Premessa
InnovAcademy, una realtà formativa in crescita specializzata in percorsi per professionisti e aziende, stava affrontando una serie di sfide legate alla gestione dei clienti, al coordinamento interno e alla pianificazione dei progetti.
La rapida espansione aveva evidenziato inefficienze nei flussi di lavoro, poca struttura nella gestione delle richieste in ingresso e un uso frammentato degli strumenti digitali, con un impatto diretto su produttività e qualità del servizio.
L’azienda aveva bisogno di:
- Centralizzare e standardizzare i processi
- Migliorare il controllo dei progetti e delle priorità
- Aumentare la trasparenza tra team marketing, formazione e operations
- Automatizzare flussi operativi ricorrenti e onboarding clienti
Obiettivi e sfide
Obiettivi dell’intervento
- Strutturare le richieste in ingresso e rendere scalabile l’onboarding clienti
- Centralizzare dati e processi in un unico sistema
- Implementare ClickUp come cuore operativo dell’azienda
- Migliorare coordinamento e comunicazione tra reparti
- Automatizzare la gestione dei clienti e dei task ricorrenti
- Supportare il team manageriale nella gestione del tempo, delle priorità e delle deleghe
Sfide iniziali rilevate
| Area | Criticità |
|---|---|
| Informazioni | Dati frammentati su più strumenti e nessun punto unico di verità |
| Progetti | Mancanza di board strutturati e monitoraggio avanzamento |
| Team | Deleghe non chiare e sovraccarico di alcune figure |
| Processi | Assenza di procedure e checklist condivise |
| Clienti | Onboarding manuale e ripetitivo |
Piano d’azione implementato
Fase 1 — Audit dei processi e sistemi esistenti
L’audit iniziale ha permesso di:
- Mappare workflow e strumenti utilizzati
- Identificare aree critiche e sprechi di tempo
- Definire obiettivi operativi e priorità
Output dell’audit:
- Nessun sistema strutturato per la raccolta delle richieste
- Scarso utilizzo delle funzionalità avanzate di automazione
- Mancanza di un sistema per monitorare ore, corsi e disponibilità risorse
- Assenza di procedure standardizzate e KPI operativi
- Necessità di introdurre un sistema di project management e formare il team
Fase 2 — Costruzione dell’infrastruttura operativa su ClickUp
Azioni principali:
- Creazione struttura ClickUp per reparti e progetti
- Database dedicati per:
- Formatori e competenze
- Corsi disponibili e calendario attività
- Tracciamento ore e disponibilità
- Implementazione di moduli Jotform + automazioni per richieste corsi
- Workflow automatizzati per onboarding clienti e assegnazione task
- Dashboard per monitoraggio attività, scadenze e carico di lavoro
Risultato: tutte le richieste entrano in modo standardizzato → vengono assegnate automaticamente → diventano task operativi → timeline e risorse monitorate in tempo reale.
Fase 3 — Formazione del team e ottimizzazione processi
Le attività svolte:
- Training sui sistemi e sulla gestione operativa con ClickUp
- Creazione di SOP e checklist operative
- Implementazione agenda e gestione meeting in ClickUp
- Supporto al management su delega, controllo avanzamento e priorità
- Introduzione di sistema per gestione amministrativa e scadenze
Output concreti:
- Procedure condivise
- Template di progetto replicabili
- Riunioni strutturate con ordine del giorno e follow-up
- Task automatizzati e reminder intelligenti
Fase 4 — Estensione a produzione e logistica
Interventi in corso:
Miglior coordinamento tra reparti coinvolti nei progetti formativi
Implementazione spazi per produzione e area eventi/formazione
Tracciamento commesse, scadenze e avanzamento lavori
Centralizzazione ordini e risorse operative
Risultati e Considerazioni Finali
| Risultato | Impatto |
|---|---|
| Gestione clienti automatizzata | Onboarding e richieste più rapidi e strutturati |
| Centralizzazione dati | Fine delle informazioni sparse e dipendenza da singole persone |
| Ottimizzazione operativa | -30% tempo perso in attività manuali |
| Controllo workload e deleghe | Team più sereno e produttivo |
| Processi standardizzati | Riduzione errori e aumento qualità delivery |
| Adozione ClickUp | Strumento diventato “cuore operativo” dell’azienda |
Feedback interno
“Ora ogni reparto sa cosa fare, quando farlo e con quali risorse. Lavoriamo meglio, con più controllo e meno stress.”
Conclusione
Il progetto con InnovAcademy rappresenta un esempio concreto di come una struttura formativa possa diventare più efficiente e scalabile grazie a:
✅ processi chiari
✅ strumenti integrati
✅ automazioni intelligenti
✅ formazione sulla gestione del lavoro
Se anche tu vuoi ottimizzare i processi operativi e adottare strumenti che supportano la crescita della tua azienda, puoi richiedere una consulenza personalizzata.
Sono Floriana consulente dei processi operativi per PMI e Aziende di servizi
Dal 2017 affianco titolari di aziende di servizi, engineering e manifatturiero su commessa nella progettazione e implementazione dei processi operativi. Il mio lavoro è costruire sistemi che funzionano anche quando non sei tu a presidiare tutto — con processi chiari, ruoli definiti e strumenti configurati su misura.
Se ti sei riconosciuto in quello che hai letto, possiamo partire da una conversazione.