Dopo un workshop sull’intelligenza artificiale è normale tornare in azienda con un elenco lunghissimo di possibili usi: rispondere alle email dei clienti, preparare i preventivi, riassumere le riunioni, classificare i documenti, scrivere le descrizioni dei servizi, e così via per due pagine. L’elenco è utile perché mostra quante possibilità ci sono, ma è anche il motivo per cui molte aziende non iniziano mai davvero, oppure iniziano da tutto insieme e finiscono per non portare a termine niente.
Il punto di partenza giusto non è la possibilità più interessante, ma il processo più adatto a ospitare uno strumento, e per sceglierlo servono criteri semplici che si possono applicare in mezz’ora.
Cinque criteri per scegliere il primo processo
Un buon primo candidato ha sempre alcune caratteristiche in comune, che conviene verificare una per una prima di decidere.
| Criterio | Cosa guardare | Segnale positivo |
| Ripetitività | Quante volte l’attività si svolge | Almeno una volta a settimana, con la stessa logica |
| Risultato riconoscibile | Si capisce quando è fatto bene | Esiste un esempio ben riuscito che tutti nel team riconoscono |
| Rischio contenuto | Cosa succede se il risultato è sbagliato | L’errore si intercetta prima di arrivare al cliente |
| Persone disposte | C’è chi ha voglia di provare | Almeno due persone curiose e non obbligate |
| Responsabile chiaro | Chi risponde del processo | Un nome e un cognome, non un reparto |
Non serve che tutti i criteri siano soddisfatti al massimo. Basta che nessuno sia chiaramente assente, perché un’attività senza responsabile o senza un risultato riconoscibile non diventa più semplice con l’aiuto di uno strumento, e conviene accorgersene prima di cominciare invece che dopo qualche settimana di tentativi.
In sintesi: il primo processo da affidare a uno strumento di intelligenza artificiale è un’attività ripetitiva, con un risultato riconoscibile, a basso rischio, svolta da persone disposte a provare e con un responsabile preciso.
Cosa non scegliere all’inizio
Esistono tre tipi di attività che sembrano promettenti e invece conviene lasciare per dopo. Il primo è il processo che oggi ciascuno svolge a modo suo, perché lo strumento non può imparare una logica che in azienda non esiste e finisce per riprodurre la varietà esistente. Il secondo è l’attività che tocca direttamente il cliente e in cui un errore ha un costo alto, perché la prima prova ha bisogno di margine per sbagliare. Il terzo è il processo che dipende da una sola persona già oberata, perché la prova diventa l’ennesimo compito aggiunto sulle sue spalle.
Una prima prova ben riuscita su un’attività modesta vale più di un tentativo ambizioso che si arena. Il successo iniziale costruisce la fiducia del team e fornisce il materiale concreto per decidere il passo successivo.
Descrivere il processo prima di toccare lo strumento
Una volta scelta l’attività, il lavoro più utile consiste nel descriverla con quattro risposte: da cosa parte, chi se ne occupa, cosa deve produrre e come ci si accorge che è stata fatta bene. Se queste risposte sono chiare, lo strumento ha un perimetro in cui muoversi e il team sa cosa aspettarsi. Se invece cambiano a seconda di chi le dà, il vero lavoro da fare è mettere ordine nel processo, e farlo prima rende qualunque strumento molto più efficace.
Questa descrizione è la stessa che sta alla base di una procedura scritta, ed è il motivo per cui chi ha già documentato i propri processi parte con un vantaggio evidente.
In sintesi: prima si descrive il processo con quattro risposte, poi si sceglie lo strumento, e non il contrario.
Un’azione concreta per questa settimana
Scrivi su un foglio le cinque attività su cui oggi pensi che l’intelligenza artificiale potrebbe aiutarti di più, e per ciascuna assegna un punteggio da uno a cinque ai criteri della tabella. Somma i punteggi e guarda quale attività è arrivata in cima. Se due sono a pari merito, scegli quella in cui c’è già una persona che chiede di provare. Il resto dell’elenco può aspettare, ed è proprio il fatto di poter aspettare che permette di concentrarsi su una cosa fatta bene. Il percorso completo dalla scelta alla messa a regime è nell’articolo su perché l’AI non funziona nella tua azienda.
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