Alberto aveva passato un intero weekend con il suo team a definire gli obiettivi trimestrali seguendo il sistema EOS. Ne erano usciti entusiasti, con priorità chiare scritte su una lavagna e un piano che sembrava finalmente dare una direzione precisa al lavoro di tutti. Tre mesi dopo, quando ci siamo sentiti, mi ha detto con un certo imbarazzo che la maggior parte di quegli obiettivi era rimasta ferma agli stessi punti di partenza, non perché il team non ci avesse provato, ma perché mancava qualcosa che nessuno aveva considerato durante quella giornata di pianificazione.
Quello che mancava non erano obiettivi più ambiziosi o più realistici. Era la struttura organizzativa capace di sostenerli nel tempo, cioè le persone giuste con ruoli chiari, i processi che permettono di lavorare su un obiettivo senza dover reinventare ogni volta come procedere, e un modo per accorgersi in anticipo quando qualcosa si sta bloccando, invece di scoprirlo solo alla fine del trimestre.
Cos’è il sistema EOS e perché da solo non basta
Il sistema EOS, l’Entrepreneurial Operating System, è un metodo diffuso tra le piccole e medie aziende per definire una visione chiara, tradurla in obiettivi trimestrali concreti, e monitorarne l’avanzamento con incontri regolari. È uno strumento utile, perché costringe a rendere esplicito ciò che spesso resta solo nella testa dell’imprenditore, trasformando intenzioni generiche in obiettivi misurabili con una scadenza precisa.
Il limite del sistema EOS, così come di molti strumenti di definizione degli obiettivi, è che presuppone che l’azienda abbia già la capacità organizzativa di eseguire quello che decide di fare. Definire un obiettivo trimestrale ambizioso non serve a molto se poi non esiste un ruolo chiaro incaricato di seguirlo, o se il processo per raggiungerlo dipende ancora dalla presenza costante di una sola persona, di solito proprio l’imprenditore.
Cosa succede quando gli obiettivi non hanno una struttura sotto di sé
Alberto aveva definito un obiettivo preciso, cioè ridurre i tempi di consegna dei progetti del venti per cento entro il trimestre. Sulla carta era un obiettivo perfetto secondo i criteri del sistema EOS, misurabile e con una scadenza chiara. Ma nessuno in azienda aveva la responsabilità esplicita di monitorare quei tempi, e il processo di consegna variava da persona a persona, senza una sequenza condivisa che permettesse di capire dove si stesse effettivamente perdendo tempo.
Il risultato era prevedibile: l’obiettivo restava scritto sulla lavagna, se ne parlava nelle riunioni trimestrali, ma nella pratica quotidiana nessuno sapeva esattamente cosa fare di diverso rispetto a prima. Non per mancanza di volontà, ma perché l’obiettivo era stato definito senza chiedersi chi doveva farsene carico e con quale processo concreto.
Come collegare gli obiettivi EOS alla struttura organizzativa
Il primo passo per rendere un obiettivo EOS davvero raggiungibile è assegnarlo a un ruolo preciso, non a un reparto generico o a tutta l’azienda insieme. Un obiettivo senza un responsabile chiaro finisce per essere responsabilità di tutti, il che nella pratica significa che non è responsabilità di nessuno in particolare, e la sua realizzazione dipende dal caso più che da un impegno concreto.
Il secondo passo è verificare che esista già, o costruire se manca, un processo che permetta di lavorare su quell’obiettivo in modo continuativo, non solo nelle riunioni trimestrali. Se l’obiettivo riguarda i tempi di consegna, serve un modo per misurarli settimana per settimana, non solo alla fine del trimestre quando ormai è tardi per correggere la rotta.
Il terzo passo è dare al responsabile dell’obiettivo la possibilità di prendere decisioni operative senza dover chiedere continuamente il permesso all’imprenditore. Se ogni piccola decisione che riguarda quell’obiettivo deve passare da una sola persona, l’obiettivo stesso diventa un altro elemento che rallenta il lavoro di quella persona, invece di distribuire la responsabilità in modo più sano nel team.
Questi tre passaggi valgono per qualsiasi obiettivo, non solo per quelli definiti con il sistema EOS. Che tu usi quel metodo, un altro sistema di pianificazione, o semplicemente una lista di priorità scritta a mano, la domanda da porsi resta sempre la stessa, cioè se esiste già qualcuno con il compito esplicito di seguire quell’obiettivo, un modo per lavorarci ogni settimana, e la libertà di decidere senza dover interrompere l’imprenditore a ogni passaggio.
Alberto ha ripreso in mano l’obiettivo sui tempi di consegna partendo da questi tre passaggi. Ha assegnato la responsabilità a una persona specifica del team operativo, ha costruito una struttura semplice per monitorare i tempi ogni settimana invece che ogni tre mesi, e ha definito insieme a lei quali decisioni poteva prendere in autonomia senza aspettare la sua approvazione. Nel giro di due mesi i tempi di consegna erano già scesi in modo visibile, non perché l’obiettivo fosse cambiato, ma perché finalmente esisteva una struttura in grado di sostenerlo.
Un’azione concreta per questa settimana
Prendi uno degli obiettivi che hai definito con il sistema EOS o con qualsiasi altro metodo di pianificazione e chiediti chi, con nome e cognome, ne è davvero responsabile oggi. Se la risposta non è immediata, hai trovato il primo motivo per cui quell’obiettivo fatica a diventare realtà. Assegna la responsabilità in modo esplicito e definisci insieme a quella persona come monitorare i progressi ogni settimana, non solo alla fine del periodo previsto.
Domande frequenti sul sistema EOS e la struttura organizzativa
- Perché gli obiettivi definiti con il sistema EOS spesso non vengono raggiunti? Perché il sistema EOS aiuta a rendere chiari gli obiettivi, ma non garantisce che l’azienda abbia già la struttura organizzativa necessaria per raggiungerli, cioè ruoli con responsabilità chiare, processi definiti e la possibilità per chi segue l’obiettivo di decidere senza chiedere continuamente conferma.
- Come si collega un obiettivo EOS alla struttura organizzativa dell’azienda? Si assegna l’obiettivo a un ruolo preciso invece che a un reparto generico, si costruisce un modo per monitorarne l’avanzamento con cadenza regolare invece che solo a fine trimestre, e si definiscono i confini entro cui il responsabile può decidere autonomamente senza dover chiedere ogni volta l’approvazione.
- Il sistema EOS è utile per una PMI in crescita? Sì, è un metodo valido per rendere espliciti gli obiettivi e monitorarli nel tempo, ma funziona davvero solo se affiancato da una struttura organizzativa che permetta di eseguire quegli obiettivi, non solo di definirli durante una riunione di pianificazione.
La mappa delle decisioni — quiz gratuito di autodiagnosi in 10 domande.
Ti restituisce uno dei tre profili più comuni negli imprenditori in questa fase, con indicazioni su dove intervenire per primo.
Sono Floriana consulente di strutturazione organizzativa e change management per PMI in crescita.
Dal 2017 affianco titolari e team nella costruzione di un metodo di lavoro che funziona anche senza la loro presenza costante — partendo dai processi, non dagli strumenti.
Ho lavorato con aziende di engineering, manifatturiero su commessa, agenzie strutturate e aziende di servizi.
Se ti sei riconosciuto in quello che hai letto, possiamo partire da una conversazione.
