Caso Studio: Ottimizzazione del Workflow e della gestione del Team per Wedding Planner

Introduzione

Alice è una wedding planner specializzata nell’organizzazione di destination weddings in Toscana e Umbria, con una ditta individuale attiva da oltre 3 anni. Nel suo questionario iniziale, ha espresso la necessità di migliorare l’organizzazione del suo workflow e automatizzare alcune fasi del lavoro per ottenere maggiore efficienza. Inoltre, voleva migliorare la capacità di delega alla sua collaboratrice e avere una visione chiara e complessiva di tutti i progetti in corso. Le sue principali difficoltà riguardavano l’organizzazione, la gestione del tempo e lo sviluppo della strategia di business, con la costante preoccupazione di “perdere dei pezzi” durante la gestione di più matrimoni contemporaneamente.

Esigenze e obiettivi di Alice

Durante l’audit iniziale, sono emerse le seguenti esigenze principali:

• Automatizzazione del workflow per ridurre le attività manuali e ripetitive.
• Avere una visione d’insieme (“big picture”) su tutti i progetti/matrimoni in corso.
• Migliorare la gestione del tempo e stabilire delle priorità tra i diversi task.
• Capire come e cosa delegare alla sua collaboratrice.
• Ridurre lo stress dovuto all’accumulo di compiti e alla mancanza di un sistema strutturato.
• Migliorare l’affidabilità con i clienti, soprattutto in termini di rispetto delle scadenze e gestione puntuale dei progetti.

Soluzione implementata

Sulla base delle esigenze di Alice, abbiamo progettato un piano d’azione in quattro fasi che prevedeva l’ottimizzazione del workflow, la gestione del team, l’automatizzazione delle attività ripetitive e il miglioramento della pianificazione. Di seguito una descrizione dettagliata del lavoro svolto.

1. Audit e Analisi Iniziale

La prima fase ha coinvolto una mappatura completa dei processi di Alice, dalla gestione iniziale dei clienti fino alla chiusura del progetto matrimoniale. Durante questa fase abbiamo:

• Identificato inefficienze nei flussi di lavoro esistenti.
• Rilevato l’uso non ottimale degli strumenti attualmente in uso, come Google Drive e Gmail, per la gestione dei file e delle comunicazioni.
• Mappato le attività ripetitive, che abbiamo poi integrato in un sistema automatizzato.

2. Costruzione di uno spazio personalizzato su ClickUp

Per centralizzare la gestione del lavoro e fornire una visione chiara dei progetti, abbiamo costruito uno spazio personalizzato su ClickUp. Questo Planner le permette di:

• Tenere sotto controllo tutte le fasi della preparazione dei matrimoni per ogni cliente.
• Avere una panoramica chiara delle scadenze, delle responsabilità e dello stato di avanzamento di ogni matrimonio.
• Monitorare con precisione l’avanzamento dei task tramite una dashboard che fornisce una visione d’insieme e dettagliata sui progetti.
• Gestire i file attraverso l’integrazione di Google Drive, rendendo più facile l’accesso ai documenti necessari per ogni progetto.

Inoltre, abbiamo creato modelli per le attività ripetitive (come l’organizzazione di meeting con i clienti, la gestione dei fornitori, la pianificazione delle cerimonie) che vengono automaticamente assegnati a lei o alla sua collaboratrice in base alle scadenze e alla priorità.

3. Ottimizzazione della gestione del Team e della delega

Uno degli aspetti critici per Alice era migliorare la gestione del team in crescita. Abbiamo implementato:

• Una chiara suddivisione dei compiti e dei ruoli, aiutando Alice a decidere cosa delegare e a chi.
• Creazione di task board specifiche su ClickUp per la sua collaboratrice, con compiti dettagliati e scadenze precise.
• Introduzione di un sistema di monitoraggio del lavoro delegato, che le consente di vedere in tempo reale lo stato dei task assegnati, ricevendo notifiche sui progressi o eventuali ritardi.

4. Miglioramento della pianificazione strategica e del Time Management

Per migliorare la pianificazione e la gestione del tempo, abbiamo integrato diverse tecniche e strumenti:

• Introduzione del time blocking: Alice ora dedica blocchi di tempo specifici a diverse aree del suo lavoro, come la pianificazione, la gestione dei clienti e il follow-up.
• Pianificazione e prioritarizzazione dei progetti tramite il calendar view di ClickUp, che le consente di visualizzare facilmente le attività in programma, evitando sovrapposizioni e ritardi.
• Utilizzo di promemoria automatici per le scadenze principali, riducendo così il rischio di dimenticare attività cruciali.

Risultati Ottenuti

• Maggiore efficienza operativa: Grazie ai flussi di lavoro ottimizzati e all’automatizzazione delle attività ripetitive, Alice è ora in grado di gestire più matrimoni contemporaneamente con meno stress.
• Migliore gestione del team: Con compiti e responsabilità chiaramente definiti, Alice ha aumentato la capacità di delegare compiti alla sua collaboratrice, riducendo il carico di lavoro su di lei e aumentando la produttività complessiva.
• Riduzione del rischio di errori: Con il monitoraggio in tempo reale su ClickUp e i promemoria automatici, Alice ha ridotto il rischio di “perdere dei pezzi” e ha migliorato la puntualità nel rispetto delle scadenze.
• Migliore affidabilità con i clienti: Grazie al nuovo sistema di gestione dei progetti, Alice è in grado di offrire un servizio più organizzato e puntuale, migliorando la comunicazione e il livello di soddisfazione dei clienti.

Conclusioni

Questo progetto ha permesso ad Alice di passare da un sistema disorganizzato, con molte attività manuali e difficoltà nel monitorare i progetti, a un sistema completamente strutturato e automatizzato su ClickUp. L’ottimizzazione del workflow e la gestione del team hanno migliorato la sua produttività, riducendo il livello di stress e permettendole di gestire più matrimoni in contemporanea con maggiore serenità e precisione. Alice ora ha una chiara visione di insieme su tutti i suoi progetti, con strumenti che le consentono di lavorare in modo più strategico e orientato ai risultati.