5 Strumenti per imprenditori digitali e creativi per ottimizzare il proprio business
Per i proprietari di piccole imprese e imprenditori freelance, ogni spesa richiede un’attenta riflessione. Tutte le decisioni finanziarie vanno prese in modo intelligente, sulla base anche degli obiettivi che si intende raggiungere e la possibilità di spesa. In caso contrario, l’intera azienda rischia di essere compromessa.
Nel nostro mondo moderno guidato dalla tecnologia è ancora più semplice esporsi a spese folli e, spesso, inutili. Con piattaforme di pagamento online come PayPal, Stripe e Apple Pay spendere online non è mai stato così semplice, e così siamo tutti più propensi a pagare subito per qualcosa che forse non ci servirà.
Certo vale la pena investire in software e tool online che possono renderci la vita professionale più leggera. Ci sono tanti tool per aumentare la produttività, migliorare i processi e rendere il tuo flusso di lavoro più efficiente, ma come qualsiasi prodotto o servizio, possono anche nascondere insidie, come difficoltà di utilizzo e interferenze con altri tool.
Quindi, come possiamo essere sicuri di scegliere i migliori strumenti che si sposano con le nostre esigenze?
Bene, per iniziare, consiglio sempre di testare gli strumenti gratuiti prima di deciderne l’acquisto.
Che ci crediate o no, sul web è disponibile un’ampia gamma di strumenti ad un costo pari a zero e, nella maggior parte dei casi, si tratta di soluzioni altamente efficienti e di valore.
Eccone alcuni veramente validi.
1. Quickbooks (Tool per la contabilità)
Quickbooks è una piattaforma di contabilità online creata appositamente per piccoli imprenditori, freelance e ecommerce. Il programma è progettato per essere snello, fornendo l’essenziale senza creare confusione o stallo.
Chi gestisce un’attività online potrebbe utilizzare Quickbooks per tenere traccia della redditività di ogni progetto, organizzare le ricevute, inviare fatture e completare tutte le attività finanziarie fondamentali associate alla gestione di un’impresa.
Quickbooks si integra anche con un sacco di altre piattaforme e applicazioni, tra cui Google Calendar, PayPal, Stripe, Expensify e altro. Se stai cercando uno strumento che renda la gestione delle tue finanze un’esperienza fluida e semplice, Quickbooks è probabilmente la piattaforma che fa per te.
2. ClickUp (Gestione progetti)
Quindi parliamo di un tool per la gestione dei progetti. Che cos’è? E come può essere utilizzato all’interno di un business online? La gestione dei progetti implica non solo le attività da svolgere, ma il processo di pianificazione, organizzazione, esecuzione e completamento di quell’attività.
Gestire un’impresa online significa doversi destreggiare tra più progetti e attività contemporaneamente. E se non lo si fa, si rischia di navigare a vista, nel caos più totale, con la probabilità di perdere il focus.
Quando sposti tutte le tue attività su un’unica piattaforma, il progetto diventa immediatamente più concentrato, più organizzato, e decisamente più intenzionale. Di gran lunga, il modo migliore che conosco per creare e gestire i workflow è ClickUp.
A parte ClickUp, ci sono tante scelte, come Trello, Asana, che puoi testare per capire quale ti calza come un guanto. La chiave è scegliere un sistema e utilizzarlo ogni singolo giorno. Ciò contribuirà a creare un’abitudine per te e i tuoi clienti.
ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti digitali che ti consente di gestire attività e compiti individuali o di gruppo, in modo organizzato e sistematico.
È una piattaforma che ti aiuta a conservare tutte le attività e i processi in un unico posto e dove puoi condividere feedback, documenti e progressi, rendendo la collaborazione ai progetti più fluida.
Asana ha piani sia gratuiti che a pagamento, ma il piano gratuito ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per rimanere organizzato, definire scadenze e obiettivi.
Credimi, una volta che inizi a utilizzare questo strumento o similare, la tua produttività salirà alle stelle.
Sia che utilizzi ClickUp o un altro strumento di gestione dei progetti, ricorda che ci vorrà un po’ di tempo per capirlo e definire come può funzionare al meglio per i tuoi scopi.
Ultimamente ho iniziato ad usare ClickUp anche per creare piccole procedure standard S.O.P. per svolgere attività ripetitive o creare un flusso di lavoro con step collegati tra loro ed è stato perfetto!
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3. Slack (Comunicazione istantanea con clienti o membri del team)
Le notifiche di whatsapp o Telegram non fanno altro che distrarti tutto il tempo. Per comunicare con il tuo team o la tua assistente virtuale, devi utilizzare uno strumento che migliori il processo di delega e che crei un workflow di tutto il lavoro, e questo è Slack.
Slack è una piattaforma di messaggistica basata su canali e che può essere utilizzata per comunicare in tempo reale con il tuo team, i tuoi clienti o la tua assistente virtuale.
Slack è stato creato per sostituire la posta elettronica e migliorare il modo in cui i team lavorano e comunicano a distanza. Non dovrai più fare domande via e-mail e aspettare ore, se non giorni, per una risposta.
