Pronto a togliere il pilota automatico e riprendere il controllo?
Un percorso operativo per costruire (e far funzionare) un sistema di gestione scalabile, su misura per la tua agenzia attraverso la definizione di processi chiari e l’assegnazione di ruoli e responsabilità ben strutturati.
Cosa accade in genere in un'Agenzia di Comunicazione:
- Ritmi serrati
- Scadenze imminenti
- Richieste di modifiche dai clienti
- Troppi canali di comunicazione attivi
- Processi inesistenti
- I progetti partono ma non sai mai davvero a che punto siete
- I tempi previsti non tornano mai con quelli reali
- Tutto è offuscato, in disordine, nessuno sa chi fa cosa
- Il team si dimentica task, scadenze o documenti
- Non hai visibilità su margini, tempi, costi, carichi
Non ti serve un nuovo strumento. Ti serve un nuovo sistema.
Migliorare la comunicazione
Quante volte ti è capitato di perderti un’informazione tra i messaggi di Whatsapp e le email? Sulla base della grandezza del progetto da gestire, il cliente ci invia tantissime informazioni che sono preziose per la buona riuscita del progetto. Se le persone responsabili di ogni fase del progetto non le ricevono, tutto va a monte, i tempi si dilatano e i clienti sono insoddisfatti.
Pianificazione delle attività
Chi ben inizia è già a metà dell’opera e per me l’inizio parte proprio dalla pianificazione. Adottare una metodologia di Project Management ti permette di affrontare meglio i vari punti critici del progetto, per poi supportare il Team di sviluppo nella fase operativa, senza sforare con i tempi di realizzazione. Insomma definisce chi fa cosa, per quanto tempo e con quale budget, utilizzando metodologie e strategie migliori per rendere fluido ed efficiente il lavoro.
Ottimizzazione dei sistemi e dei processi
Molto spesso si lavora senza bussola e senza strumenti di gestione che possono essere ottimizzati ad hoc per l’Agenzia di Comunicazione e Marketing. Spesso bisogna partire proprio dai processi e delle procedure in funzione, perchè in realtà nessuno le ha riportate per iscritto, perciò in fase di acquisizione clienti o di nuovi collaboratori ripetiamo sempre le stesse cose e commettiamo anche gli stessi errori. Ogni Agenzia dovrebbe avere una “Knowledge Base”, una linea guida valida per tutti che dica come si lavora qui e un unico strumento da utilizzare per gestire i progetti, la comunicazione, i documenti!
Cosa possiamo fare insieme
Un Project Manager può lavorare a 360 gradi nella tua agenzia, stabilendo le basi per processi efficienti e strutturati, oppure concentrarsi su progetti chiave che richiedono una gestione complessa e mirata.
Audit iniziale
La prima cosa da fare è aprire la mente verso una migliore organizzazione e gestione dei progetti. Partiremo da un’analisi approfondita di tutti i processi aziendali per identificare inefficienze operative e aree di miglioramento, così da definire una strategia di ottimizzazione personalizzata per la tua agenzia.
Definizione dei ruoli
Iniziamo a capire chi siete e cosa fate! Molto spesso nelle agenzie vedo una persona, usata come un Jolly, che fa un po’ tutto, che però è spesso sovraccarico di attività. Organizziamo un sistema chiaro e strutturato di responsabilità per ogni membro del team, stabilendo ruoli ben definiti per evitare confusioni e sovrapposizioni, migliorando la collaborazione e l’efficacia generale.
Progettazione del sistema
In questa fase andiamo a costruire la vera spina dorsale del tuo modo di lavorare. Progettiamo insieme un sistema di gestione su ClickUp (o lo strumento più adatto al tuo team), creando template chiari per i progetti, le attività e le comunicazioni. Allestiamo dashboard che mostrano l’andamento dei progetti in tempo reale, i carichi di lavoro, i tempi registrati e i KPI rilevanti per la tua agenzia. Ogni elemento sarà pensato su misura per il tuo contesto, in modo che tutto sia realmente utile e non solo “bello da vedere”.
