Organizzare un evento non è solo una questione di creatività e passione: è un esercizio quotidiano di problem solving, gestione delle tempistiche e coordinamento di più attori contemporaneamente. Che tu organizzi matrimoni, eventi aziendali o fiere, il rischio è sempre quello di farsi travolgere dai dettagli e perdere il controllo.
Un flusso di lavoro ben costruito non è solo un elenco di cose da fare. È una struttura, un supporto, una bussola. Ti permette di:
- avere una visione d’insieme chiara e condivisibile;
- lavorare per priorità, evitando colli di bottiglia;
- collaborare in modo fluido con fornitori, clienti e collaboratori;
- ridurre il margine di errore (e lo stress).
Vediamo insieme come costruirne uno davvero efficace.
1. Parti da quello che fai (non da quello che vorresti fare)
Il primo errore è partire da un template scaricato online o da un software. Prima serve fotografare la realtà: osserva con attenzione il modo in cui lavori oggi, anche se ti sembra disordinato.
Chiediti:
- Quali sono le fasi che affronto sempre, indipendentemente dal tipo di evento?
- Quali passaggi mi fanno perdere più tempo?
- Quali sono le attività che potrei delegare, ma non riesco?
- Dove si inceppano le comunicazioni?
- Chi sono le persone coinvolte e in quali momenti devono intervenire?
Raccogli queste informazioni in modo visivo: una mappa, uno schema, anche su carta va benissimo. Questo sarà il tuo modello base da raffinare.
2. Trasforma le fasi in un flusso visivo
Una volta che hai messo nero su bianco tutte le fasi, è ora di trasformarle in un flusso visivo. L’obiettivo è che, guardandolo, tu possa rispondere con sicurezza alla domanda: “A che punto siamo?”
Un buon flusso visivo può essere costruito con:
- Post-it su una lavagna, se sei una persona visiva e tattile;
- Un file Excel, se preferisci schemi tabellari;
- Uno strumento come ClickUp, se vuoi creare un sistema replicabile e condivisibile.
In ClickUp, ad esempio, puoi usare la vista Bacheca per costruire un flusso a colonne:
- Brief iniziale con il cliente
- Proposta e preventivo
- Conferme e contratti
- Pianificazione operativa
- Produzione materiali
- Logistica e coordinamento fornitori
- Giorno evento
- Follow-up e raccolta feedback
Ogni colonna può contenere checklist pronte all’uso, modelli di task, allegati, deadline e assegnazioni. Questo riduce i margini di errore e ti libera tempo mentale.
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3. Automatizza con intelligenza (solo dopo la mappa)
La tentazione di automatizzare tutto è forte, ma prima serve chiarezza.
Quando hai ben definito il tuo flusso, puoi decidere dove l’automazione ti aiuta:
- inviare un reminder al cliente 7 giorni prima dell’evento;
- assegnare un’attività automatica al grafico dopo l’approvazione della moodboard;
- spostare automaticamente un’attività nella fase successiva al completamento della precedente.
Ma l’automazione non sostituisce il processo. È la ciliegina, non l’impasto.
4. Costruisci un sistema che ti somigli
Questo è uno dei consigli più importanti: il sistema deve funzionare per te, non viceversa.
Sei una persona che lavora da sola o in team? Ti piace ragionare per fasi o per tempo? Preferisci lavorare su carta o in digitale?
Evita i modelli “perfetti” che trovi online se non rispecchiano il tuo modo di pensare. Il tuo flusso ideale è quello che puoi usare con costanza, non quello più complesso.
💡 Bonus tip: se lavori con clienti diversi (es. una coppia di sposi, un’azienda, un ente pubblico), puoi creare modelli diversi per ognuno e poi duplicarli ogni volta che ne hai bisogno.
Sono Floriana e aiuto le aziende a organizzare i flussi di lavoro, gestire i Team partendo dai loro processi interni per migliorare la loro produttività.
Sono Floriana Romano e dal 2017 affianco PMI, agenzie e imprenditori nella riorganizzazione di flussi di lavoro, processi e ruoli.
Il mio lavoro è aiutarti a strutturare la tua attività dall’interno, partendo da ciò che già fai, per renderla più sostenibile, scalabile e serena da gestire.
Negli anni ho costruito un metodo che unisce organizzazione, strumenti digitali e visione strategica: così puoi smettere di rincorrere tutto e tornare a occuparti di ciò che conta davvero.
Il tuo business può funzionare meglio.
Con le persone giuste, un sistema adatto e una guida al tuo fianco, puoi prendere il controllo del tuo tempo e del futuro della tua attività.
