che esterno.
In pochi mesi, ClickUp è diventato il centro catalizzatore di tutte le attività di We Are Factory. Abbiamo finalmente messo a punto un processo di onboarding di nuovi clienti e collaboratori, tutte le informazioni di gestione dell’agenzia sono in una Knowledge Base condivisa con tutto il team.
Tutti i clienti sono su ClickUp e i progetti assegnati ai responsabili e ai collaboratori. Il responsabile di progetto e l’amministrazione hanno la possibilità di monitorare il lavoro tramite report creati nelle Dashboard che si aggiornano in automatico.
Tutti sono al corrente di cosa fare e qual è il tempo stabilito.
Tanti fogli excel, tanti flussi non tracciati e metriche mai misurate sono finalmente state soppiantate ognuna da una sezione del workspace di ClickUp.
Ecco cosa ha detto Emanuele Repola in merito al nostro lavoro insieme:
“Hai reso tutto il processo super efficace, e i colleghi qui in azienda sono davvero contenti dei risultati. In azienda abbiamo apprezzato inoltre la tua approfondita conoscenza di ClickUp e la tua abilità nel guidarci attraverso le complesse funzionalità del software adattando i contenuti del corso alle specifiche esigenze della nostra azienda.
Mi è piaciuto particolarmente come hai adattato il corso alle nostre esigenze specifiche. Grazie a te, ora abbiamo una knowledge base interna più solida, più robusta e accessibile per tutti i dipendenti, un CRM interno che funziona alla grande che ha migliorato l’intera sfera delle relazioni con i clienti, e un database progetti che semplifica la nostra vita di tutti i giorni.
Le automazioni interne che hai insegnato, specialmente con strumenti esterni come Zapier e Google, sono state davvero un game-changer per noi, e i template che hai suggerito per i documenti interni e i clienti sono già diventati uno standard qui in ufficio.
Inoltre, voglio sottolineare il valore degli insegnamenti che ci hai fornito e il supporto tecnico, progettuale e logistico che hai offerto. Grazie a te, siamo riusciti a definire un archivio completo di SOP (Procedure Operative Standard) che ha davvero migliorato la nostra vita in azienda. Queste SOP non solo hanno reso i processi più efficienti, ma hanno anche contribuito alla crescita professionale di ciascun membro del team.
Grazie ancora per il tuo impegno e la tua pazienza nel rispondere a tutte le nostre domande. Proprio la tua disponibilità nel rispondere ai quesiti interni e nel fornire chiarimenti ai tanti dubbi ha contribuito a creare un ambiente di apprendimento positivo.
Sei stata davvero fondamentale per migliorare le nostre competenze in ClickUp e oltre.”
Da circa 20 anni SabianLab, al comando di Cristiano, collabora con aziende, start up e professionisti di diversi settori, a cui offre un supporto costante nella realizzazione di piani di marketing, progetti di comunicazione e strategie per l’acquisizione di nuovi clienti.
L’attenzione che ha Cristiano per ogni dettaglio dei progetti e per la soddisfazione del cliente sono veramente uniche. “Siamo giovani, ma non troppo!”, scrive sul suo sito, per sottolineare un bagaglio di diversi anni di attività nel settore, una conoscenza specifica degli strumenti che utilizzano e la consapevolezza di sapere come utilizzarli per ottenere risultati concreti.
Quando abbiamo iniziato il nostro progetto, Cristiano, da buon esperto Tech, utilizzava già alcuni tool per non perdersi nulla dei progetti che doveva gestire.
Aveva già tutto ben organizzato su Todoist, sincronizzato con Craft, quest’ultimo per la gestione della parte documentale (preventivi, contratti, report).
Voleva però fare di più. Aveva intuito che esistono tool più potenti, conosceva ClickUp e voleva capire come migrare tutto su questo strumento per fare un passo in avanti, sia per sè stesso, per soddisfare meglio le richieste dei suoi clienti, apparendo più professionale, ma anche per gestire meglio il suo team di collaboratori.
Il primo passo è stato organizzare la gestione delle richieste in arrivo, quindi abbiamo mappato il viaggio del suo potenziale cliente, dalla prima richiesta, e poi l’onboarding all’interno di un CRM dove Cristiano poteva trovare tutte le informazioni necessarie per gestire il primo meeting con il cliente e formulare una proposta personalizzata.
Il secondo step è stato organizzare la gestione dei progetti, automatizzando alcuni passaggi per lui fondamentali, come inviare dei reminder ai collaboratori che bloccano il flusso di lavoro, oppure aggiornare i clienti sullo status del progetto.
Abbiamo creato dei Template per aiutare Cristiano a gestire meglio i diversi progetti per i clienti: dalla creazione del sito web, alla grafica, fino alla gestione dei social media e della strategia di marketing.
Cristiano si è innamorato dell’utilizzo dei Docs su ClickUp. Quando li ha visti gli si sono illuminati gli occhi. Tutti i documenti creati per i clienti sono stati incorporati in un’area riservata per loro, così che possano trovare ciò di cui hanno bisogno sempre e monitorare l’andamento del progetto.
Cristiano si è innamorato di ClickUp, tanto che è passato subito al piano Business. In questo modo nel suo processo di onboarding abbiamo inserito anche un Form per raccogliere le richieste e trovarle già tutte catalogate nel CRM.
Oggi Cristiano ha un vero e proprio CRM e uno strumento per gestire i progetti, delegando anche ai membri del suo team. Nessun informazione finisce più nel dimenticatoio e tutti sanno cosa fare, entro quale scadenza, quali progetti sono in arrivo.