Tutte le comunicazioni possono avere luogo in Asana e Slack, quindi praticamente eliminando la sequenza infinita di email che si genera quando si collabora con più persone o si lavora online con i clienti.
Lo so, ancora in tanti usano Whatsapp quando devono fare una domanda veloce o hanno bisogno di informazioni rapide per andare avanti. Slack è un ottimo strumento per soppiantare l’utilizzo di Whatsapp.
Con Slack le tue conversazioni sono organizzate per canali, che possono essere creati in base a progetti, argomenti, eventi e aree dipartimentali in modo che la comunicazione per ogni area rimanga all’interno di un thread organizzato e appropriato.
Slack non sostituisce Asana, piuttosto i due si integrano. Spesso capita di confondere gli strumenti e di prendere Asana per una chat o Slack per organizzare i progetti. I due tool hanno scopi diversi, per questo motivo integrarli può aiutarti a gestire meglio i progetti all’interno del tuo team o con la tua assistente virtuale.
Non usare Slack per comunicare qualcosa di abbastanza importante, che se fosse perso ritarderebbe un progetto o impedire a un compito di andare avanti. In tal caso, entra in gioco Asana.
Attenzione – Ora che sai quanto è meraviglioso Slack e che risparmio di tempo e aumento della produttività può essere per te, ma fai attenzione e non tenerlo sempre aperto durante tutta la giornata per evitare distrazioni.
In genere trascorro dai dieci ai 15 minuti al mattino, a metà giornata e di nuovo quando chiudo la giornata lavorativa. Quando sono lì, rispondo a tutte le domande, scrivo le mie domande, commento dove necessario e poi esco.
E quando fai una domanda, non aspettarti che i tuoi collaboratori rispondano immediatamente. Se stanno lavorando a un progetto, meglio che restino concentrati.
Ovviamente, durante i lanci o altre stagioni impegnative, avrai bisogno di comunicare più del dovuto con la tua assistente virtuale. Per un periodo limitato va bene, ma che non diventi un’abitudine, in modo che possiate essere sempre produttive ed efficienti il più possibile.
4. Jotform (creazione form personalizzati)
Anche creare un questionario può aiutarti a migliorare la produttività. Raccogliere feedback da clienti, dipendenti, inviare contratti da firmare, preventivi, ecc. è fondamentale per alleggerire il tuo lavoro. Il problema? Una volta che inizi a usare i template di Jotform, non vedi l’ora di crearne un altro. Sono colorati e personalizzabili. Inoltre, avrai tutte le risposte in un unico posto e scaricabili in excel o pdf.
Jotform consente a freelance e imprenditrici digitali di creare form coinvolgenti e visivamente accattivanti che li differenziano dalle centinaia di altre aziende da cui i loro clienti potrebbero ricevere richieste.
Ciò è reso possibile da un’ampia gamma di funzioni, tra cui schermate di ringraziamento personalizzate, sfondi ed elementi visivi in grassetto e design intuitivi, automazioni.
Jotform si integra con sistemi di email marketing come Aweber, Active Campaign o Mailchimp per automatizzare l’invio di email, una volta che hai ricevuto le risposte.
Puoi creare una mail di risposta personalizzata direttamente su Jotform, aumentando notevolmente i tassi di apertura delle mail e aiutarti a ricevere le informazioni vitali di cui hai bisogno per adattare i tuoi servizi alle esigenze del tuo cliente.
Per questo motivo, è uno dei migliori strumenti di produttività per imprenditori e imprenditrici digitali o creativi.
5. Dubsado (Gestione aziendale)
Conosci già il valore dell’automazione per la crescita e la redditività e per raggiungere questo obiettivo sono necessari processi e flussi di lavoro standardizzati. La tecnologia e le app contribuiscono a raggiungere quest’obiettivo, ma alla fine dipende da come sfrutti ogni strumento affinché non impattino sul tuo bene più prezioso: il tempo.
Dubsado ha fatto breccia nel mio cuore quest’estate, quando stavo cercando uno strumento per aiutare una mia cliente, business coach, a semplificare il suo flusso di lavoro.
Dubsado è stato sviluppato con l’obiettivo di collegare più sistemi tra un CRM (Client Relationship Management) e un CMS (Client Management System).
Cosa puoi fare con Dubsado? In poche parole, semplificare e automatizzare il processo del cliente come l’onboarding, la lead generation, fatturazione e invio preventivi.
Sebbene Dubsado migliori notevolmente l’efficienza della tua attività, automatizzando il flusso di lavoro, puoi fare molto di più con esso, che la gestione dei clienti.
Potresti già avere familiarità con alcune delle funzionalità, ma ecco un elenco completo:
- Lead Generation
- Processo di pagamento
- Contratti e moduli
- Contabilità
- Gestione clienti e progetti
- Automazione
- Integrazione
- Reportistica
Se inoltre utilizzi già un Project Management Tool, puoi integrarlo con Dubsado e costruire una serie di automazioni che alleggeriranno di gran lunga il tuo lavoro e miglioreranno la produttività.
Sei interessata a saperne di più su come scegliere gli strumenti giusti per implementare la produttività del tuo lavoro?
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Sono Floriana e aiuto i piccoli business e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.
Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.
È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.
