Dal caos all’organizzazione: strutturo la tua azienda con processi, procedure e automazioni.
Se ogni progetto sembra un’emergenza, se gestire il lavoro è diventato più faticoso che farlo, se ti chiedi ogni settimana “ma da dove ricomincio?”… questo è il percorso per te.
Organizzare la propria azienda non è solo una questione di efficienza: è una scelta strategica per crescere, delegare con fiducia e costruire un sistema che funziona anche senza di te.
Con questo servizio ti accompagno in un percorso su misura per sviluppare processi aziendali solidi, strutturare strumenti di lavoro e creare una gestione più consapevole e produttiva. Organizza la tua attività è un affiancamento pratico e strategico in 3 mesi per costruire, insieme, il tuo sistema di gestione del lavoro.
Ti riconosci in queste situazioni?
I tuoi progetti procedono a rilento, con continui intoppi e ritardi?
Il tuo team è sempre in affanno, sommerso da richieste, email e attività sparse?
Ogni decisione richiede troppe riunioni e la comunicazione interna è frammentata?
Ti sei affidato a strumenti di gestione, ma invece di semplificare il lavoro, lo hanno complicato?
Delegare è difficile, perché i processi non sono mai stati messi nero su bianco.
Se anche solo una di queste situazioni ti suona familiare, sappi che il problema non è solo quale tool usi. Il vero problema è l’assenza di processi chiari e ottimizzati.
Perché ottimizzare i processi prima di scegliere un tool?
Un tool di gestione, per quanto avanzato, non può risolvere problemi di organizzazione se prima non esiste un sistema chiaro e strutturato. Un processo aziendale è l’insieme delle attività che portano da un punto A a un punto B nel modo più efficace possibile. Se il processo è confuso, anche il miglior software diventerà solo un contenitore di caos.
Prima si costruisce il processo, poi si sceglie il tool.
Altrimenti, rischi di implementare uno strumento che non funziona o che complica ulteriormente il lavoro.
Lascia che ti parli di “Organizza la tua attività”
Un percorso intensivo che ti permetterà di fare chiarezza, cambiare il modo in cui approcci ai progetti, imparare a delegare le attività ai tuoi collaboratori, partendo dalla creazione di processi, flussi di lavoro e sistemi che ti aiuteranno a lavorare meglio, non di più!
QUALI OBIETTIVI POTREMO RAGGIUNGERE INSIEME?
Cosa facciamo insieme
Creazione di sistemi
I sistemi riguardano tutte quelle attività, coinvolte in un processo, che sono ripetibili. Molto spesso sono ottimizzati con tool o automazioni. Sulla base delle tue esigenze, valuteremo quali sistemi possono fare al caso tuo, e imposterò tutte le azioni che ti aiuteranno a lavorare meglio, in questo modo potrai risparmiare tempo e poter intervenire tu stessa, grazie ai miei tutorial di approfondimento, con modifiche appropriate, ogni volta che lo riterrai opportuno o ne avrai bisogno!
Audit iniziale per analizzare l’organizzazione attuale
Mi racconterai il tuo modo di lavorare attuale, le frizioni, i tool che utilizzi e le priorità.
Mappatura dei processi aziendali
Creeremo la mappa dei tuoi processi step-by-step, così saprai di quali sistemi avrai bisogno e quali dovranno essere parte del tuo processo operativo.
Ottimizzazione dei flussi di lavoro
Definendo un organigramma aziendale, sarà più semplice gestire i progetti, chiarire ruoli e responsabilità del Team: chi fa cosa, con che strumenti e in quanto tempo.
Attivazione del CRM o del Project Management Tool
Possiamo partiamo dalla fase di vendita per impostare il tuo CRM, oppure lavorare al project management tool che ti aiuterà a gestire il lavoro nel breve-lungo termine. Così potremo gestire e completare progetti senza perderci i pezzi e delegare.
Automatizziamo
Ci sono tante attività ripetitive che possiamo rendere automatiche, anche solo mettendo in comunicazione tool diversi, usando strumenti come Zapier o Make/Integromat.
Sessioni di produttività
Sulla base del processo costruito, stanzieremo alcune call di project management e delega, così potrai capire insieme al tuo Team, come funziona lo spazio di lavoro organizzato e completare tutte le attività che ci siamo prefissati nel raggiungimento degli obiettivi.