Monitoriamo gli obiettivi
Avere un Project Manager in squadra significa anche monitorare gli obiettivi, non solo per i progetti che seguiamo, ma anche per l’Agenzia stessa.
Quindi al termine del progetto, l’analisi che faremo sarà sia economica, di soddisfazione del cliente, ma anche dell’Agenzia stessa per decidere che direzione vuole continuare a prendere!
Tre aspetti principali sui quali potrai lavorare meglio
Formazione del Team
Tutto quello che verrà implementato sarà poi trasferito al tuo Team con 2 sessioni formative per illustrargli il nuovo metodo di lavoro e metterli in condizione di essere autonomi e autosufficienti.
Miglior comunicazione
Creeremo sistemi all'interno della tua azienda per rendere tutte le comunicazioni interne ed esterne, in modo che gli aggiornamenti viaggino senza email infinite.
Controllo dei progetti
La nota dolente delle Agenzie è sapere quanto (e se) stanno guadagnando sui progetti. Insieme possiamo implementare un sistema di Time Tracking con analisi costi sulle risorse per stimare i margini sui progetti in corso.
ADESSO SEI QUI:
Senti di non riuscire a portare a termine nessun progetto perché sei costantemente distratto dalle mail, dalle call con i clienti, dalle notifiche dei tuoi collaboratori.
Ti senti un peso addosso e sopraffatto da tutto quello che devi gestire ogni giorno. Avresti così tanti progetti, ma non ne porti a termine nemmeno uno, perché ogni giorno hai già tante cose da fare.
Stai rischiando di perdere clienti o ne hai già perso qualcuno perché sei a corto di tempo e ogni volta che un membro del tuo Team o un cliente ti contatta, il tuo cervello si spegne.
Senti di truffare i tuoi clienti, perché vendi strategie di Business, come posizionarsi online al meglio, ma in realtà il tuo è un casino totale.
MA VORRESTI ESSERE QUI:
Vorresti una persona che ti aiuti a gestire meglio ogni progetto, che ti dia una mappa per affrontare ogni giornata, senza sacrificare la produttività.
Vorresti organizzare tutte le attività, automatizzare ciò che può essere automatizzato e avere dei modelli riutilizzabili in modo da poter fare di più senza perderti nei meandri delle attività del giorno e chiederti “cosa dovevo fare oggi?“.
Vorresti lavorare seguendo un flusso di lavoro efficace che vi permetta di sapere cosa fare entro quando, quali sono le richieste, dove sono le informazioni.
Vorresti che i tuoi sistemi e i processi di lavoro funzionassero così bene, da far invidia ai tuoi clienti e che loro possano chiederti “come hai fatto, voglio farlo anche io!”
Cosa dicono le Agenzie di Comunicazione e Marketing che hanno lavorato con me
“Grande professionista, disponibile, precisa e affidabile. Mi sono rivolto a lei per guidarmi nel setup di Clickup e nella rivisitazione del mio flusso di lavoro che ha contribuito a migliorare notevolmente.
È una esperta nell’utilizzo di strumenti come Clickup, una piattaforma di gestione di progetti cloud-based, che semplifica la pianificazione, la collaborazione e l’ eseguibilità di tutti i progetti.
Mi ha fornito supporto prezioso. La consiglio assolutamente a chiunque stia cercando un professionista qualificato per aiutarlo nella pianificazione, nella gestione e nella rivisitazione dei propri progetti.”
Cristiano Tieri – CEO di SabianLab Agenzia di comunicazione
“Hai reso tutto il processo super efficace, e i colleghi qui in azienda sono davvero contenti dei risultati. Grazie a te, ora abbiamo una knowledge base interna più solida, più robusta e accessibile per tutti i dipendenti, un CRM interno che funziona alla grande che ha migliorato l’intera sfera delle relazioni con i clienti, e un database progetti che semplifica la nostra vita di tutti i giorni.
Grazie a te, siamo riusciti a definire un archivio completo di SOP (Procedure Operative Standard) che ha davvero migliorato la nostra vita in azienda. Sei stata davvero fondamentale per migliorare le nostre competenze in ClickUp e oltre.”
We Are Factory – Agenzia di Comunicazione e Marketing
