Premessa
StudioModa è un’agenzia creativa multi-disciplinare specializzata in branding, graphic e exhibition design, con un forte orientamento verso progetti complessi e attività di coordinamento in ambito eventi internazionali.
L’esigenza principale era strutturare un sistema di gestione progetti, operation e controllo marginalità in linea con la crescita del team e l’aumento dei progetti in pipeline.
Il mio intervento si è concentrato su:
- Preparazione del framework operativo per analisi costi/ricavi e centri di costo
- Strutturazione del workspace ClickUp
- Migrazione e normalizzazione dei progetti esistenti
- Definizione di un sistema CRM per la gestione new business
- Set-up della misurazione tempi, budget e redditività tramite Harvest
- Connessione ClickUp ↔ Harvest
Obiettivi e sfide
Prima del progetto, l’agenzia gestiva attività e progetti su strumenti separati (incluso Trello), con difficoltà nel:
- Monitorare avanzamento lavori in modo centralizzato
- Standardizzare le fasi di progetto e le responsabilità interne
- Tracciare i tempi reali per attività e cliente
- Collegare costi, ore e margini per singolo progetto
- Avere reporting affidabile per decisioni strategiche
L’agenzia stava inoltre introducendo nuovi servizi e ampliando il team: era necessario un sistema scalabile e data-driven.
Obiettivi del progetto
| Obiettivo | Risultato |
|---|---|
| Strutturare un workspace ClickUp scalabile | ✅ Creazione Spazi → CRM, Clienti attivi, Operations |
| Integrare Harvest per time & cost tracking | ✅ Setup integrazione ClickUp ↔ Harvest |
| Standardizzare processi per cliente | ✅ Template progetto cliente attivo, states e checklist |
| Tracciare marginalità e costi orari | ✅ Configurazione cost rate + metodo allocazione costi struttura |
| Gestire ripartenza contabile da metà anno | ✅ Definizione metodo CSV + import batch 1 |
Piano d’azione implementato
Strutturazione ClickUp
Organizzazione del workspace:
- New Business / CRM
- Clienti Attivi
- Template Clienti
- Amministrazione & Operations
Per ogni cliente inserito:
- Importazione progetti da Trello
- Riorganizzazione attività e assegnazioni
- Inserimento stati progressivi
- Creazione sottotask per flussi ricorrenti (branding, sito, exhibition, editorial, social)
📌 Creato template progetto cliente completo di:
- Stati progetto (da onboarding a delivery)
- Task per aree operative (branding, digital, exhibition, content, video)
- Checklist interne
- Campi per budget, ore stimate, note, file e approvazioni
Integrazione Harvest
- Setup account e utenti
- Associazione clienti → progetti → task
- Definizione delle categorie attività (grafica, coordinamento, PM, content, web)
- Collegamento Harvest ↔ ClickUp per tracciamento real-time
Configurazione specifica richiesta dal cliente:
inclusione quota costi fissi, oltre al costo risorsa
→ gestione su cost rate + modello di reporting aggiuntivo.
Gestione ripartenza contabile da metà anno
- Analisi dati semestrali
- Processo per import CSV ore storiche su formato Harvest
- Ripartenza tracking ufficiale → dal 1 luglio
Risultati e Considerazioni Finali
| KPI | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| Visibilità pipeline clienti | Disperse | Centralizzata in CRM |
| Gestione progetti | Non standardizzata | Template unificato per ogni cliente |
| Monitoraggio ore e budget | Non monitorato | Time-tracking + cost rate |
| Marginalità per progetto | Non tracciabile | Dashboard costi + export semestrali |
| Automazioni | Non presenti | Attive e scalabili (richiesto upgrade → Unlimited) |
Takeaway chiave
La riorganizzazione non è solo tool, ma processo + metodo + dati.
Con questo setup StudioModa Creative Group oggi può:
- Pianificare e monitorare carico lavoro del team
- Sapere in tempo reale costo e margine dei progetti
- Prevedere investimenti, assunzioni e tariffe
- Standardizzare il delivery per clienti in forte crescita
- Collegare attività creative → output → valore economico
Feedback del cliente
“Abbiamo finalmente una visione chiara dei nostri progetti e del tempo interno. Il sistema ci permette di lavorare in modo più consapevole e scalabile.”
Conclusione
Questo progetto testimonia quanto sia fondamentale per agenzie creative e studi multidisciplinari portare struttura nelle operation senza perdere fluidità progettuale.
Una piattaforma ben costruita permette di:
- liberare tempo al team,
- eliminare ridondanza e micro-gestione,
- basare le decisioni su dati anziché sensazioni.
Se anche tu vuoi ottimizzare i processi operativi e adottare strumenti che supportano la crescita della tua azienda, puoi richiedere una consulenza personalizzata.
Sono Floriana consulente dei processi operativi per PMI e Aziende di servizi
Dal 2017 affianco titolari di aziende di servizi, engineering e manifatturiero su commessa nella progettazione e implementazione dei processi operativi. Il mio lavoro è costruire sistemi che funzionano anche quando non sei tu a presidiare tutto — con processi chiari, ruoli definiti e strumenti configurati su misura.
Se ti sei riconosciuto in quello che hai letto, possiamo partire da una conversazione.