Ormai dal 2017 lavoro al fianco di professionisti digitali, coach, web designers, agenzie di comunicazione per assisterli in attività legate alla promozione online e alla marketing automation, ma prima di dedicarmi allo studio dei processi operativi che supportano ogni business, la delega consisteva nell’elencare una serie di tasks, senza direttive precise, e portarli a termine.
Questo approccio mi ha permesso di conoscere i “limiti” della delega. Non basta fare un’elenco di attività e aspettarsi che qualcun altro se ne prenda carico, se non si è stati chiari nelle direttive e nei risultati attesi. E’ da qui che lo studio e la creazione delle S.O.P. (Standard Operating Procedures) ha trovato in me terreno fertile e un modus operandi per delegare senza traumi, senza stress, con solo un piccolo impegno iniziale da parte dell’imprenditore o imprenditrice che ha scelto di collaborare con me.
Se ti stai chiedendo cos’è una S.O.P. allora ti consiglio come primo step di leggere questo articolo e di tornare qui, perché, secondo la mia esperienza, alla base di una buona delega non ci sono solo le S.O.P., ma anche la scelta di strumenti giusti che ti consentiranno di organizzare le varie attività al meglio.
Come utilizzare le S.O.P. per delegare
Perché una buona delega parte dalla stesura delle S.O.P.? Innanzitutto, significa che devi spiegare come svolgere un’attività solo una volta, perché una volta creata, chiunque può accedervi, leggere il documento e/o guardare il video e iniziare quell’attività.
In secondo luogo, ti aiuta a conservare una conoscenza istituzionale. Se la persona a cui stai delegando dovesse mai andarsene, hai ancora tutta la documentazione di cui hai bisogno affinché qualcun altro entri al suo posto e riprenda da dove si era interrotto il flusso.
Infine, creando procedure standard, eliminerai qualsiasi botta e risposta nel processo di delega e tutti quei chilometri di email, perché se la S.O.P. è ben realizzata, la tua Business Manager avrà tutte le informazioni di cui ha bisogno proprio lì.
Per creare una decente S.O.P. non è che devi scrivere ogni minimo dettaglio dell’attività, l’importante è far capire il processo, in quali errori non incappare e a quale risultato bisogna arrivare. A volte, quando sei abituato a fare qualcosa, dimentichi alcuni dettagli a chi viene affidato il lavoro. Ecco perché nel template della S.O.P. che fornisco ai miei clienti in fase di onboarding, ho aggiunto 4 sezioni:
1. La visione
2. La lista delle risorse
3. Gli obiettivi da raggiungere
4. Il processo
La Visione del Task
In questa sezione, descrivi cosa vorresti ottenere con l’attività da svolgere.
Preferisco che questa sezione sia un elenco e che risponda a queste domande:
• Cosa vuoi fare?
• Cosa deve comprendere il task affinché lo reputi “completato”?
• Perché è necessario che sia completato?
• Quando dovrebbero iniziare?
• Quali sono le pietre miliari dell’attività?
• Quando hai bisogno che finisca?
• Qual è la posta in gioco se tutto va bene? O male?
• Mostra un esempio di “task completato” attraverso uno screenshot, un’immagine o un video.
La lista delle risorse
Riguarda tutto ciò che mi servirà per completare il compito e non si tratta solo di tool, ma anche testi ricorrenti, password, template che già utilizzi.
Il risultato finale
Nella visione abbiamo parlato di come dovrebbe apparire il task una volta che è stato completato, qui invece ti chiedo di indicarmi a cosa servirà questo task, quali obiettivi intendi raggiungere. Facciamo l’esempio della delega della stesura di un articolo del blog. Un conto è pubblicarlo con l’intento di generare sempre nuovo contenuto e informare il proprio pubblico, un altro è se l’articolo serve per migliorare la SEO del sito. Il risultato finale in apparenza potrà sembrare lo stesso, ma i compiti da svolgere saranno diversi perché lo scopo è diverso.
Inoltre, in questa fase è importante indicare quali sono i tuoi criteri di accettazione per questo lavoro, cosa non deve mancare per la buona riuscita dell’attività.
Il processo
Una S.O.P. è in effetti la stesura di un processo per svolgere un task. Quindi se hai già completato le prime tre sezioni sei a metà strada. Ti basterà fare un recap delle attività da fare per completare il compito, informare la Business Manager su eventuali trappole, trucchetti che hai già sperimentato, se vuoi puoi fare un video tutorial registrando lo schermo del tuo pc. Farlo con Loom è molto semplice ed è gratuito.
Infine, condividi tutto questo con il tuo team.
Scarica il Template "Procedure S.O.P." e crea le tue prime procedure
Il template già pronto all’uso e collaudato per la realizzazione delle tue prime procedure standard.
Una Libreria S.O.P. con una Master S.O.P. e le linee guida per la creazione delle S.O.P.
Usare un solo Project Management Tool per organizzare il lavoro
Una parte essenziale della delega è garantire che tu e il tuo team siate sempre sulla stessa pagina. Le S.O.P. sono un ottimo primo passo, ma per lavorare insieme è imperativo usare uno strumento di gestione progetti, ovvero un Project Management Tool, che ti permetta di organizzare il lavoro e condividerlo con altri.
Come già sai io utilizzo sia Asana che ClickUp, che per me sono entrambi validi. Ovviamente ne scelgo solo uno per cliente in base alla sua predisposizione e alle attività da svolgere.
Uno strumento come quello appena citato non è una semplice “to-do list”, non va indicata la lista di cose da fare, quanto piuttosto di organizzare e pianificare dei progetti sui quali si possa lavorare in due e dove tutti i passaggi siano chiari a entrambi. Per fare questo, preferisco fare una call iniziale di 1h mostrando ai miei clienti come si usa il PMT e come organizzeremo il tutto.
Avere fiducia e lasciarsi andare
Gli imprenditori e le imprenditrici possono avere difficoltà a lasciarsi andare. La tua attività è come un figlio, hai impiegato tempo e passione per generarlo, vederlo crescere e non puoi affidarlo al primo che passa.
Imparare a fidarsi degli altri è anche questo un processo, quindi va bene non delegare tutto in una volta, ma provare a fare un primo passo con una prova di un mese, durante il quale si testa anche l’affinità con l’altra persona. Ricorda, anche se hai scelto di lavorare con quel professionista è perchè ha le competenze giuste e conosce anche come svolgere quel lavoro più velocemente di come lo faresti tu.
Spesso la svolta sta proprio nel fidarsi!
Sono Floriana e aiuto i piccoli business e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
