Automazioni salva tempo per piccoli Business
Molti professionisti e freelance hanno una presenza online frammentaria, in tanti preferiscono creare piuttosto che programmare!
Come ogni lunedì, ti sei promessa per questa settimana di pubblicare un articolo sul blog e di programmare i contenuti per i social media.
Poi ti sei seduta alla tua scrivania, acceso il computer, hai aperto le mail e sei stata inondata di messaggi dai clienti o dai tuoi studenti e tutto il resto è passato in secondo piano.
E se invece ti dicessi che esiste un metodo più semplice per far funzionare le cose?
Come sarebbe bello se il lunedì al posto del caos trovassi la pace e la consapevolezza che tutto è già stato preparato e programmato.
Non ti biasimo, anche una piccola imprenditrice, una consulente, una coach, una web designer, desidera ad un certo punto una mano per gestire tutto.
Ed è qui che entra in gioco la creazione di sistemi automatici per fare in modo che il tuo business funzioni liscio come l’olio.
La marketing automation può essere la chiave per farti risparmiare tempo, ma servono gli strumenti giusti e un piano preciso di cosa vuoi automatizzare. Vediamo come!

I benefici della marketing automation
Rendere automatiche alcune attività del tuo lavoro ti fa risparmiare un sacco di tempo, soldi ed energie. Non solo il pensiero di non dover sempre ripetere determinate azioni può sollevarti e aiutarti a guardare oltre, ma ti permette di far sentire importanti i tuoi clienti o studenti. Inviare una serie di e-mail automatiche ai tuoi clienti li farà sentire coccolati e li farà capire che sai prenderti cura di loro.
Inoltre, per un piccolo business, mostrare al mondo che si possiede una potente macchina ben funzionante, sempre presente, ti fa apparire più professionale e affidabile. E questo significa più clienti che vogliono intraprendere il viaggio insieme a te.
Con un processo automatizzato è più evidente quando vedi un problema tecnico o un collo di bottiglia. Puoi identificare questi problemi più rapidamente e trovare una soluzione in tempo reale, invece di aspettare che salti il problema ai tuoi occhi e vedere le discrepanze che si verificano troppo tardi per apportare le opportune modifiche.
L’automazione non solo ti toglie le cose dal piatto, ma ha anche funzionalità integrate che semplificano i tuoi sforzi e rendono il lavoro più semplice.
Ma vediamo cosa potresti automatizzare sin da subito e liberare un po’ del tuo tempo.
1.E-mail Automation
Ci sono professionisti che controllano la posta solo una o due volte a settimana. Si, hai letto bene!
Esistono sistemi per inviare e-mail automatiche ogni qualvolta un contatto ti scrive. Non si tratta solo della semplice risposta “Grazie per avermi contattato, ti risponderò nel più breve tempo possibile”, ma si tratta di schedulare quando rispondere ad una determinata e-mail, senza dimenticarsene.
Innanzitutto, molto spesso i potenziali clienti fanno domande alle quali hai già risposto milioni di volte. Allora perché non creare una pagina con le FaQ che hai raccolto negli anni per rispondere proprio a queste e-mail e inserire il link nella tua firma in calce alle e-mail o nella pagina contatti del tuo sito? Ti eviterebbe di rispondere sempre alle stesse cose!
Anche questo è un tipo di e-mail che puoi programmare e inviare in automatico, insieme al link per fissare una call con te.
Non so se hai notato, ma se usi Gmail dopo un tot di tempo ti chiede se vuoi rispondere ad una mail ricevuta tempo prima. Magari hai dimenticato di rispondere. A me è capitato di aver ricevuto una mail, averla chiusa perché la risposta meritava più tempo, e poi averla dimenticata e aver risposto dopo settimane!!
Esiste un’estensione di Gmail, Boomerang, che ti permette di ricevere una determinata mail quando decidi tu e hai il tempo di rispondere. Puoi anche inserire reminders per determinate e-mail, tracciare le risposte e farle ritornare se non hai avuto riscontri. In questa foto puoi avere un’idea più precisa di tutto quello che Boomerang può fare nella tua casella di posta:

2. Lead Nurturing
Ok, non iniziamo a usare parole difficili! I lead sono le persone che sono venute a contatto con i tuoi contenuti, non sono ancora innamorati di te, ma potrebbero esserlo. Come? Se continui a parlargli delle cose meravigliose che fai.
Ci sono molti autoresponder che inviano e-mail automatiche, ma i due che preferisco sono Mailerlite e Activecampaign. Il primo lo consiglio sempre per chi è agli inizi di un business online e non ha automazioni molto sofisticate da creare, come potrebbe fare con il secondo.
Con Mailerlite le automation sono incluse nel piano free ed è per questo che molti freelance lo adorano!
Un’automazione che potresti prendere in considerazione sarebbe l’invio delle tue email migliori a determinati contatti nel momento giusto o quando eseguono un’azione specifica. Una volta che si sono iscritti nella mailing list, puoi gestire i tempi di invio di email per nutrire i tuoi lead senza passare l’intera giornata a scrivere e inviare e-mail.
