5 approcci per strutturare l’efficienza operativa per la tua agenzia o azienda
L’efficienza operativa è la capacità di un’azienda o un’attività di ridurre il più possibile gli sprechi di tempo, fatica e materiali, pur continuando a produrre un servizio o un prodotto di alta qualità.
In genere si ottiene semplificando in modo conveniente le operazioni di base di un’azienda, eliminando processi e sprechi ridondanti. In pratica, ci fa capire quanto sia importante concentrarsi sull’utilizzo delle risorse che abbiamo a disposizione e come meglio utilizzarle.
Quando si tratta di scalare un business online, è necessario valutare infinite possibili strategie per capire quale sia la soluzione migliore per strutturare la propria attività e massimizzare l’efficienza operativa.
Puoi delegare le tue attività assumendo un’assistente virtuale, automatizzare i flussi di lavoro, sistematizzare la tua attività, strutturare un perfetto onboarding clienti per un lasso di tempo specifico, analizzare i dati e le prestazioni, e così via. E diventa complicato mettere tutto questo in piedi, specie quando dai retta alle scorciatoie che i guru del momento ti consigliano di seguire per accelerare il processo.
Partiamo dall’efficienza operativa
Quello che spesso non ti dicono è che più modifichi i tuoi sistemi, più influirà sulla tua crescita, e, di conseguenza, sul tuo lavoro e sui tuoi clienti.
Ma prima di andare troppo avanti, diamo un’occhiata al motivo per cui vorresti raggiungere un’efficienza operativa per il tuo business:
- Ti senti pronto/a per assumere altri membri del team o il primo
- Hai già una squadra di lavoro
- Hai raggiunto il livello massimo dei clienti da gestire
- La tua squadra è al limite possibile di produttività
Qualunque sia la fase in cui ti trovi nella tua attività, hai bisogno di una struttura che promuova i sistemi, ma anche l’efficienza nella tua azienda.
Invece di costruire sistemi che duravano sul lungo termine, ho visto diverse agenzie e aziende che adottavano sistemi organizzativi che non migliorano la loro efficienza, semmai li confondevano ancora di più. Per questo motivo è necessario fare molta attenzione proprio in questa fase.
L’efficienza operativa funziona se si guarda al lungo termine.
Quando si lavora con un consulente alla sistemazione dei processi interni e dei flussi di lavoro, l’errore più comune è quello di non illustrargli anche il quadro più ampio. Molto spesso è proprio il titolare dell’attività che non ha ben chiaro in mente l’obiettivo della propria attività a lungo termine. In effetti, non tutti considerano che, una volta creato un sistema, esso funziona per un periodo di tempo, dopodiché va ampliato, va nutrito; perciò, ci si potrebbe sentire più confusi di prima sul completamento di tutto il ciclo di lavoro e sulla condivisione con altri collaboratori.
Per questo motivo, oltre ad una strutturazione dei sistemi aziendali, c’è bisogno di lavorare sull’efficienza operativa della tua azienda.
Molti sistemi vengono abbandonati una volta stabiliti e finiscono per raccogliere polvere sulle scrivanie dei titolari. Le grandi aziende sono famose per questo. Perché questo accade? Perché c’è una lacuna nel completare il ciclo e costruirlo su solide fondamenta. Ci sarà un momento durante il periodo di implementazione in cui i collaboratori avranno un piede nei processi passati e un piede nei nuovi processi. Vi sembrerà che le cose non funzionino, ma in realtà questo è il vero punto di rottura: se riesci a superarlo, allora raggiungerai una buona efficienza operativa.
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Ecco 5 approcci per strutturare l’efficienza operativa per la tua agenzia o azienda.
Step 1: la visione dell’efficienza
Uno dei fondamenti più noti che portano all’efficienza operativa sono i sistemi. I sistemi non sono solo una soluzione rapida ad un tuo problema immediato. I sistemi fatti bene sono uno stile di vita e una questione di mindset.
Gettare le basi instaurando un mindset verso la creazione di sistemi aziendali limiterà la ricaduta nelle passate abitudini.
Molte persone SANNO cosa devono o possono fare per ampliare la propria attività, ma il mio consiglio è di mettere per iscritto su un foglio di carta:
- Quali sono gli obiettivi primari per cui vuoi avere un business efficiente?
- Cosa speri di raggiungere sistemando tutte le operazioni di back-end della tua attività in maniera efficiente?
- Vai alla radice di queste domande. Sviluppa le tue risposte. Costruisci la tua visione e fai chiarezza. Perché se tu non acquisisci prima di tutto chiarezza, sarà difficile trasmettere tutto questo al tuo team
- Hai una tabella di marcia strategica che si collega alla tua visione?
Durante alcune call conoscitive con potenziali clienti, mi è capitato di chiedere a chi si rivolgesse quel servizio o se avevano in azienda una roadmap strategica. In tanti mi hanno risposto di no, perché era limitante. Il problema però è che in questo modo si rischia di partire per un lungo viaggio e di rimanere senza rifornimenti, perché non si sa dove si sta andando e non si tiene conto di possibili imprevisti. Negli affari, se non ti prendi il tempo per delineare e pianificare per i tuoi sistemi che funzionano per te per almeno un periodo di 3 anni, verrai poi travolto da colli di bottiglia, soluzioni alternative e, ancora peggio, perdita di denaro. Una roadmap strategica raccoglie tutti questi rischi, considerando anche le possibili deviazioni in modo efficiente.
Step 2: le Best Practices
I colli di bottiglia nascono quando non ci sono Best Practices in atto.
