Crea le procedure standard per semplificare il tuo Business
“ORGANIZE AROUND BUSINESS FUNCTIONS, NOT PEOPLE. BUILD SYSTEMS WITHIN EACH BUSINESS
FUNCTION. LET SYSTEMS RUN THE BUSINESS AND PEOPLE RUN THE SYSTEMS. PEOPLE COME AND GO BUT THE SYSTEMS REMAIN CONSTANT.”
Michael Gerber
I sistemi per semplificare il Business non rientrano nelle cose da fare in fase di creazione, quando la tua unica preoccupazione è fare le cose e farle bene. Man mano che la tua attività cresce, inizi a soffermarti di più sul come stai facendo le cose e come semplificarle. Il più delle volte sei da sola a cercare le possibili soluzioni per trovare le procedure che semplificano la tua attività.
Molti piccoli imprenditori preferiscono soffermarsi sulle attività giornaliere, senza guardare al futuro, cioè come migliorare la produttività e rendere il proprio Business scalabile. Soffermarsi invece da subito su come sistematizzare la propria attività, significa che puoi smettere di racimolare le briciole e guardare al quadro d’insieme, dove tutto funziona per uno scopo ed è organizzato secondo procedimenti standard. In questo modo puoi avere un Business che lavora per te e non il contrario.
Cosa significa sistematizzare
Sistematizzare si riferisce all’atto di rendere sistematico un processo. Ciò significa che tutte le sue parti sono organizzate o disposte in un modo specifico. E di conseguenza, le persone tendono ad interagire con esso in maniera più standardizzata.
Pensa alla tua attività come se fosse costituita di tanti piccoli pezzi, come i Lego, che sono gli ingranaggi del tuo Business. Ogni pezzo è catalogato e funziona per uno scopo, tenuto insieme da sistemi standard. Chiunque lavori nella tua macchina ben oleata dovrà seguire gli stessi sistemi per produrre risultati e portare a termine gli obiettivi di Business.
3 Motivi per sistematizzare il tuo business
Anche una piccola attività ha bisogno di creare da subito sistemi standard per semplificarla ed essere più produttivi.
Se vengono creati questi sistemi, tutto diventa più gestibile perché tutti sanno cosa fare e non c’è spazio per errori o dubbi.
Ci sono 3 motivi per i quali devi assolutamente creare dei sistemi standard per il tuo Business:
- Migliorare l’organizzazione
Già ti vedo alla ricerca di quel documento di cui non ricordi bene il nome. È frustrante perdere tempo a cercare le cose, no?
Ma sistematizzare la tua attività, beh, ti offre un sistema funzionante. Quindi tu e il tuo team (se ne hai uno) non dovrete mai più cercare freneticamente il modo giusto di fare le cose.
Per prima cosa, la sistematizzazione assicura che ci sia un modo standardizzato per eseguire determinati lavori, ma anche di archiviazione dei file e dei dati. In pratica, che vengano create le procedure SOP, Standard Operating Procedure.
Quindi meno mal di testa che ti vengono dalla gestione della tua attività, perché sia per te che per i tuoi collaboratori, ci sono procedure che dicono come fare le cose e chi è la persona incaricata. Meno tempo perso e meno errori.
2. Delegare con fiducia
Non resterai sola a lungo. In parole povere, non puoi ridimensionare la tua attività se sei bloccata a fare tutto il lavoro da sola. Molto spesso, chi è abituato a gestire un’attività in autonomia, non sa da dove partire quando deve affidare dei compiti a qualcun altro e, quindi, quello che succede è: fare tutto ciò che possono da soli.
E se per ora va bene così, ma cosa accade a lungo termine? Sarai sommersa di cose da fare, perché non stai prendendo in considerazione quanto vale il tuo lavoro, ma soprattutto il tuo tempo.
Invece, costruendo dei sistemi concreti, chiunque può assumere qualsiasi posizione, inclusa la tua (se è quello che vuoi). Questo non significa che le persone vanno formate per fare il loro lavoro, ci mancherebbe, ma che puoi delegare in modo sicuro e con fiducia a persone che ora stanno entrando nella tua squadra, se puoi condividere con loro dei sistemi rodati.
Io per prima all’inizio della mia attività di Consulente per l’organizzazione di Business online perdevo molto tempo per trovare le informazioni che mi servivano per lavorare. Questo mi dava largo margine di errore e dovevo sommergere i miei clienti di domande. Un lavoro non molto fluido, insomma, impiegando il doppio del tempo.