Ma soprattutto è tutto organizzato, pianificato e gestito in un solo posto!
Ecco cosa ha detto Cristiano della nostra esperienza insieme:
“Grande professionista, disponibile, precisa e affidabile. Mi sono rivolto a lei per guidarmi nel setup di Clickup e nella rivisitazione del mio flusso di lavoro che ha contribuito a migliorare notevolmente.
È una esperta nell’utilizzo di strumenti come Clickup, una piattaforma di gestione di progetti cloud-based, che semplifica la pianificazione, la collaborazione e l’ eseguibilità di tutti i progetti.
Mi ha fornito supporto prezioso. La consiglio assolutamente a chiunque stia cercando un professionista qualificato per aiutarlo nella pianificazione, nella gestione e nella rivisitazione dei propri progetti”.
Creative Director di SabianLab – Agenzia di Marketing & Comunicazione
Cristiano
Con ben oltre 16 anni di attività, Davide gestisce uno studio di branding, copywriting e web design che racconta le storie di artisti raffinati.
La sua missione è mostrare agli artisti come ottenere di più, mostrando ciò che sanno fare meglio.
Il suo modo di lavorare e come si approccia ai suoi clienti, mi hanno convinto subito: Davide meritava di raggiungere un’efficienza nel suo lavoro che eguagliasse il suo bellissimo spirito.
Quando abbiamo iniziato il nostro progetto, Davide aveva bisogno di scrollarsi un po’ delle incombenze quotidiane che lo tenevano legato alle attività presenti.
Non riusciva a focalizzarsi sul futuro. Da troppo tempo stava procrastinando la creazione di un corso online perché semplicemente non ce la faceva a fare tutto: seguire i clienti, realizzare la progettazione grafica, seguire il team di sviluppo.
Sapeva però che esistevano tool e strumento che avrebbero potuto aiutarlo, solo che non aveva la lucidità mentale per applicarli al lavoro.
Infatti aveva acquistato Dubsado e l’aveva parcheggiato in fondo alla todo list.
Quando ho visto che Davide aveva comprato il piano di Dubsado, non potevo crederci: finalmente qualcuno in Italia che ne conosceva l’esistenza!
All’interno di Dubsado ho impostato flussi di lavoro con e-mail predefinite, moduli di acquisizione lead e automazioni già pronte, che ho poi adattato alle sue esigenze, per fare in modo che i clienti non sentissero che dall’altro lato ci fosse “una macchina”. Per questo ho anche personalizzato le email.
Abbiamo anche creato un modulo per il primo contatto, con tutte le domande che prima Davide scriveva per email una ad una, andando a ripescare da email vecchie. Abbiamo automatizzato l’appuntamento della call conoscitiva e l’invio del contratto.
Il suo processo di onboarding è fluido grazie a un’automazione in 14 passaggi creato su Zapier che crea cartelle, documenti e moduli dei suoi clienti in un’unica cartella Google. Sono ore risparmiate ogni mese!
Già che c’eravamo, abbiamo migliorato la proposta commerciale, che solitamente Davide inviava ai clienti dopo la call conoscitiva. Abbiamo inserito:
1) Un’immagine di intestazione accattivante e un messaggio di benvenuto per iniziare a dare un’assaggio dell’esperienza che si vive lavorando con Davide.
2) Una sezione su come funziona lavorare con lui, così che potesse in qualche modo educare il cliente al suo metodo.
3) La divisione dei pacchetti proposti da Davide, in base al livello di costo, e le immancabili testimonianze.
4) Una sezione FAQ per superare le obiezioni dei clienti in modo da evitare le mail con le domande da parte dei quasi clienti.
Beh, puoi immaginare quanto lavoro ci sia stato dietro e quanto Davide si sia sentito sollevato quando ha visto che alcune cose che prima faceva a manina, ora funzionano da sole.
Davide sta finalmente creando il suo corso online e sono così felice di accompagnarlo in quest’altra avventura!
Ecco cosa ha detto Davide dopo la sua esperienza:
“Dopo un periodo di crescita della mia attività, sapevo che era arrivato il momento di ottimizzare i processi, ma non sapevo da dove partire. Passavo così tanto tempo a svolgere quelle attività ogni volta che entravo in contatto con un lead. Volevo automatizzare, ma non perdere il contatto con le persone, con gli esseri umani.
Quando ci siamo incontrati, Floriana era così contenta che io avessi Dubsado a disposizione, una cosa che per me era un peso per lei era un parco divertimenti. Così ho deciso di lavorare con lei, mi sono fidato di lei e ora sono contento di averle affidato quella parte delicata del mio business nelle sue mani.
Floriana ha fatto più di quanto immaginassi. Mi ha insegnato a usare ClickUp che oggi utilizzo con tutto il mio team e abbiamo veramente automatizzato tante cose, con Zapier, collegato anche a ClickUp, tanto che mi sembra di avere un dipendente automatico che lavora sempre per me”.
Brand & Web Designer
Davide
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TRASFORMA IL TUO METODO DI LAVORO
Quando imposteremo i tuoi sistemi insieme, vedrai più chiaramente davanti ai tuoi occhi le tue potenzialità e come potresti crescere, risparmiando tempo, e seguendo meglio i tuoi clienti.
Prima di prenotare la tua prima sessione, ti consiglio di fare chiarezza sui tuoi bisogni e obiettivi. Mi piace dare ai miei clienti esattamente ciò di cui hanno bisogno, quindi prepara un elenco di 1-2 sulle quali vorresti concentrarti.