Organizza il tuo evento con un sistema che funziona — senza correre, dimenticare cose o stressarti all’ultimo minuto
Audit, flussi di lavoro e gestione su misura per agenzie e professionisti che organizzano eventi, fiere, workshop e webinar, costruiti su ClickUp in 4 settimane
Ogni evento va bene, ma dietro le quinte è sempre una corsa?
Molte agenzie che lavorano su eventi, formazione o fiere affrontano gli stessi problemi:
ogni progetto viene gestito “a modo suo”;
le informazioni sono sparse tra mail, Drive, Excel e WhatsApp;
il titolare o PM è coinvolto in tutto, perché non c’è un sistema condiviso;
il team lavora… ma senza una vera regia operativa.
🎯 Risultato? Stress, errori, perdita di tempo, difficoltà a scalare.
COME FUNZIONA, MATERIALI E RISORSE CHE USEREMO
In cosa consiste il percorso insieme
Organizzare il tuo Business con me è un’esperienza, perchè si tratta di creare dei sistemi che ti aiuteranno sul lungo periodo. L’obiettivo infatti, non è imparare ad usare uno strumento, quanto integrare un sistema con la tua attività, in modo da permetterti di lavorare in modo efficiente e iniziare a gestire processi e flussi di lavoro.
Compila il questionario
Come prima cosa, è importante che tu compili il questionario e descriva lo stato attuale, quali sono le tue necessità. A seguito della compilazione del questionario, organizzeremo una call conoscitiva per capire se ci sono tutti i presupposti per lavorare insieme.
Analisi e mappatura dei processi di gestione eventi
Indaghiamo il tuo flusso di lavoro attuale, individuiamo: attività ricorrenti nei tuoi eventi (workshop, corsi, fiere), colli di bottiglia organizzativi, problemi nella gestione collaboratori o fornitori, mancanza di visione complessiva. Ti restituisco una mappa visiva del tuo processo, semplice e su misura.
Set-up personalizzato su ClickUp
Niente template generici: costruiamo insieme uno spazio operativo che rifletta esattamente come lavori tu. Progetti, fasi e viste organizzate per ogni tipo di evento. Task e checklist automatiche per le attività ricorrenti. Sistema semplice per delegare e monitorare chi fa cosa e quando.
Pianificazione avanzata con visuale Gantt
Attiviamo una vista Gantt su ClickUp per: visualizzare tutti gli eventi in programma, gestire carichi di lavoro e scadenze senza ansia, anticipare sovrapposizioni o imprevisti. ✅ Uno strumento visivo per event planner professionali che vogliono avere il pieno controllo del calendario eventi.
Il risultato?
Hai finalmente un sistema chiaro che ti supporta, non ti appesantisce. Puoi delegare in modo efficace, anche se hai un piccolo team. Gestisci ogni fase con lucidità, senza più Excel infiniti o post-it ovunque. Ti rimane tempo mentale e pratico da dedicare ai tuoi clienti (e anche a te).
Quali risultati raggiungerai
- Hai un sistema unico e centralizzato per clienti, fornitori, task, materiali e scadenze
- Ogni evento parte da una base solida e replicabile
- Più tempo per concentrarti su creatività e vendite, meno tempo perso nel caos
- Maggiore controllo su budget, fornitori e comunicazioni
- Hai una dashboard visiva con scadenze, carichi di lavoro e avanzamento progetti
- Il team sa cosa fare, dove trovare le info e come aggiornare lo stato dei lavori
- Riduci riunioni inutili e messaggi dispersivi
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Introduzione Alice è una wedding planner specializzata nell’organizzazione di destination weddings in Toscana e Umbria, con una ditta individuale attiva da oltre …
“Dopo aver lavorato con Floriana ho un sistema chiaro e strutturato. ClickUp mi segue in tutto, dalle prime call con i clienti alla consegna del matrimonio. Ho un planner visivo per ogni evento e riesco anche a programmare con anticipo!”