3. Rendere scalabile il proprio Business
La scalabilità è il processo secondo cui, è possibile replicare in modo semplice un business, aumentandone la dimensione senza costi aggiuntivi (o limitati).
Ad esempio, creare un prodotto evergreen, vendibile sempre e che lavori in maniera sistematica al posto tuo, rende un Business online scalabile.
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6 Sistemi che ogni piccolo business online dovrebbe avere
Non sai da dove iniziare per semplificare la tua attività? Ecco 6 sistemi di cui ogni azienda (inclusa la tua) ha bisogno:
- Gestione della comunicazione interna. Riunioni, e-mail, chiamate Zoom e conversazioni di persona incluse. È così che discuti le opportunità, prendi decisioni e riepiloghi i successi.
- Relazioni con i clienti. In pratica, come trasformi i clienti in fan deliranti per il tuo prodotto o servizio?
- Onboarding e formazione. È così che ti assicuri costantemente che ogni nuova assunzione si adatti rapidamente e rimanga a lungo.
- Gestione dei progetti. La tua attività ti darà sempre molto da fare. Come gestisci tutti i progetti più piccoli senza che nulla vada nel dimenticatoio?
- Finanza e contabilità. Ovvero, come gestisci il denaro della tua azienda: tutto, dalle entrate alle uscite, il budget per la promozione e le spese.
- Processi e procedure. Cioè, la tua versione della catena di montaggio Ford, per mantenere alta l’efficienza e basso ogni margine di errore.
Da dove puoi iniziare? Dalla mia esperienza di AV con Business Coach e Marketing Strategist, ho scoperto 5 fasi per sistematizzare la tua attività, anche se piccola.
Suggerimento: documenta i tuoi sistemi mentre li crei in modo da poterli facilmente consegnare al tuo team o alla tua assistente virtuale.
5 fasi per sistematizzare la tua attività
Ecco come funziona:
- Crea il piano d’azione
Prima di iniziare ad assemblare ogni tuo sistema, raccogli tutti i pezzi che sono necessari per tenere in piedi il tuo business e di cui pensi di aver bisogno. Questo è uno di quei casi in cui è meglio avere troppo che poco. Altrimenti, è probabile che arrivi a metà della costruzione e ti rendi conto che ti manca qualche parte fondamentale.
Per essere sicura di non perdere nulla, inizio sempre con un elenco. Scegli un’area della tua attività che ritieni possa essere gestita in modo più efficiente o che desideri scalare. Quindi, annota tutto e tutto ciò che comprende: processi, politiche, procedure, best practice.
Ad esempio, se stai sistematizzando la gestione della tua email, annota i diversi tipi di email che ricevi. Quindi, aggiornamenti da colleghi, accordi di partnership da fornitori, fatture, spam e opportunità di networking.
Segna se queste cose hanno priorità alta o bassa (ovvero ti permettono di fatturare). Fai lo stesso per l’urgenza (ovvero pensa se questo compito deve essere ripetuto spesso). In questo modo, puoi vedere di punto in bianco quali parti sono effettivamente cruciali per far funzionare il sistema e quali possono essere ignorate.
Ironia della sorte, non esiste un sistema perfetto per sistematizzare la tua attività. E molto spesso, le aziende si complicano di più la vita inventandosi processi lunghissimi e complicati. È proprio il caso di dire “Keep it simple”.
- Documenta le procedure standard o SOP
Per me, questo tipo di attività è come pulire l’armadio. Per prima cosa, tiri fuori tutto, così puoi vedere cos’hai, poi, metti via le cose, una per una, catalogandole.
Quindi, qualsiasi area tu voglia sistematizzare per prima (quella elencata con le priorità), è tempo di iniziare a mettere via le cose. O, in questo caso, documentarle, partendo sempre dalle attività prioritarie e più urgenti. Inizia così a scrivere le tue S.O.P., Standard Operating Procedure, ovvero delle procedure standardizzate nelle quali elenchi per ogni attività cosa fai, come e chi è incaricato a quel compito, e con il maggior numero possibile di dettagli.
Suggerimento: se hai difficoltà a spiegare come esegui un passaggio specifico, mostralo con un video! Puoi utilizzare Loom per registrare lo schermo del tuo computer, mentre compi una determinata azione.
