Come creare facilmente le tue prime SOP – Procedure operative standard
I sistemi sono importanti per far crescere la tua attività e far crescere il tuo team. Quando ho iniziato a implementare i sistemi, non solo nella mia attività ma anche in quella dei miei clienti, subito ho capito perché creare delle semplici SOP, ovvero dei processi operativi standard, ti aiuta a semplificare il business e a diventare inarrestabile. Se il tuo obiettivo è avere un business scalabile, che sia quindi produttivo anche quando sei via, allora sei sulla strada giusta. L’unico ostacolo? Che sia tu e il tuo team, se ne hai uno, viaggiato verso obiettivi e sistemi comuni e le SOP sono il primo passo.
Ti prometto che se inizi a creare e utilizzare le tue SOP su base regolare, inizierai a vedere una crescita incredibile! La tua mentalità cambierà, insieme al tuo team, e insieme diventerete una squadra inarrestabile.
Ho sperimentato sulla mia pelle, che professionisti e piccole aziende che non dispongono di procedure, sperimentano uno o più colli di bottiglia nel loro flusso di lavoro. E di solito è il titolare dell’attività che viene distratto dagli esuberi del lavoro giornaliero e dai clienti, mentre la tua visione a lungo termine che fine fa? Seppellita sotto le attività di tutti i giorni. Alla fine della fiera, piuttosto che concentrarti sulla creazione di obiettivi e strategie per la tua attività, riesci solo a sopravvivere giorno per giorno, cercando di spegnere gli incendi. Ti suona familiare tutto ciò? Se è così, creare delle SOP sarà la tua prima attività già da domani!
Che cos’è una S.O.P.?
La prima domanda che ti starai ponendo sarà sicuramente: che cos’è una SOP? SOP sta per Procedura operativa standard. Ok…quindi? Bene, una SOP fornisce alla tua attività istruzioni step by step che ti guidano attraverso il flusso di lavoro. Queste istruzioni potrebbero essere:
- Flowchart o mappe concettuali
- Checklist
- Schermate o tutorial video
- Manuale documentario
- Strumenti interattivo
Ma non importa com’è fatta una SOP, lo scopo deve essere quello di guidare te e il tuo team a produrre un flusso di lavoro consolidato e dei sistemi che creeranno risultati prevedibili e aspettative chiaramente definite.
Il template già pronto all’uso e collaudato per la realizzazione delle tue prime procedure standard. Una Libreria S.O.P. con una Master S.O.P. e le linee guida per la creazione delle S.O.P.
Scarica il Template "Procedure S.O.P." e crea le tue prime procedure
Quale formato scegliere per scrivere una procedura S.O.P.?
Prima di creare la tua SOP, è sempre una buona idea considerare quale tipo di documento servirà meglio a te e al tuo team.
Per esempio:
Per compiti specifici, una semplice checklist potrebbe essere sufficiente per garantire che tutti rispettino gli standard aziendali e completino un processo senza dimenticare nessuno dei passaggi richiesti.
Prima di decidere quale formato utilizzare, ti consiglio di ricercare esempi di partire dal farti le seguenti domande:
- Una persona o chi è responsabile di questo compito/processo? In caso di un’azienda, c’è un dipartimento specifico?
- È importante per te (o per il tuo team) essere in grado di vedere quando sono stati completati i passaggi specifici relativi al processo?
- Questo processo è soggetto a scadenze? In caso affermativo, chi fisserà le scadenze e come verranno comunicate a te e agli altri interlocutori?
Queste domande possono aiutarti a determinare quali siano le tue esigenze procedurali e semplificare l’implementazione di una soluzione che le soddisfi.
Come scrivere la tua prima procedura standard
Il processo di scrittura delle procedure operative standard può essere suddiviso in tre passaggi fondamentali: scoperta, definizione e documentazione.
Diamo un’occhiata più da vicino a ciascuna di queste fasi principali.
1. Scoperta
Questa è la fase iniziale per la creazione della prima procedura operativa standard.
La scoperta riguarda la raccolta dei dati essenziali necessari per creare una SOP completa ed efficace. Le aziende lo fanno in modi diversi: alcune inviano sondaggi ai dipendenti, altre conducono un’analisi approfondita dei processi o pianificano sessioni di brainstorming con il team. Anche se hai un piccolo business e sei sola, parti dall’analisi dei processi di tutta la tua attività per capire dove si creano i colli di bottiglia.
Qualunque approccio tu scelga, dovresti iniziare la fase di scoperta con una serie di domande, come ad esempio: “Quali sono gli ostacoli maggiori che sto affrontando nella mia attività?”, “Ci sono colli di bottiglia nel mio attuale processo di lavoro?” e ”Quali sono alcuni dei miei maggiori punti deboli?”.
Questo è anche un ottimo momento per ricercare esempi di procedure operative standard creati da aziende più grandi, dalle quali possiamo solo trarre ispirazione, per vedere quali informazioni sono state utilizzate per creare le loro SOP.
