Troppe App, troppe piattaforme da mettere in collegamento possono veramente farti sentire sopraffatto più del progetto stesso. C’è un’app per tutto e invece di ascoltare chi dice che il suo strumento di gestione progetti è il MIGLIORE, ho pensato di mettere a confronto due tool che adoro e utilizzo tutti i giorni per me stessa e per i miei clienti.
Quando gestisco i progetti per i miei clienti, lascio a loro la scelta: Asana o ClickUp? I due strumenti sono simili (e anche unici a modo loro), quindi ho pensato che sarebbe stato utile evidenziare i pro e i contro di entrambi… visto che li ho effettivamente usati entrambi! Iniziamo!
La creazione di liste
Sia Asana che ClickUp si basano su un elemento principale: un elenco. Che si tratti di una lista di cose da fare, di richieste del servizio clienti, di contatti, di un elenco di link di affiliazione, praticamente qualunque cosa, sia Asana che ClickUp hanno una loro visualizzazione predefinita di ogni “progetto” come un elenco.
Entrambe le app ti consentono di creare delle sezioni all’interno di elenchi, ovvero Tasks o Compiti, di assegnarle a un membro del team o a te stesso, impostare la data di scadenza e aggiungere attività secondarie, i sub-tasks.
Boards
Quando si parla di Boards, il primo Project Management Tool che mi viene in mente è Trello. Anch’esso è molto utilizzato per una varietà di funzioni, dalla gestione dei clienti alla gestione dei progetti. Una delle cose che ha fatto Asana per poter competere con Trello, che all’inizio era leader tra questi tipi di tool, è stato quello di incorporare le Boards, quindi una visualizzazione con una bacheca per gestire i progetti.
ClickUp ha seguito l’esempio e ora sia Asana che ClickUp consentono di creare un “progetto” nella loro app sia come elenco che come bacheca.
Altre viste
Vuoi organizzare tutte le cose da fare in un calendario? Oppure vorresti iniziare una conversazione con il tuo team su un progetto specifico? Beh, sia Asana che ClickUp ti consentono di avere viste diverse per gestire i progetti. Entrambi hanno diverse viste, come Calendario disponibili nella versione gratuita, così come nel piano a pagamento.
In realtà, le viste sono uno dei punti di forza di ClickUp, perchè ha una scelta molto più ampia nel piano a pagamento. Quando crei il tuo Space, scegli anche che vista attivare per il progetto e puoi scegliere tra svariate: Calendario, Gantt, Timeline, Mind Map, quest’ultima utilissima per buttare le idee prima di organizzare tutto il progetto.
La caratteristica più interessante quando si tratta di Viste è che puoi incorporarle da altre app: puoi incorporare viste da Airtable, da Miro, moduli da Typeforms, documenti da Google Docs, Fogli e Calendario e altro ancora!
Comunicare con il team all’interno di Asana o ClickUp
Su questo aspetto, Asana e ClickUp sono abbastanza alla pari. Entrambi ti consentono di commentare le attività, taggare i membri del team, assegnare attività ai membri e aggiungere ospiti al di fuori della tua organizzazione per collaborare (come consulenti o clienti, ad esempio).
La caratteristica preferita in assoluto in entrambe le app quando è lo spazio, all’interno del task, di iniziare una conversazione. In questo modo tutti i commenti relativi a un progetto specifico sono lì e rimarranno in archivio.
La configurazione delle conversazioni nelle due App è leggermente diversa: su Asana, sotto ogni task trovi lo spazio per inserire dei commenti o puoi creare una vista a parte con una chat interna.
In ClickUp, trovi a destra del task la sezione per i commenti e per le conversazioni e puoi aggiungere come “Vista” come conversazione in ogni progetto e rinominarla come preferisci. Puoi aggiungere tutte le “Viste” con le conversazioni che desideri, anche se diventa un po’ disordinato se ne hai più di 2 o 3.
Sulla questione “comunicazione con il team”, ClickUp ha una marcia in più. Infatti un’integrazione che adoro di ClickUp è quella delle mail. Puoi collegare la tua casella di posta direttamente su ClickUp e gestire le mail da lì o delegarne la gestione a qualcun altro. Comodo, vero?
Migliora l'efficienza della tua Agenzia
Smetti di perdere tempo ogni giorno con la sensazione di camminare senza una meta predefinita. Porta ClickUp in Agenzia per migliorare l’efficienza del tuo team e dei progetti per i tuoi clienti. Sarà il primo passo per impostare anche i sistemi e le procedure che ti aiuteranno a lavorare meglio.
Gli obiettivi
Prima di saltare al mio riepilogo finale e al mio verdetto, devo solo mostrare una delle caratteristiche che preferisco in assoluto su ClickUp: gli Obiettivi, da poco implementati anche su Asana nella versione a pagamento.
Questa caratteristica ti consente di impostare un obiettivo e quindi creare attività con “mini” obiettivi specifici e misurabili su cui puoi monitorare i progressi. Man mano che aggiorni questi “mini” obiettivi (es. essere presente su un certo numero di podcast, vendere un certo numero di unità, aiutare un certo numero di persone o raggiungere un certo numero della tua mailing list), i progressi per l’obiettivo generale vengono aggiornati automaticamente.
La funzione Obiettivi è un ottimo modo per mantenere coinvolto il tuo team e avere sottomano i progressi che state raggiungendo, anche in visione della strategia che state implementando. E comunque attraverso un’azione misurabile!
Prezzo
Per i piani a pagamento, Asana richiede un minimo di 5 utenti, indipendentemente dal fatto che tu ce li abbia o meno. Gli utenti sono identificati dai loro indirizzi e-mail: se condividono lo stesso dominio del tuo spazio di lavoro, vengono aggiunti come “Utente” anziché come “Ospite”.
Per ClickUp, il prezzo si basa sul numero di utenti che hai, non importa quanti, e la loro tariffa mensile (o annuale) per utente è attualmente inferiore a quella di Asana, nonostante la condizione dei 5 utenti.
ClickUp ha anche un sistema di partnership con offerte scontate, infatti è così che mi sono avvicinata per la prima volta all’app.
Il verdetto
Dopo aver confrontato le loro caratteristiche principali, bisogna dire che Asana e ClickUp sono abbastanza simili. Entrambi hanno alcune caratteristiche e funzionalità che si distinguono rispetto ad altri PMT. Asana però è facile e intuitivo da utilizzare, in un nano secondo sei dentro e puoi iniziare a usarlo. ClickUp richiede un po’ più di creatività, bisogna un attimo studiarselo e capire la struttura a gerarchie, con la quale permette di organizzare gli spazi di lavoro.
Se vuoi capire meglio come funziona ClickUp e la struttura a gerarchie, ti consiglio di vedere questo video:
Quindi sia Asana che ClickUp sono ottime opzioni per la gestione progetti e condivisione con il tuo team. Suggerirei di sfruttare i loro piani gratuiti e di dedicare del tempo a esplorarli entrambi. Alla fine, uno ne uscirà vincitore e sarai pronto per organizzarti al meglio, per centralizzare in un unico tool la gestione del tuo progetto e gestire il tuo team come il grande CEO che sei.
Qual è il tuo Project Management Tool preferito?
Sono Floriana e aiuto i piccoli business a impostare i loro processi interni per migliorare la produttività e la gestione dei clienti.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