Creazione delle Procedure
Le S.O.P. sono procedure operative standard, ovvero la descrizione passo passo di un’operazione. Sono molto utili da creare quando si devono svolgere azioni ripetitive a distanza di tempo e la nostra memoria vacilla.
Test e monitoraggio
Scegliamo i membri del Team responsabili del processo e idonei per la fase di Testing, per capire se il processo costruito presenta degli intoppo e se c’è bisogno di un’ulteriore ottimizzazione dei sistemi.
Formazione del Team
Condividiamo il processo con il tuo Team, in modo che ognuno sappia quali attività gli sono assegnate e come andranno eseguite, grazie alle S.O.P.
Gli step di lavoro previsti dal percorso
Ecco come si svolgeranno le sessioni
Prima mi parli di te...
La prima cosa che ti invito a fare è dirmi cosa fai e di cosa avresti bisogno, ovvero quali aspetti del tuo business vorresti ottimizzare, compilando il questionario che trovi qui. Puoi scegliere di focalizzarti su un progetto specifico o delle difficoltà organizzative e produttive che incontri nel tuo lavoro giornaliero.
Poi prenotiamo una call conoscitiva di 30 minuti
Una volta letto il questionario, ti invierò il link per la prima call conoscitiva gratuita e senza impegno, che ci servirà per capire se posso veramente aiutarti. Durante questi 30 minuti, potrai raccontarmi le tue frustrazioni e difficoltà e ti mostrerò chiaramente i prossimi passi insieme!
Audit Organizzativo – primo passo per riorganizzare la tua azienda
Allora, partiamo! Una volta completata la parte burocratica (contratto e pagamento), partiamo con l’Audit dei Processi: una fotografia chiara dei tuoi processi attuali: gestione attività, deleghe, comunicazioni e problemi.
Scegliamo il CRM o il PMT che fa per il tuo Business
Una volta raccolte le risposte, ricevi il tuo Audit Plan: un documento che riassume
- lo stato attuale dei processi (gestione attività, deleghe, comunicazioni, problemi attuali, obiettivi),
- le aree critiche da risolvere,
- le opportunità di miglioramento,
- quali strumenti potremo attivare, se un CRM, un Project Management Tool, come ClickUp.
Mettiamoci le mani
In questa fase imposterò gli strumenti necessari che ti aiuteranno a lavorare meglio.
Sulla base delle tue necessità, potremo partire dall’onboarding di nuovi clienti, oppure potresti aver bisogno di mettere ordine nel tuo team!
Sarò io ad occuparmi di tutto questo, grazie alle informazioni che mi avrai fornito durante l’analisi iniziale a l’Audit Plan!
Gestione progetti e delega
Dopo il set up e la costruzione degli ambienti di lavoro su misura per te, formerò il tuo Team con una sessione di 90 minuti, creeremo le procedure e ci occuperemo della delega delle attività verso i tuoi collaboratori. In questa fase riceverai da me gli strumenti per delegare meglio, ma anche come fissare nuovi abitudini con il mindset giusto!
Ti consiglio di fare molta chiarezza su quali aspetti del tuo lavoro ti fanno perdere di più la testa e con i quali vuoi partire, ma anche di spiegarmi bene com’è strutturato il tuo lavoro. Ad esempio, se hai bisogno di aiuto per gestire meglio i tuoi clienti, dovrai chiarirmi i diversi aspetti della tua offerta e dei risultati che ottieni attualmente!
Se, invece, avrai bisogno di una mappatura del flusso di lavoro con il tuo team, possiamo concentrare un’intera sessione o due solo su questo.
Ogni sessione sarà totalmente basata sulle tue esigenze e sull’obiettivo finale, perchè il percorso è costruito su misura del tuo Business.
Sono convinta che si possa fare tutto…un passo alla volta!
Tre aspetti principali sui quali l'organizzazione aziendale risulterà migliorata
Definizione processi
Il processo è l'insieme delle azioni che ci porta da un punto A a un punto B. Se queste azioni non sono chiare si generano dei colli di bottiglia. Il primo passo è proprio creare la mappa di quello che vogliamo venga fatto in agenzia...non quello che già facciamo!
Definizione organigramma
Riorganizziamo il tuo Team definendo ruoli e responsabilità, in sostanza "chi fa cosa". Organizziamo la delega delle attività alla scadenza e responsabilità. Posso supportarti nella definizione del processo di onboarding di nuovi membri.
