Un imprenditore mi ha raccontato che durante un breve ricovero ospedaliero, del tutto imprevisto, la sua azienda si era fermata su questioni che, con il senno di poi, non avrebbero dovuto richiedere il suo intervento diretto. Un fornitore aveva chiesto una conferma su una consegna, un cliente aveva sollevato un dubbio su una scadenza, e nessuno del team si era sentito autorizzato a rispondere senza il suo via libera. Quando è tornato in ufficio dopo pochi giorni, si è trovato davanti a una pila di piccole decisioni rimaste sospese, nessuna delle quali era davvero complessa, ma tutte erano rimaste ferme in sua assenza.
Non era la prima volta che gli succedeva qualcosa di simile, ma era la prima volta in cui l’assenza non era stata programmata, e quindi non aveva potuto avvisare nessuno in anticipo. Da lì è partita una riflessione che vale la pena fare anche senza dover aspettare un imprevisto, cioè cosa succede davvero in azienda quando chi normalmente decide non è raggiungibile, per qualsiasi motivo.
Perché il vuoto decisionale si nota solo quando è già un problema
Nella maggior parte delle aziende, il fatto che tutto passi da una sola persona non viene percepito come un rischio finché quella persona è sempre presente. Il problema diventa visibile solo nel momento in cui quella presenza viene a mancare, che sia per una vacanza, un imprevisto di salute, o semplicemente un giorno particolarmente pieno di impegni esterni.
In quei momenti, il team si trova davanti a una scelta scomoda, decidere da solo, rischiando di sbagliare o di scontentare chi di solito decide, oppure aspettare che la persona torni disponibile, accumulando ritardo su questioni che magari avrebbero potuto essere risolte in pochi minuti. Quasi sempre prevale la seconda opzione, non per pigrizia, ma perché nessuno ha mai detto chiaramente quali decisioni si possono prendere in autonomia e quali no.
I diversi tipi di assenza, e cosa richiede ciascuno
Non tutte le assenze hanno lo stesso impatto, ed è utile distinguerle per capire cosa prevedere in anticipo.
| Tipo di assenza | Cosa succede oggi senza un accordo | Cosa serve prevedere |
| Ferie o malattia breve | Le decisioni minori si accumulano, quelle urgenti vengono rimandate o gestite male | Un elenco di decisioni che possono aspettare e quali no |
| Viaggio di lavoro prolungato | Chi resta in azienda tende a chiedere conferma anche su questioni di routine | Una soglia chiara su cosa può essere deciso senza attendere il ritorno |
| Assenza improvvisa e non programmata | Il team si blocca su tutto ciò che non rientra nella normale routine | Un responsabile temporaneo con un perimetro di decisione definito in anticipo |
La differenza più importante tra questi casi non è la durata dell’assenza, ma quanto essa sia stata prevista. Un’assenza programmata, come una vacanza, lascia il tempo di organizzare in anticipo chi si occupa di cosa. Un’assenza improvvisa, come un imprevisto di salute, non lascia questo margine, ed è proprio per questo che il criterio su chi decide cosa andrebbe definito prima che serva davvero, non nel momento dell’emergenza.
Cosa serve preparare prima che l’assenza accada
Il primo elemento utile è un elenco, anche breve, delle decisioni che si presentano più spesso nella gestione quotidiana dell’azienda, con accanto l’indicazione se possono essere prese da qualcun altro del team senza attendere il ritorno di chi normalmente decide, oppure se richiedono davvero quella persona specifica. Spesso, quando questo esercizio viene fatto con calma, emerge che la grande maggioranza delle decisioni quotidiane potrebbe essere gestita da altri, e solo una piccola parte richiede davvero l’intervento di chi guida l’azienda.
Il secondo elemento è individuare, per ogni area dell’azienda, una persona che possa fare da punto di riferimento in caso di assenza, non necessariamente per prendere decisioni al posto del titolare, ma almeno per raccogliere le richieste e distinguere quelle che possono aspettare da quelle che richiedono una risposta rapida. Anche solo questo filtro riduce enormemente la sensazione di blocco che si crea quando nessuno sa a chi rivolgersi.
Il terzo elemento, spesso il più trascurato, è comunicare questo accordo al team prima che serva, non nel momento in cui l’assenza si verifica. Se le persone sanno già, in anticipo, a chi rivolgersi per un certo tipo di richiesta durante un’assenza, la transizione avviene in modo naturale. Se invece lo scoprono solo quando il problema si presenta, il rischio è che nessuno si senta davvero autorizzato ad agire, e la richiesta resti comunque in sospeso.
Un’azione concreta per questa settimana
Pensa alla tua ultima assenza dall’azienda, anche breve, e prova a ricordare quali richieste sono rimaste in sospeso fino al tuo ritorno. Per ciascuna di queste, chiediti se davvero richiedeva il tuo intervento personale, o se qualcun altro nel team avrebbe potuto gestirla con un minimo di indicazione in più. Se la risposta è che la maggior parte avrebbe potuto essere gestita da altri, hai già individuato dove costruire un primo accordo su chi decide cosa in tua assenza.
Domande frequenti sul vuoto decisionale in azienda
Perché l’azienda si blocca quando il titolare è assente anche solo per pochi giorni? Perché nella maggior parte dei casi non esiste un accordo esplicito su quali decisioni il team può prendere in autonomia e quali richiedono davvero l’intervento del titolare, e in assenza di questo criterio la scelta più sicura per chi lavora è aspettare, anche quando la decisione sarebbe stata semplice da prendere.
Come si prepara l’azienda a un’assenza improvvisa e non programmata? Si parte identificando le decisioni più frequenti nella gestione quotidiana e stabilendo in anticipo quali possono essere prese da altri membri del team. È utile anche individuare un punto di riferimento per ogni area dell’azienda, capace di raccogliere le richieste e distinguere quelle urgenti da quelle che possono attendere.
Qual è la differenza tra un’assenza programmata e una improvvisa dal punto di vista organizzativo? Un’assenza programmata lascia il tempo di organizzare in anticipo la gestione delle decisioni, mentre un’assenza improvvisa richiede che questo accordo esista già prima che l’imprevisto si verifichi, perché non c’è margine per prepararlo quando è già in corso.
La mappa delle decisioni — quiz gratuito di autodiagnosi in 10 domande.
Ti restituisce uno dei tre profili più comuni negli imprenditori in questa fase, con indicazioni su dove intervenire per primo.
Sono Floriana consulente di strutturazione organizzativa e change management per PMI in crescita.
Dal 2017 affianco titolari e team nella costruzione di un metodo di lavoro che funziona anche senza la loro presenza costante — partendo dai processi, non dagli strumenti.
Ho lavorato con aziende di engineering, manifatturiero su commessa, agenzie strutturate e aziende di servizi.
Se ti sei riconosciuto in quello che hai letto, possiamo partire da una conversazione.
