Premessa
Etic srl, un’azienda di formazione con una forte presenza nel settore, stava affrontando una serie di sfide legate alla gestione delle richieste da parte delle scuole e alla coordinazione interna tra i vari reparti. La loro crescita rapida aveva evidenziato inefficienze nei processi di gestione delle richieste e nell’organizzazione interna, con un impatto diretto sulla produttività e sulla qualità del servizio. L’azienda necessitava di una soluzione per centralizzare le informazioni, migliorare la gestione del tempo e aumentare la trasparenza tra i diversi team.
Con una lunga esperienza nella riorganizzazione aziendale e l’implementazione di strumenti come ClickUp, ho supportato Etic in un processo di trasformazione che avrebbe coinvolto tutti i principali reparti dell’azienda, partendo dal reparto Formazione.
Obiettivi e sfide
Gli obiettivi chiave dell’intervento erano:
- Migliorare la gestione delle richieste in arrivo dalle scuole, riducendo tempi di elaborazione e dispersione di informazioni.
- Centralizzare i dati e le informazioni chiave per permettere una gestione più coordinata e trasparente tra il reparto Formazione e il team commerciale.
- Ottimizzare l’utilizzo di Hubspot, il CRM in fase di implementazione, integrandolo con gli strumenti già in uso, in particolare ClickUp, per garantire un flusso di lavoro lineare tra i reparti.
- Riorganizzare i processi interni, dall’amministrazione alla logistica, per ridurre sprechi di tempo e migliorare la gestione del carico di lavoro e delle scadenze.
Una delle principali sfide riscontrate riguardava la frammentazione dei dati e delle informazioni, con molteplici strumenti non integrati tra loro, che causavano duplicazione di lavoro e difficoltà nella gestione delle priorità.
Piano d’azione implementato
Fase 1: Audit dei processi e dei sistemi esistenti
Prima di procedere con la riorganizzazione, ho condotto un audit approfondito per analizzare il flusso di lavoro e gli strumenti utilizzati. Questa fase si è rivelata cruciale per:
- Identificare le inefficienze esistenti nel processo di raccolta e gestione delle richieste.
- Valutare l’utilizzo di Hubspot e ClickUp, definendo le migliori modalità per integrarli.
- Stabilire gli obiettivi concreti che l’azienda voleva raggiungere, come migliorare la qualità delle proposte inviate alle scuole e ottimizzare la gestione delle informazioni tra il reparto Formazione e i commerciali.
Output dell’Audit:
- Mancanza di una chiara integrazione tra il CRM Hubspot e gli strumenti per la gestione delle attività.
- Scarso utilizzo di procedure standardizzate per la gestione delle richieste e la preparazione delle proposte commerciali.
- Ridotta visibilità sui dati di ore lavorative dei formatori e sui corsi disponibili, essenziali per elaborare offerte personalizzate alle scuole.
- Necessità di introdurre un miglior sistema di gestione dei progetti e formazione del management per gestire al meglio i team e il proprio tempo.
Fase 2: Implementazione di una soluzione integrata tra Hubspot e ClickUp
La seconda fase si è concentrata sull’integrazione e ottimizzazione degli strumenti già utilizzati da Etic. Per migliorare la gestione delle richieste delle scuole, ho implementato una serie di soluzioni:
- Form Jotform integrato con Hubspot: Ho creato un modulo personalizzato su Jotform con campi predefiniti (nome scuola, tipologia di corso richiesto, ore necessarie, ecc.) che raccoglieva tutte le informazioni necessarie in modo standardizzato. Questo form è stato collegato a Hubspot in modo che, quando una scuola invia una richiesta, venisse automaticamente aperto un deal in Hubspot.
- Integrazione tra Hubspot e ClickUp: Nel momento in cui un deal su Hubspot raggiunge la fase “preparazione proposta”, si attiva un’azione automatica che crea un task su ClickUp nell’elenco “Gestione Richieste”. Qui, i commerciali interni hanno accesso a tutte le informazioni utili raccolte dal form per elaborare una proposta, collegando i dati del CRM con il flusso di lavoro interno.
- Creazione di Database su ClickUp: Ho riorganizzato l’ambiente su ClickUp, creando una serie di database dedicati per raccogliere dati fondamentali come:
- Formatori disponibili, con dettagli sulle loro competenze e ore di formazione già assegnate.
- Ore di formazione già caricate e quelle disponibili per ogni corso.
- Tipologie di corsi che possono essere proposti alle scuole. Questi database sono stati collegati all’elenco “Gestione Richieste”, permettendo ai commerciali di accedere a tutte le informazioni necessarie in tempo reale per creare una proposta personalizzata e accurata.
Fase 3: Ottimizzazione dei processi aziendali e formazione del personale
Dopo il successo nella riorganizzazione del reparto Formazione, Etic ha deciso di estendere il progetto anche agli altri reparti. Ho quindi intrapreso un percorso di formazione e riorganizzazione aziendale che ha coinvolto il titolare e tutto il management. Il piano d’azione ha previsto:
- Formazione per la creazione di Procedure Standard:
Ho formato il Management per la creazione di procedure operative standard per migliorare la gestione del tempo e delle attività ripetitive. Questo ha aiutato il team a lavorare con maggiore efficienza, eliminando i passaggi ridondanti. - Formazione su ClickUp per gestire riunioni, progetti e delega:
Ho condotto delle sessioni di formazione intensiva per il personale su come utilizzare al meglio ClickUp per la gestione dei progetti e delle attività. Anche il team commerciale e amministrativo ha beneficiato di sessioni di training su ClickUp per sfruttare tutte le potenzialità del CRM. - Gestione delle deleghe e delle priorità nel reparto amministrativo:
Ho creato uno spazio su ClickUp per il reparto Amministrativo, strutturato per gestire attività delegate dal management, priorità e scadenze. L’obiettivo era migliorare la visibilità delle attività amministrative e automatizzare alcune procedure legate alle scadenze periodiche.
Fase 4: Espansione al reparto produzione e logistica
L’ultimo step del progetto, attualmente in corso, prevede la riorganizzazione dei reparti Produzione e Logistica, dove stiamo implementando ClickUp per ottimizzare:
- La gestione dei processi produttivi, con monitoraggio delle tempistiche e delle scadenze.
- La visibilità sullo stato delle commesse e degli ordini, centralizzando le informazioni per migliorare il coordinamento tra i vari reparti.
Risultati e Considerazioni Finali
L’esperienza con Etic è stata una straordinaria opportunità di crescita e collaborazione. Grazie alla fiducia riposta da parte dell’intero team, è stato possibile riorganizzare l’azienda in modo completo, migliorando la gestione delle richieste e ottimizzando i flussi di lavoro tra i reparti. Oltre ai benefici operativi, ho avuto il piacere di lavorare con persone motivate e talentuose che hanno reso questa esperienza estremamente gratificante.
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Sono Floriana e aiuto le PMI e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
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