Miglior comunicazione
Creeremo sistemi all'interno della tua azienda per raccogliere in un solo posto tutte le comunicazioni interne ed esterne, in modo che gli aggiornamenti non viaggino più qua e là tra email infinite e messaggi whatsapp, difficili da rintracciare a posteriori.
Vuoi organizzare davvero la tua attività?
Il mio supporto si sviluppa in questo modo…
- Percorso 1:1 della durata di circa 3 mesi - pensato per aziende PMI e agenzie creative
- 10 call per definire e creare una Roadmap dei tuoi nuovi processi interni e poi impostare uno dei sistemi necessari alla tua attività: un CRM o un Project Management Tool.
- Gestione e supporto del lavoro in team con creazione policy per nuovi membri
- Impostazione dei modelli per attività ripetibili, creazione di procedure S.O.P. per il team di collaboratori, tutorial per l'utilizzo di tool e strumenti, che potrai utilizzare per la delega delle attività operative.
- Dopo i 3 mesi, potrai richiedere nuovamente il mio supporto per la gestione dei progetti in corso e del team o per lavorare ad un nuovo processo e integrazione nuovi sistemi operativi.
- Se vuoi candidarti al percorso, puoi compilare il modulo cliccando sul bottone qui sotto. Se il tuo profilo sarà in linea con le mie competenze, ti chiederò di fissare una call conoscitiva per convalidare la nostra decisione di collaborazione.
A chi è rivolto questo servizio di organizzazione aziendale
Questo servizio fa per te se
- Hai bisogno di aiuto per lavorare meglio
- Non sai come creare i sistemi giusti affinché tutto funzioni
- Vuoi un business che cresca sempre di più e per questo hai bisogno di organizzazione
- Vuoi essere coinvolto nella creazione del processo perché solo se sarà cucito sulle tue esigenze potremo capire se funziona davvero per te
- Hai un team di collaboratori e non sai come far funzionare il lavoro di squadra
Questo servizio NON fa per te se
- Hai appena iniziato ad affacciarti nel mondo della vendita online
- Vuoi solo capire come funziona ClickUp o il tool in voga al momento, senza costruire basi solide con processi e flussi di lavoro
- Ti aspetti che io abbia la bacchetta magica e che risolva tutto in un attimo
- Non hai tempo e voglia per parlarmi delle tue difficoltà, dei blocchi e di cosa non va nel tuo lavoro
- Non sei pronto a investire per creare sistemi che ti aiuteranno a risparmiare tempo
“Floriana è una professionista competente, seria, affidabile e onesta. Ha compreso immediatamente i limiti e le problematiche relative alla gestione del mio lavoro come freelance web designer ed ha costruito un sistema ben organizzato e strutturato su ClickUp per la mia attività.
Ha condiviso con me ogni step del lavoro per realizzare un prodotto tarato sulle mie necessità, scalabile e facilmente mantenibile in autonomia. Sempre attenta alla fase formativa, mi ha inviato video e materiali estremamente utili per poter comprendere a fondo tutto il sistema.”
Alessio Realini – Web Designer
“Grande professionista, disponibile, precisa e affidabile. Mi sono rivolto a lei per guidarmi nel setup di Clickup e nella rivisitazione del mio flusso di lavoro che ha contribuito a migliorare notevolmente.
È una esperta nell’utilizzo di strumenti come Clickup, una piattaforma di gestione di progetti cloud-based, che semplifica la pianificazione, la collaborazione e l’ eseguibilità di tutti i progetti.
Mi ha fornito supporto prezioso. La consiglio assolutamente a chiunque stia cercando un professionista qualificato per aiutarlo nella pianificazione, nella gestione e nella rivisitazione dei propri progetti.”
Cristiano Tieri – CEO di SabianLab Agenzia di comunicazione
Premessa Etic srl, un’azienda di formazione con una forte presenza nel settore, stava affrontando una serie di sfide legate alla gestione delle …
Introduzione Alice è una wedding planner specializzata nell’organizzazione di destination weddings in Toscana e Umbria, con una ditta individuale attiva da oltre …
Necessità e sfide iniziali Quando Davide, CEO di B-Social, mi ha contattata, la sua agenzia affrontava diverse sfide operative che stavano rallentando …
ADESSO SEI QUI:
Senti di non riuscire a portare a termine nessun progetto perché sei costantemente distratto dalle mail, dalle call con i clienti, dalle notifiche dei tuoi collaboratori.
