Quando gestisci più eventi in contemporanea, la sensazione di non avere tutto sotto controllo può diventare opprimente. Post-it sparsi, fogli volanti, messaggi su WhatsApp, file Excel infiniti… tutto sembra urgente, ma nulla è davvero visibile in modo chiaro.
Se ti sei mai chiesto:
- “Quanti eventi ho in ballo questo mese?”
- “Quale fase è in ritardo?”
- “Chi sta lavorando su cosa, e quando?”
…allora è arrivato il momento di conoscere (e usare) la vista Gantt.
🔍 Cos’è la vista Gantt (e perché è una svolta per chi organizza eventi e non solo)
La Gantt è una visualizzazione a barre temporali che ti mostra:
- tutte le attività (task) di uno o più progetti;
- la loro durata nel tempo (con inizio e fine);
- i collegamenti tra attività (cioè le dipendenze);
- le sovrapposizioni tra fasi o eventi.
Immagina una timeline orizzontale dove vedi esattamente quando inizia la fase di briefing di un evento di lunga durata, quanto dura il coordinamento fornitori, e quanto tempo c’è tra il sopralluogo in location e l’allestimento finale. Tutto in un colpo d’occhio.
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Perché usare un Gantt se organizzi eventi, workshop, corsi
- Visione d’insieme: vedi immediatamente a che punto è ogni evento e quanto tempo occupa ciascuna fase.
- Riduzione del carico mentale: non devi più tenere tutto a mente. È tutto lì, visibile, aggiornabile, condivisibile.
- Controllo delle dipendenze: puoi impostare che una fase inizi solo dopo la conclusione di un’altra (es. la stampa dei materiali inizia solo dopo l’approvazione grafica).
- Adattabilità ai cambiamenti: se un cliente posticipa la data dell’evento, puoi semplicemente trascinare la barra temporale e tutte le fasi si aggiornano di conseguenza.
- Prevenzione del burnout: se vedi che hai tre eventi concentrati nella stessa settimana, puoi ripianificare in tempo utile.
Come usarla in ClickUp
ClickUp ti permette di attivare la vista Gantt in qualsiasi spazio o progetto. Ecco come puoi usarla in modo strategico:
- Crea un progetto per ogni evento.
Ogni evento può essere una cartella o una lista, con task suddivisi per fase: briefing, pianificazione, fornitori, produzione, evento, follow-up. - Inserisci le date in ogni attività.
Anche le micro-attività devono avere una durata: questo ti aiuta a distribuire meglio il lavoro. - Aggiungi le dipendenze.
Ad esempio:- il sopralluogo in location → prima dell’invio del layout agli allestitori;
- la stampa → dopo l’approvazione definitiva.
- Apri la vista Gantt.
In pochi clic, vedrai il tuo piano prendere forma. Puoi:- filtrare per evento, cliente, collaboratore;
- spostare le attività con un semplice drag&drop;
- vedere le sovrapposizioni e riequilibrare il carico di lavoro.
- Condividi con il team o i clienti (se vuoi).
In ClickUp puoi creare link condivisibili o dashboard personalizzate, ideali per dare visibilità solo a chi ne ha bisogno.
✨ Un esempio concreto?
Immagina di avere tre eventi nel mese di giugno: un workshop, un open day aziendale e una conferenza. Con la vista Gantt puoi:
- vedere se l’allestitore è coinvolto in più eventi nella stessa settimana;
- verificare se hai lasciato abbastanza tempo tra l’invio inviti e il termine delle iscrizioni;
- spostare rapidamente attività se un cliente cambia idea o rallenta una decisione.
Invece di vivere nell’ansia del “oddio, ho dimenticato qualcosa”, potrai anticipare problemi, agire in modo proattivo e sentirti davvero in controllo.
Sono Floriana e aiuto le aziende a organizzare i flussi di lavoro, gestire i Team partendo dai loro processi interni per migliorare la loro produttività.
Sono Floriana Romano e dal 2017 affianco PMI, agenzie e imprenditori nella riorganizzazione di flussi di lavoro, processi e ruoli.
Il mio lavoro è aiutarti a strutturare la tua attività dall’interno, partendo da ciò che già fai, per renderla più sostenibile, scalabile e serena da gestire.
Negli anni ho costruito un metodo che unisce organizzazione, strumenti digitali e visione strategica: così puoi smettere di rincorrere tutto e tornare a occuparti di ciò che conta davvero.
Il tuo business può funzionare meglio.
Con le persone giuste, un sistema adatto e una guida al tuo fianco, puoi prendere il controllo del tuo tempo e del futuro della tua attività.