Inoltre con Mailerlite o Active Campaign puoi guidare ogni cliente verso determinate azioni che li portino poi ad acquistare il tuo corso online, la sessione di coaching o costruire la loro presenza online. Non puoi controllare esattamente dove vanno, ma puoi aiutarli ad andare nella giusta direzione, accorciando il loro viaggio.
Con queste piattaforme di email marketing puoi avere tutte le informazioni che ti servono sui tuoi contatti e avviare una sequenza automatica che ti presenti e faccia scoprire man mano informazioni su di te, sui tuoi valori, su come lavori, il tuo metodo. Poi puoi procedere all’invio di una sequenza dei tuoi migliori post sul blog, mostrando i problemi che risolvi e come aiuti le persone a migliorare alcuni aspetti del loro lavoro.
Nel momento in cui hai riscaldato il contatto puoi avviare una campagna per vendere un tuo servizio o il corso, inviando un case study di persone che hanno seguito i tuoi percorsi, ad esempio. Il case study è seguito da un invito all’azione, il contatto ti segue e tu sei sulla buona strada per conquistare un altro cliente che è stato riscaldato con informazioni utili e pertinenti attraverso il processo di lead nurturing.
3. Usare i Tag
Non tutti i lead sono pronti a comprare, ma capire chi sta facendo cosa tra i tuoi contatti è essenziale, così come segmentarli. Altrimenti come puoi capire quale strategia adottare per tramutarli in clienti?
Non siamo tutti uguali, per questo delineare il viaggio del cliente (customer journey) prima di architettare qualsiasi automazione è veramente importante per avere sistemi che funzionano.
Prima di tutto devi capire e definire una mappa delle azioni che compie il tuo cliente ideale e quali automazioni puoi fare tu per guidarlo nel viaggio verso il tuo obiettivo.
Sempre utilizzando le piattaforme di email marketing puoi creare e attribuire dei tag agli utenti che entrano in contatto con i tuoi contenuti. Ogni tag viene portato in un funnel nel momento che ritieni più giusto.
Ovviamente per arrivare a questo avrai bisogno di fare qualche test prima, ma ne varrà la pena quando tutto sarà sistemato e le tue email automatiche lavoreranno per te 24h su 24.
In questo modo, il sistema potrà segmentare i tuoi lead nelle rispettive liste di contatti. In base all’interesse mostrato per un determinato servizio oppure un bisogno latente del tuo cliente. Ancora una volta, contenuti pertinenti al momento giusto!
4. Prendere appuntamento con te
Esistono ormai tantissime app che permettono alle persone di prendere appuntamento con te, ricevere una mail di conferma automaticamente e creare azioni automatiche, come reminder o sincronizzarsi con Goggle Calendar. Utilizzo Calendly, ma anche Acuity e Schedulicity sono veramente eccezionali e piene di funzionalità. Ti basta solo scegliere la migliore per te e per il tuo budget.
5. Creare procedure standard o SOP (Standard Operating Procedures)
Sembra noioso vero? Beh, non lo è e definire delle procedure standard ti può salvare la vita.
Immagina di essere stata così brava da aver implementato tutte queste automazioni da sola. La settimana dopo devi ritornare su un’impostazione che avevi eseguito allora e che ora non ricordi più. Oddio, ma come avevo fatto?
Ecco a cosa ti serve spendere un po’ del tuo tempo a scrivere le procedure per impostare determinati processi del tuo business, ma non solo. Oggi magari lavori ancora da sola, ma io ti auguro di crescere abbastanza in breve tempo da avere bisogno di un’assistente che ti dia una mano. Non sarebbe magnifico passare a questa persona le procedure che hai definito e scritto e che sia lei poi a gestirle?
Oppure se lavori già con un’assistente virtuale, potresti chiedere a lei di definirle e di metterle per iscritto. In ogni caso assicurati che le procedure siano chiare per tutti e non ad personam, mi raccomando!
Un esempio di SOP è riportare su un Google Sheet le istruzioni step by step per concludere un determinato task. Le SOP includono tutte queste istruzioni, ma sarebbe bene anche inserire il tempo impiegato per le attività e le immagini o video di esempio. Per monitorare il tempo impiegato a svolgere un’attività, Clickup può esserti d’aiuto, perché integra un timer insieme alla gestione dei progetti.
Creare procedure standard o SOP ti evita parecchi mal di testa quando devi ritornare su determinate attività e facilità la delega, perché non devi impiegare il tuo tempo a spiegare come fare le cose. Mantieni le tue SOP su Drive e condividile con la tua Consulente organizzativa.
Pronta per creare le tue automazioni?
Con un sistema di automazioni puoi mantenere il contatto con i clienti senza troppo stress, puoi facilmente tenere traccia del follow-up, come riunioni e chiamate.
Puoi tenere traccia del coinvolgimento, dell’origine dei contatti e di dove si trovano in questo momento, fornendoti informazioni preziose su ciò che funziona e su ciò che, invece, sta solo portando via risorse preziose nel tuo processo di vendita e di marketing.