Ti senti un peso addosso e sopraffatto da tutto quello che devi gestire ogni giorno. Avresti così tanti progetti, ma non ne porti a termine nemmeno uno, perché ogni giorno hai già tante cose da fare.
Stai rischiando di perdere clienti o ne hai già perso qualcuno perché sei a corto di tempo e ogni volta che provi a configurare sistemi o automazioni, il tuo cervello si spegne.
Senti di truffare i tuoi clienti, perché sai dargli indicazioni su come far funzionare il loro business, ma in realtà il tuo è un casino totale.
MA VORRESTI ESSERE QUI:
Vorresti una persona che ti aiuti a gestire meglio ogni progetto, che ti dia una mappa per affrontare ogni giornata, senza sacrificare la produttività.
Vorresti organizzare tutte le attività, automatizzare ciò che può essere automatizzato e avere dei modelli riutilizzabili in modo da poter fare di più senza perderti nei meandri delle attività del giorno e chiederti “cosa dovevo fare oggi?“.
Vorresti disegnare un flusso di lavoro efficace che ti aiuti ad uscire da una situazione di stallo per te o per il tuo team, in modo da passare al prossimo step: la tua o la vostra crescita!
Vorresti che i tuoi sistemi e i processi di lavoro funzionassero così bene, da far invidia ai tuoi clienti e che loro possano chiederti “come hai fatto, voglio farlo anche io!”
INVECE DI RINTANARTI NEL TUO UFFICIO SOLITARIO, NELLA SPERANZA CHE LA BACCHETTA MAGICA RISOLVA IL CAOS…
Compila il questionario d'ingresso e facciamo funzionare meglio il tuo lavoro, liberando il tuo tempo prezioso e crescere
Scegli i sistemi che fanno per te, così potrai godere dei benefici di una promozione dei tuoi servizi programmata e automatizzata.
Crea e personalizza un flusso di lavoro che ti permetta di concludere più velocemente progetti importanti per te o per i tuoi clienti.
Ritrova la tua produttività perduta, sviluppando e gestendo le operazioni chiave che fanno crescere il tuo business.
Questi sono alcuni dei tool che uso per ottimizzare i sistemi
Pipedrive
Hubspot
ClickUp
Go High Level
Asana
Zapier
Calendly
Activecampaign
Mailerlite
Kajabi
Thrivecart
Make
Non è troppo tardi per tornare in carreggiata, costruire delle solide basi e riaccendere la passione per il tuo lavoro
Hai lottato per troppo tempo per avviare il tuo business e ora sembra essere invaso dal caos.
Sono qui per aiutarti ad acquisire sicurezza e chiarezza mentre impostiamo i sistemi, rimodelliamo le tue offerte e stabiliamo delle sane abitudini che ti facciano sentire di nuovo in pace con il tuo lavoro.
So quanto sia difficile delegare, ovvero spiegare a qualcun altro un lavoro che fino a ieri facevi tu, in autonomia, e che solo tu sai come deve essere fatto.
Conosco molto bene la sensazione, quando ogni giorno parlo con i miei clienti che mi affidano compiti e progetti. Quando mi dicevano semplicemente “fai questo” non mi sembrava abbastanza, sentivo che c’era una falla da qualche parte. Allora, mi sono impegnata per creare modelli, impostato flussi di lavoro e creato automazioni che mi hanno aiutato a far risparmiare loro ancora più tempo e sono riusciti a chiudere il loro ed il mio laptop alle 17.00, a prendersi una pausa ogni giorno, persino leggere quel libro che era da una vita sul mio comodino.
Ed è questo che voglio anche per te: spegnere il tuo computer alle 17.00, prenderti una pausa, andare in ferie.
Voglio per te più libertà e flessibilità per raggiungere i tuoi obiettivi e avere tempo per quello che ami.
Domande frequenti
PRIMA DI FARMI UNA DOMANDA, LEGGI SE TRA QUESTE C’E’ GIA’ QUALCHE RISPOSTA
Il percorso dura tre mesi e prevede 10 sessioni in call con me. Avremo una prima sessione durante la quale setteremo la strategia e i sistemi che ti serviranno. Molto dipende anche dall’area del tuo business che intendi analizzare, alcuni clienti preferiscono soffermarsi sulla promozione online, altri sulla gestione del team di lavoro. E’ importante che tu capisca dall’inizio su quale area del tuo business vorrai soffermarti e cosa vorresti implementare.