2. Definizione
Dopo aver raccolto tutti i feedback e aver risposto alle domande poste nella fase di scoperta, dovrai mettere a punto queste informazioni per creare obiettivi chiari e attuabili. Questa fase consiste nel dare priorità ai processi che sono più urgenti e che avranno il maggiore impatto benefico.
Molti imprenditori gestiscono questa fase a livello dirigenziale, o portano un consulente in grado di fornire informazioni da una prospettiva esterna.
3. Documentazione
Questo è un aspetto cruciale della creazione di procedure operative standard. Le SOP di maggior successo sono precise, dettagliate e progettate per tenere conto di tutti i possibili risultati.
Per raggiungere questo obiettivo, è necessario dedicare del tempo alla revisione della prima bozza, accogliere i contributi dal team o dalla tua assistente virtuale e far testare più volte le tue procedure per garantire che tutti i dettagli necessari siano stati inclusi.
È anche importante determinare quale forma di documentazione servirà meglio alla tua visione operativa generale. Grafici del flusso di lavoro, checklist, video, grafici, immagini.
Modella il tuo processo di creazione delle procedure
Per documentare i processi che fai nel compiere attività ripetitive, come ad esempio scrivere un articolo per il blog e promuoverlo sui tuoi canali (social media, newsletter, gruppi gestiti da te), crea un documento con Google docs o word che puoi semplicemente compilare. Butta giù una bozza rispondendo a queste domande:
- Chi è responsabile di questo processo o chi è coinvolto in questo processo
- Perché questo processo è importante o necessario (lo scopo/obiettivo del processo)
- Quando è necessario eseguire questo processo (o con che frequenza)
- Che cos’è questo tipo di processo (è una politica, una procedura o un documento di riferimento)
- Disposizioni: cosa deve avvenire prima che questo processo possa aver luogo
- Come: i passaggi per eseguire questa attività/processo
Sebbene ci siano diversi approcci per creare SOP per la tua attività, ci sono diverse cose da considerare che andranno a beneficio del tuo processo di documentazione e dell’efficacia delle tue SOP. Le tue procedure operative standard devono essere…
- Leggibili. Avere caratteri coerenti, pagine numerate, titoli e utilizzare efficacemente gli spazi bianchi.
- Comprensibili. Mantieni il contenuto concentrato e al punto. Usa termini pertinenti e semplici in forma di elenco.
- Utilizzabili. Il modello SOP deve essere facile da leggere e da seguire.
- Azionabili. I passaggi devono essere chiaramente definiti e concisi in modo che le attività possano essere eseguite senza intoppi.
- Misurabili. Ogni passaggio può essere misurato e migliorato purché sia specifico e produca un risultato.
Ma soprattutto…spazio alla creatività!
Le SOP non devono essere documenti noiosi e asciutti. Puoi arricchirli con screenshot, diagrammi, immagini che raccontano la storia e comunicano il percorso operativo. Ricorda per chi stai scrivendo le SOP, quindi mantienile semplici e invia feedback frequenti per migliorare continuamente i tuoi processi.
Un passo alla volta…
Sebbene la creazione di una SOP sembri scoraggiante e dispendiosa in termini di tempo, la chiave è lavorarci un passo alla volta.
Ecco come iniziare facilmente a creare le tue SOP per la tua attività:
Scarica il Template "Procedure S.O.P." e crea le tue prime procedure
Il template già pronto all’uso e collaudato per la realizzazione delle tue prime procedure standard.
Una Libreria S.O.P. con una Master S.O.P. e le linee guida per la creazione delle S.O.P.
- Imposta un’ora alla settimana per documentare.
- Se hai un team o un’assistente virtuale, parlane con loro e condividi la creazione della vostra prima SOP insieme.
- Davvero sei a corto di tempo? Delega quest’attività alla tua Consulente per l’organizzazione di Business online, in modo che tu possa concentrarti sul lavoro che sai fare meglio.
- Parti dal mio template di procedura operativa standard GRATUITO
Il mio obiettivo principale come assistente virtuale digitale è supportare i professionisti e i piccoli business a costruire un’attività scalabile semplificando i processi, strutturando i sistemi aziendali e aumentando la redditività.
Le procedure operative standard sono una componente fondamentale di ciò che rende questo obiettivo raggiungibile.
Ho creato un modello SOP funzionale, facile da usare e pratico, perché ho riprodotto il flusso di lavoro nella creazione di una articolo del blog e della sua promozione, tramite social media o newsletter. Credo che per passare dall’essere sopraffatti a organizzati, c’è bisogno di strumenti, risorse semplici e progettate per creare un cambiamento sostenibile. Una convinzione che ho tenuto a mente durante la creazione di questo documento.
Ho piena fiducia che ti aiuterà a gettare le basi che ti permetteranno di controllare meglio i tuoi progetti e far progredire la tua attività.
Sono Floriana e aiuto le PMI e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
