Necessità e sfide iniziali
Quando Davide, CEO di B-Social, mi ha contattata, la sua agenzia affrontava diverse sfide operative che stavano rallentando la crescita e l’efficienza del team. Nel questionario iniziale, ha evidenziato i seguenti problemi:
- Centralizzazione delle decisioni: La maggior parte delle approvazioni finali dipendeva dal titolare, causando colli di bottiglia e rallentamenti.
- Gestione del carico di lavoro: Il sovraccarico di attività su diversi componenti del team impediva un flusso di lavoro efficiente e causava ritardi, specialmente nella fase di revisione dei progetti.
- Utilizzo non ottimale di ClickUp: Il team faticava a mantenere aggiornati i progetti e sfruttare appieno le funzionalità della piattaforma di project management ClickUp, con task spesso non monitorati e un eccesso di notifiche superflue.
- Comunicazione interna e coinvolgimento del cliente: Mancava una comunicazione fluida tra i membri del team e con i clienti, con poche verifiche intermedie durante i progetti, portando a revisioni tardive e ripetizioni di lavoro.
Damiano aveva chiaro un obiettivo: ottimizzare i processi interni per liberare tempo e risorse da dedicare allo sviluppo del business.
Obiettivi del Progetto
Dopo una valutazione iniziale e un audit aziendale, abbiamo concordato i seguenti obiettivi per B-Social:
- Delega e distribuzione delle responsabilità: Ridurre la dipendenza da Davide nelle fasi decisionali, distribuendo le responsabilità tra i membri del team.
- Migliorare l’uso di ClickUp: Aumentare l’efficacia del project management attraverso una migliore configurazione e automazione della piattaforma.
- Bilanciare il carico di lavoro: Monitorare e redistribuire il lavoro tra i membri del team per evitare sovraccarichi e migliorare la produttività.
- Coinvolgimento attivo del cliente: Integrare il cliente nel processo operativo con dashboard dedicate e verifiche intermedie per ridurre il rischio di errori e revisioni all’ultimo minuto.
Il Piano d’azione
Per affrontare le sfide di B-Social, ho sviluppato un piano d’azione in sette punti. Di seguito, la descrizione del lavoro svolto.
1. Audit Interno dei Processi e delle Inefficienze
Abbiamo iniziato con un’analisi dettagliata dei processi interni per identificare inefficienze e colli di bottiglia. Da questo audit è emerso che molte delle decisioni chiave erano centralizzate su Davide, con il team che dipendeva dalla sua approvazione per avanzare, generando ritardi su più fronti.
Soluzione proposta: Definire una struttura di delega per distribuire le responsabilità decisionali al PM e al Team Leader. Questo ha permesso di liberare il titolare da compiti operativi e consentirgli di concentrarsi sullo sviluppo del business.
2. Configurazione e Ottimizzazione di ClickUp
Abbiamo configurato una dashboard personalizzata su ClickUp per offrire al team una visione completa delle attività in corso e delle scadenze, e ridurre il numero di notifiche superflue. Inoltre, abbiamo implementato automazioni per notificare il team quando i task erano in scadenza o bloccati da troppo tempo.
Azioni:
- Creazione di una dashboard condivisa con i widget per monitorare lo stato dei progetti e le scadenze.
- Configurazione di automazioni per l’invio di notifiche quando i task si avvicinavano alla scadenza o rimanevano inattivi per più di 3 giorni.
3. Creazione di flussi di lavoro standardizzati
Abbiamo definito flussi di lavoro chiari, in modo che ogni progetto seguisse una struttura predefinita. Questo ha ridotto la necessità di interventi manuali, specialmente nelle fasi di revisione e approvazione dei progetti creativi.
Azioni:
- Creazione di template di task su ClickUp per progetti creativi, con milestone prestabilite e automazioni per la revisione e l’approvazione.
- Definizione di un processo di approvazione intermedia per consentire al team di progredire senza attendere sempre il titolare.
4. Creazione di una Dashboard pubblica e report automatici
Abbiamo implementato una dashboard cliente, dove era possibile monitorare l’avanzamento del progetto. Questo ha permesso di mantenere il cliente aggiornato costantemente, riducendo le revisioni all’ultimo momento.
Azioni:
- Configurazione di una dashboard cliente su ClickUp per mostrare le milestone raggiunte e le scadenze future.
- Implementazione di report settimanali automatici, inviati sia al cliente che al team per mantenere tutti allineati sugli avanzamenti.
5. Miglioramento della gestione del tempo
Abbiamo integrato il monitoraggio del carico di lavoro all’interno di ClickUp, utilizzando la funzione Workload per visualizzare il numero di task assegnati a ciascun membro del team e le ore di lavoro previste. Questo ha permesso di evitare sovraccarichi di lavoro.
Azioni:
- Configurazione della funzione Workload per monitorare in tempo reale il carico di lavoro di ogni membro del team.
- Revisione settimanale del carico di lavoro per ridistribuire i task in modo equilibrato.
- Sessioni di formazione con me sul Time Management, come evitare distrazioni, procrastinazione, imparare a dire anche dei no.
6. Miglioramento della comunicazione e gestione del Team
La mancanza di comunicazione fluida tra i team era un problema critico. Abbiamo implementato un sistema di riunioni settimanali con una struttura precisa per allineare tutti sui progetti e definire le priorità.
Azioni:
- Pianificazione di riunioni settimanali con aggiornamenti strutturati su progetti e scadenze.
- Creazione di report del venerdì in cui ogni membro del team invia aggiornamenti sullo stato dei task.
7. Sessioni di formazione per il Team su ClickUp
Infine, abbiamo organizzato una serie di sessioni di formazione per il team, per garantire che tutti fossero allineati sull’uso avanzato di ClickUp e sull’importanza di aggiornare regolarmente i progetti.
Azioni:
- Formazione del team su come usare le automazioni, aggiornare i task e sfruttare la dashboard per monitorare i progetti in modo autonomo.
Risultati Ottenuti
Dopo l’implementazione del piano d’azione, B-Social ha visto significativi miglioramenti nei propri processi interni:
- Riduzione dei colli di bottiglia: Grazie alla distribuzione delle approvazioni, i progetti sono proseguiti in modo più fluido, senza attendere continuamente l’approvazione del CEO.
- Migliore gestione del carico di lavoro: Il team ha potuto monitorare in modo più efficace il carico di lavoro e prevenire situazioni di sovraccarico.
- Aumento dell’efficienza in ClickUp: Le automazioni hanno ridotto il tempo speso in attività manuali e migliorato l’aggiornamento dei progetti, mentre la dashboard ha reso più trasparente lo stato di avanzamento per tutto il team.
- Maggiore soddisfazione dei clienti: Grazie alla dashboard dedicata e agli aggiornamenti regolari, i clienti hanno avuto maggiore visibilità sui progetti, riducendo il numero di revisioni e modifiche dell’ultimo minuto.
Conclusione
L’ottimizzazione dei processi e l’uso avanzato di ClickUp ha permesso a B-Social di risolvere molte delle inefficienze che rallentavano la crescita dell’agenzia. Con un team più autonomo e una migliore gestione del tempo e delle risorse, il CEO può ora concentrarsi sulla crescita del business, sapendo che i processi interni sono ben strutturati e gestiti in modo efficace.
Se anche la tua azienda sta affrontando sfide simili e vuoi scoprire come ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza, contattaci per una consulenza personalizzata.
Sono Floriana e aiuto le PMI e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
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