Quando hai finito, dovresti essere in grado di consegnare il file a alla persona incaricata a svolgere quell’attività, ottenendo i risultati desiderati, senza il tuo aiuto o ulteriori istruzioni.
Quindi, fai e ripeti con la prossima attività fino a quando non avrai documentato per ogni procedura.
E non preoccuparti di assicurarti che il modo in cui fai le cose ora sia il modo migliore per te. Puoi sempre rivisitare le tue procedure in seguito e allinearti durante il percorso. Dopotutto, chi conosce i processi meglio della persona che li esegue tutti i giorni?
Documentare i tuoi sistemi è un grande passo avanti. Quindi, piuttosto che provare a fare tutto in una volta, dividi in piccole porzioni. Blocca 30 minuti al giorno sul tuo calendario per documentare un processo o una procedura. Così non ti sentirai sopraffatto da quest’attività, visto che non hai mai tempo!
- Crea le tue procedure standard o S.O.P.
Le procedure SOP sono istruzioni dettagliate che servono a te, ma anche al tuo team o alla tua assistente virtuale ad eseguire un compito con tutte le indicazioni necessarie. Sono sicura che ci sono compiti che fai in un certo ordine e in un modo particolare perché produce i migliori risultati, ma non li metti per iscritto perché hai tutto nella tua testa!
Quindi, ora probabilmente stai pensando: “Quali attività del mio business necessitano di SOP?”. Bene, probabilmente tutte, ma vediamo le procedure più comuni:
- Acquisizione di un nuovo membro del team o di una VA
- Acquisizione di un nuovo cliente con tutte le azioni che comporta
- Fatturazione e recupero crediti
- Pubblicazione di articoli sul blog
- Pianificazione dei social media
- Piano di lancio di un prodotto
- Risoluzione dei reclami da parte dei clienti
- Raccolta delle recensioni
- Politica di rimborso
- Istruisci i tuoi collaboratori sui tuoi sistemi
Hai lavorato per sistematizzare la tua attività. Ora è il momento di mettere al corrente anche la tua squadra, così non ci sono incongruenze e nessuno potrà dire “io non lo sapevo!”
In questo modo le attività vengono sempre eseguite allo stesso modo, indipendentemente da chi le svolge, senza nessuna sorpresa.
In genere questi documenti vengono condivisi su un cloud come Drive e catalogati per tipo di attività, così se qualcuno del tuo team dimentica come fare qualcosa, può cercarlo in pochi secondi.
- Delega quei sistemi
Con la tua azienda sistematizzata e il tuo team addestrato, è ora di mettere in funzione i tuoi sistemi (letteralmente) e verificarne il funzionamento.
Tornando alla lista che hai fatto in precedenza, delega tutte le operazioni di routine che non devono essere fatte necessariamente da te, ma monitora quello che accade. Solo così saprai se le procedure create funzionano oppure se devi correggere il tiro.
Quando inizio a lavorare con una nuova cliente, dico sempre di partire col delegare i compiti di altissima priorità e urgenza, poi le attività che non ama fare e, infine, quelle che le fanno perdere tempo.
Tutte le attività sono inserite e monitorate su ClickUp, un Project Management Tool. In questo modo, chi lavora con me può verificare le attività che sto portando a termine e cosa resta da fare.
In questo modo, la loro azienda funziona come una macchina ben oliata, anche quando non sono disponibili e possono dedicare un po’ di tempo a loro stesse.
Vale veramente la pena sistematizzare il tuo Business?
La risposta è assolutamente sì, ma so che non è un’impresa facile. Pensala così: non stai costruendo la tua attività per com’è oggi, la stai costruendo per dove vuoi che sia domani. Se prendi il tempo per farlo, sarai in grado di ottimizzare e migliorare il tuo business molto più facilmente. Creare delle procedure SOP complete e dettagliate hanno permesso a tanti piccoli Business di iniziare a pensare da grandi e, poi, di diventarlo.
Ma non sei sola: le tue procedure possono essere create anche da tuoi collaboratori o consulenti esperte che ti aiutano a captare le difficoltà che stai incontrando e a come superarle.
Hai bisogno di capire come semplificare il tuo Business e renderlo scalabile?
Sei stanca di continuare a lavorare nel caos e ti piacerebbe strutturare meglio la tua attività? Sei pronta a massimizzare il tuo tempo e i tuoi risultati? Allora sei nel posto giusto.
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Sono Floriana e aiuto i piccoli business e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
