Beatrice mi ha scritto una email piena di dubbi tecnici, chiedendomi se fosse meglio Asana o ClickUp per la sua azienda di quindici persone. Aveva già letto diversi confronti online, guardato tabelle con funzionalità messe a paragone, ma restava indecisa. Quando le ho chiesto quale problema concreto stesse cercando di risolvere con quello strumento, è rimasta in silenzio per qualche secondo, poi mi ha detto che in realtà non lo sapeva bene, sapeva solo che qualcosa nella sua azienda non girava come doveva.
È una situazione che vedo spesso. La domanda su quale tool scegliere arriva prima della domanda più importante, cioè cosa deve risolvere quel tool nella tua azienda specifica. E finché quella seconda domanda resta senza risposta, qualsiasi scelta tra Asana, ClickUp o qualsiasi altro strumento rischia di essere una decisione tecnica che non tocca il problema reale.
Perché il confronto tra funzionalità non è la domanda giusta
Asana e ClickUp sono entrambi strumenti solidi, con funzionalità che si sovrappongono molto più di quanto sembri leggendo le schede tecniche. Entrambi permettono di creare attività, assegnarle a persone, impostare scadenze, costruire viste diverse dello stesso lavoro. Le differenze tecniche esistono, ma raramente sono quelle che decidono se uno strumento funzionerà davvero nella tua azienda.
Quello che decide se un tool funziona non è quanto sia ricco di funzionalità, ma quanto rispecchia la logica con cui la tua azienda lavora davvero. Uno strumento estremamente flessibile come ClickUp può diventare complicato da usare se non hai ancora chiaro come vuoi strutturare i tuoi processi, mentre la stessa flessibilità diventa un vantaggio enorme una volta che quella struttura esiste già nella tua testa e serve solo tradurla in pratica.
Il criterio che conta davvero prima di scegliere
Prima di guardare le funzionalità, vale la pena rispondere a una domanda molto più semplice, cioè se la tua azienda ha già chiaro come funzionano i suoi processi principali oppure no. Se le fasi di un progetto, le responsabilità di ogni persona e i criteri per decidere le priorità sono già definiti, anche solo nella tua testa, allora qualsiasi strumento abbastanza flessibile può ospitare quella struttura, e la scelta tra Asana e ClickUp diventa più una questione di preferenza personale che di reale differenza pratica.
Se invece quella struttura non esiste ancora, nessuno strumento la crea al posto tuo. Uno strumento più semplice come Asana può aiutare a partire con meno decisioni da prendere subito, mentre uno strumento più configurabile come ClickUp richiede di sapere già cosa vuoi costruire, altrimenti la sua stessa flessibilità diventa un ostacolo, perché offre troppe strade possibili senza indicare quale sia quella giusta per te.
Beatrice, quando ha capito questo, ha smesso di chiedersi quale tool scegliere e ha iniziato a chiedersi come funzionava davvero il processo che la faceva soffrire di più, quello della gestione delle commesse dei suoi clienti. Ha scoperto che in realtà nessuno in azienda sapeva con precisione chi doveva fare cosa dopo la firma di un contratto, e che il problema non era mai stato lo strumento sbagliato, ma l’assenza di un processo chiaro da mettere dentro qualsiasi strumento.
Come scegliere in pratica, una volta chiarito il processo
Una volta che il processo è chiaro, anche solo su carta, la scelta tra i due strumenti diventa più semplice. Se la tua azienda ha pochi processi ma molto simili tra loro, e cerchi qualcosa di immediato da configurare senza troppe decisioni iniziali, Asana tende a essere più rapido da avviare. Se invece hai processi diversi tra loro, con esigenze specifiche per ogni area dell’azienda, e vuoi personalizzare a fondo come vengono rappresentate le informazioni, ClickUp offre più margine, ma richiede anche più tempo dedicato alla configurazione iniziale.
Vale la pena anche considerare quanto tempo la tua azienda ha davvero a disposizione per la fase di configurazione iniziale, perché è il momento in cui si decide se lo strumento verrà davvero adottato o abbandonato dopo poche settimane. Se hai già qualcuno in azienda con esperienza su uno dei due strumenti, spesso conviene partire da quello, anche se sulla carta l’altro sembrerebbe più adatto, perché la familiarità riduce il tempo necessario perché il team inizi a usarlo davvero, e un tool usato bene fin da subito vale più di uno teoricamente perfetto ma configurato a metà.
Nessuno dei due strumenti risolve da solo il problema che porta la maggior parte delle aziende a cercare un nuovo tool, cioè la sensazione che le cose sfuggano di mano. Quella sensazione nasce quasi sempre da processi non ancora definiti, non da uno strumento sbagliato, e per questo la domanda più utile da farsi prima di scegliere resta sempre la stessa, ovvero cosa deve fare esattamente questo strumento per la mia azienda, prima ancora di guardare quale dei due ha più funzionalità.
Un’azione concreta per questa settimana
Prima di decidere quale strumento scegliere, scrivi su un foglio il processo che ti crea più difficoltà oggi, indicando ogni fase e chi dovrebbe occuparsene. Se riesci a scriverlo con chiarezza, qualsiasi strumento abbastanza flessibile potrà ospitarlo, e la scelta tra Asana e ClickUp diventerà una questione secondaria. Se invece fai fatica a scriverlo, hai appena scoperto il vero problema da risolvere prima di aprire qualsiasi strumento nuovo.
Domande frequenti sulla scelta tra Asana e ClickUp
- Qual è la vera differenza tra Asana e ClickUp per una PMI? La differenza tecnica conta meno di quanto sembri, perché entrambi offrono funzionalità simili per gestire attività, scadenze e responsabilità. Quello che cambia davvero l’esperienza d’uso è quanto la tua azienda ha già chiaro come funzionano i propri processi, indipendentemente da quale dei due strumenti scegli.
- Conviene scegliere ClickUp se non ho ancora chiaro come strutturare i processi della mia azienda? Non è la scelta più semplice in quel caso, perché la grande flessibilità di ClickUp richiede di sapere già cosa costruire, altrimenti diventa più difficile da configurare rispetto a uno strumento più semplice come Asana, che aiuta a partire con meno decisioni iniziali.
- Come si decide davvero quale tool scegliere per gestire i processi aziendali? Si parte scrivendo con chiarezza il processo che crea più difficoltà oggi, con le sue fasi e i suoi responsabili. Solo dopo aver definito questo, la scelta dello strumento diventa una questione tecnica secondaria rispetto al problema organizzativo che va risolto per primo.
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Sono Floriana consulente di strutturazione organizzativa e change management per PMI in crescita.
Dal 2017 affianco titolari e team nella costruzione di un metodo di lavoro che funziona anche senza la loro presenza costante — partendo dai processi, non dagli strumenti.
Ho lavorato con aziende di engineering, manifatturiero su commessa, agenzie strutturate e aziende di servizi.
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