Quando manca chiarezza, specie nel tuo team, hai ucciso l’efficienza e la produttività; infatti, se tutte le decisioni vengono rinviate a te, potresti finire per diventare tu il vero collo di bottiglia per fornire soluzioni.
Facciamo un esempio con un concetto standard che tutte le aziende dovrebbero avere: la politica di rimborso.
Molte aziende proteggono inserendo nel contratto la clausola relativa ai rimborsi. E sì, questo è vero, ma sei sicuro che i tuoi clienti leggano tutto il contratto fino alla fine e non ribattano mai sulla questione?
Inoltre, il tuo team sa cosa deve fare in caso di richiesta di rimborso e come trattare con i clienti caso per caso? Quanti disguidi potrebbero nascere per una mancanza di chiarezza sulle best practices?
Di recente una mia cliente ha venduto alcuni corsi online a rate, quindi i suoi clienti pagano mese per mese. Uno di questi ha chiesto di essere rimborsato dopo 3 giorni, visto che c’era il diritto di recesso entro i 30 giorni. La mia cliente non ha concesso il rimborso, il suo cliente era confuso sul rifiuto e il suo team non sapeva che spiegazioni dare e non è riuscito a trovare la documentazione attestante la mancanza di rimborso.
Queste cose accadono di continuo, credimi. Avere chiari e condivisi con il team delle buone pratiche e linee guida aiutano ad evitare confusione e disguidi. Per questo sarebbe cosa buona e giusta pubblicarle sul proprio sito, mettere in evidenza al cliente a cosa va incontro e condividere delle S.O.P. con il team su cosa fare.
Step 3: definizioni dei ruoli
Man mano che la tua attività cresce è importante delineare e definire chiaramente i ruoli di ognuno.
Hai iniziato a delegare una serie di cose ad un’assistente virtuale, ok, ma cosa stai delegando esattamente? Stai delegando un compito o una responsabilità?
Definire dei ruoli chiari nell’azienda può favorirne la crescita o causare una tempesta.
Certo, quando hai iniziato la tua attività, indossavi tu tutti i cappelli: il CEO, il commerciale, il marketer, l’assistente, il contabile, ecc. Non solo svolgevi compiti diversi, ma anche responsabilità. Ogni “cappello”, sebbene abbia compiti specifici, porta anche una conoscenza specifica che questo ruolo gestisce.
La delega richiede pianificazione e quando deleghi un compito, dovresti anche delegare la conoscenza e la responsabilità legate a quel compito.
Assumere richiede un forte stress e spesso non si sa nemmeno quale potrebbe essere la figura adatta che possa aiutarci a liberare un po’ del nostro tempo. Bisogna innanzitutto chiarire il ruolo da inserire nella squadra e poi costruire un profilo del lavoro che andrà a svolgere.
Pianificare in anticipo ti farà risparmiare tempo, risorse ed energia. Una volta che sai chi stai cercando, puoi anche prepararti per l’onboarding nel tuo team.
Step 4: trovare la giusta concentrazione
Per chi lavora sui social media, distrarsi è un attimo. Succede anche a me durante ricerche e pubblicazioni dei post. Queste distrazioni hanno varia durata e, sommandole, possono avere un bell’impatto sulla produttività.
Quindi, come possiamo liberarci da distrazioni e rimanere concentrato sul lavoro?
Ecco alcuni modi per farlo.
Stabilisci quando sei in modalità “non disturbare” e fallo sapere anche all’interno del team,in più chiedi ai membri del team di dedicare periodi di tempo programmati per concentrarsi su un lavoro significativo, questo consentirà di svolgere il lavoro più velocemente, con meno distrazioni, lasciando tutti soddisfatti. È anche un concetto che, se applicato correttamente, non solo aumenterà l’efficienza, ma anche lo spirito e il morale della squadra.
Non sempre lavorare di più significa essere più produttivi, anzi per alcune culture del nord Europa è l’opposto: più lavori meno sei efficiente, perché non hai portato a termine il lavoro nel periodo stabilito.
Step 5: misurare i progressi
Fare un controllo settimanale con il tuo team ti permette di avere una chiara visione di come stanno andando le cose e a che punto siete, inoltre fornisce lo spunto per discutere di eventuali sfide, celebrare le vittorie e capire come migliorare i processi. Il tuo team è sul campo ogni giorno per eseguire le operazioni quotidiane e sono i principali attori quando si tratta di processi ed efficienza aziendali.
A seconda delle dinamiche della tua agenzia o azienda, i check-in possono essere giornalieri o settimanali. Tieni presente che per promuovere l’efficienza operativa della squadra, le riunioni stesse dovrebbero essere strutturate per concentrarsi sugli obiettivi principali.
Chiedi agli organizzatori della riunione di preparare una lista degli argomenti del giorno.
Qualcuno dovrebbe sempre prendere nota durante le riunioni e i compiti devono essere sempre assegnati. Richiedi date di follow-up e pianificatele immediatamente in modo che tutte le parti coinvolte abbiano chiarezza dei risultati.
La tua prossima mossa
L’efficienza operativa non deve essere una lotta. Può essere raggiunta se c’è chiarezza tra produttività (fare di più con meno) ed efficienza (fare le cose giuste con il minor spreco di tempo ed energia), ti aiuterà a scegliere l’approccio giusto che sia in linea con il modo in cui vorresti strutturare la tua azienda.
Quando dovresti iniziare a strutturare per l’efficienza operativa?
Non aspettare per iniziare. Prenota ora una Discovery Call per capire insieme quali sono i tuoi colli i bottiglia e da dove partire per organizzare il lavoro con il tuo team o creare i sistemi per la tua azienda o agenzia.
Sono Floriana e aiuto le PMI e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