Sarebbe impossibile organizzare tutto in una sola sessione e, come ho scritto prima, molto dipende da cosa vuoi migliorare del tuo lavoro.
Il numero di sessioni è 10, ma potrebbe dipendere da:
- La complessità degli obiettivi che vorresti raggiungere
- La quantità di fasi all’interno del workflow che vuoi settare
- Il numero di servizi che vuoi ottimizzare
- La complessità dei tuoi servizi
- Il numero di funnel e automazioni che vuoi creare con me.
Non si tratta soltanto di gestire l’attività X, ma di impostare le giuste procedure e dei sistemi che potrebbero richiedere molti passaggi ed esperienza. Progettare un modo di lavorare diverso da come sei abituato, richiede da parte mia anche chiarezza, pazienza e la capacità di non farti sentire sopraffatto dopo il primo tentativo. Queste attività, fatte da soli possono essere stressanti e opprimenti e io lo so, perché lo vedo ogni giorno con i miei clienti.
Lavorare insieme sul tuo business può essere un’alternativa straordinaria perché rende l’esperienza meno stressante, ma anche divertente, specie quando poi tutto inizia a funzionare!
- Avrai una guida esperta che ti porta per mano verso quello che più funziona per te.
- Puoi focalizzarti sulle decisioni importanti per il tuo futuro, invece di rimanere impantanato su ciò che non funziona e non sai come aggiustare.
- Puoi invitare anche il tuo team alle nostre sessioni per responsabilizzarlo, farlo sentire parte del processo e aiutarvi a collaborare meglio
Ti consiglio di fare estrema chiarezza su cosa vuoi analizzare durante la sessione insieme. Mi piace dare ai miei clienti esattamente ciò di cui hanno bisogno e desiderano, quindi è necessario che tu mi indichi nel questionario un elenco di 1-2 aspetti su cui concentrarsi. — Sarà mia premura richiedertelo, prima di prenotare la prima sessione insieme.
Invece, se hai bisogno di organizzare il calendario editoriale dei social media, raccontami dei tuoi obiettivi e della tua strategia di promozione online. Le sessioni sui sistemi devono essere incentrate proprio sulle tue esigenze, indipendentemente da cosa e come vendi online.
Possiamo fare entrambe le cose. Durante una sessione possiamo lavorare sui sistemi e concentrarci sia sulla strategia che sull’impostazione. Molte volte le sessioni sono un mix di configurazione effettiva e coaching aziendale o configurazione e mappatura del flusso di lavoro.
La tua sessione è personalizzata in base alle tue esigenze e sull’obiettivo che intendi raggiungere. — Ti chiederò sicuramente su cosa vuoi concentrarti nel questionario di presentazione.
Se hai già mappato in modo completo il tuo flusso di lavoro passo passo in un diagramma e hai tutte le informazioni dettagliate sul servizio per cui desideri configurare i sistemi, possiamo passare direttamente alla loro configurazione.
Se non hai fatto questo processo preventivo, possiamo già mettere le mani nel tuo lavoro. Aiuta davvero creare una tabella di marcia dettagliata del tuo processo perché ci aiuterà a scoprire di cosa hai bisogno, quali e-mail hai bisogno di impostare, di quali funzionalità hai necessità nei sistemi scelti.
Avere una mappa del flusso di lavoro ti aiuterà a capire cosa non va e sarà più chiaro spiegare i passaggi ai tuoi collaboratori nuovi o presenti.
Si, penso che sia sempre meglio rivederlo con te. Quando esaminiamo insieme i tuoi processi, posso farti domande per avere chiarezza su ciò che hai mappato, aiutarti a definire strategie e dirti quali sistemi utilizzare e come devi migliorare il processo.
Sentiti libero di scrivermi e illustrarmi i tuoi dubbi. In tutta onestà potrò dirti se questo servizio fa per te oppure no.
Anche se stai cercando qualcuno a cui delegare parti del tuo business, se non fai prima chiarezza su cosa vuoi, quali obiettivi vorresti raggiungere, se non metti tu per primo le mani sul tuo business, non sarai mai in grado di delegarlo a qualcun altro. Troppe volte mi sono sentita dire “io non ho mai lavorato con qualcun altro, non so delegare” e, in questo caso, NESSUNA assistente virtuale può aiutarti, se prima non imposti le corrette procedure e i sistemi giusti di lavoro.