Alice – Wedding Planner
“Fin da subito Floriana ha saputo comprendere le esigenze del Team e individuare le soluzioni più efficaci per ottimizzare l’utilizzo della piattaforma, rendendola unos trumento veramente utile per tutti”
Paolo – Azienda di formazione
Cosa include il percorso
- 1 call conoscitiva di 1h durante la quale mi illustri le difficoltà che incontri nella tua organizzazione lavorativa.
- 1.Audit iniziale (settimana 1) con analisi dei processi, strumenti attuali e criticità - 2. Setup flussi e planner eventi (settimana 2-3): Costruzione del sistema personalizzato su ClickUp, con template e task automatizzati - 3. Formazione e test (settimana 4): Training per te e il team, affinamento e consegna del sistema - 4.Follow-up a 30 giorni: Controllo e ottimizzazione per evitare intoppi
- Ricevi 📌 Mappatura processi di gestione eventi 🛠️ Set-up personalizzato di ClickUp per eventi 📆 Visuale Gantt per la pianificazione avanzata + 🎓 Formazione 1:1 pratica e concreta
- ❌Cosa NON facciamo (e perché): ❌ Non ti insegno automazioni complesse. ❌ Non ti lascio solo con un file. 👉 Lavoriamo fianco a fianco, con un approccio umano e concreto.
- Durata e Modalità ⏳ Durata: 8–12 settimane 📅 Incontri cadenzati + follow-up 👥 Supporto 1:1 personalizzato
Chi sono
Mi chiamo Floriana e da oltre 10 anni aiuto professioniste e aziende a organizzare il proprio lavoro con strumenti pratici e strategie su misura.
Sono una Project Manager freelance e ho già aiutato agenzie di comunicazione, di organizzazione eventi, aziende di formazione a fare ordine, risparmiare tempo e lavorare meglio.
Se vuoi smettere di rincorrere eventi caotici e iniziare a organizzare con un sistema che funziona,
prenota ora la tua consulenza gratuita di valutazione e scopri come posso aiutarti.
Per chi è pensato questo percorso?
Questo servizio fa per te se
- Organizzi eventi, matrimoni, corsi o fiere e vuoi lavorare con più metodo e meno fatica
- Hai collaboratori (anche saltuari) e vuoi una comunicazione più chiara
- Sei stanc@ di rifare le stesse checklist da zero ogni volta
- Hai bisogno di un sistema che unisca organizzazione, visione d’insieme e praticità
Questo servizio NON fa per te se
- Non credi nella pianificazione delle attività e fai tutto al momento
- Pensi di riuscire a mantenere il controllo su ogni cosa perchè come fai tu le cose, non saprà mai farle nessuno
- La tua attuale gestioen tra post-it e Excel va più che bene
- Non ti interessa investire per creare dei sistemi che ti aiuteranno a far crescere il tuo business
Domande frequenti
PRIMA DI FARMI UNA DOMANDA, LEGGI SE TRA QUESTE C’E’ GIA’ QUALCHE RISPOSTA
E’ super facile! Io stessa sono passata da Asana a ClickUp.
Si, assolutamente. Il percorso che faremo insieme è pensato proprio per chi ha un Team di collaboratori.
Si, mi occuperò io del set-up iniziale e della costruzione di ClickUp su misura del tuo Business.
Ti consiglio di fare estrema chiarezza su cosa vuoi analizzare durante la sessione insieme. Mi piace dare ai miei clienti esattamente ciò di cui hanno bisogno e desiderano, quindi è necessario che tu mi indichi nel questionario un elenco di 1-2 aspetti su cui concentrarsi. — Sarà mia premura richiedertelo, prima di prenotare la prima sessione insieme.
Questo percorso non si concentra solo sull’utilizzo di uno strumento, quanto di creare un metodo di lavoro per te e i tuoi collaboratori, in linea con le vostre esigenze. Lavoreremo tanto anche sul mindset!
Sentiti libero di scrivermi alla mail ciao@florianaromano.com e illustrarmi i tuoi dubbi. In tutta onestà potrò dirti se questo servizio fa per te oppure no.