Ti capita di chiudere la giornata con l’impressione di non aver concluso nulla, nonostante tu non ti sia mai fermat* un attimo?
Quando tutto sembra urgente, il vero problema non è la quantità di lavoro, ma l’assenza di una struttura organizzativa solida. In questa guida ti mostro da dove iniziare per mettere ordine nella tua attività, anche se sei già nel pieno del caos.
Il caos non nasce dal caso (ma da una mancanza di scelte)
Spesso chi avvia un’attività lo fa con entusiasmo e spirito di adattamento. Si cresce rispondendo alle richieste, inventando soluzioni, correndo dietro alle urgenze.
Ma a un certo punto la crescita si trasforma in disordine:
- Si lavora solo in reazione
- Ogni cliente ha un suo metodo
- Le risposte arrivano via chat, mail, vocali
- Le priorità cambiano 3 volte al giorno
Ecco il primo passo da fare: fermarsi per scegliere. Solo così puoi riprendere il controllo.
1. Parti dalle attività ricorrenti
Non serve fare tutto insieme. Inizia da ciò che si ripete ogni settimana o mese: sono le attività che più assorbono energia se non sono strutturate.
Domandati:
- Quali sono le attività ripetitive?
- In che modo posso standardizzarle?
- Posso assegnarle, delegarle, automatizzarle?
2. Scegli uno strumento unico per gestire il lavoro
Se usi mille canali per gestire il lavoro (email, chat, note, fogli excel), la sensazione di urgenza aumenta. Il secondo passo è centralizzare tutto in uno strumento.
🔧 Cosa consiglio ai miei clienti:
ClickUp, Asana o qualsiasi altro PMT: vanno bene tutti, ma vanno usati con metodo. L’obiettivo è avere:
- Un’unica fonte di verità
- Tutte le attività tracciate e assegnate
- Scadenze visibili a tutti
3. Definisci ruoli e responsabilità
Se tutto è urgente, spesso è perché tutto ricade sulla stessa persona. Serve una divisione chiara: chi fa cosa, entro quando.
✅ Attività ben organizzata =
- Ha un owner (responsabile)
- Ha una scadenza
- Ha una descrizione chiara
⚠️ Attività caotica =
- “Dobbiamo sistemarla”
- “Vediamo chi ha tempo”
- “Mi sa che tocca a me di nuovo”
4. Impara a dire “non adesso”
Organizzare significa anche imparare a dire no o, più spesso, “non adesso”.
Ogni giorno ci sono richieste last minute. Se non hai una struttura, ogni richiesta diventa urgente. Ma se hai un processo, puoi inserirla nella pianificazione, valutare e decidere.
🧠 Suggerimento operativo:
Inserisci un’etichetta “In valutazione” o “Da pianificare” nel tuo task manager. Evita di dire subito “sì”, e inizia a dire “aspetto il planning di lunedì”.
5. Crea un ritmo settimanale
Il caos nasce dall’improvvisazione. Un’azienda organizzata ha un ritmo ricorrente:
- Ogni lunedì pianificazione della settimana
- Ogni venerdì revisione dei progetti
- Ogni mese una retrospettiva o bilancio
Non servono riunioni infinite: bastano 30 minuti ben usati.
Cosa NON fare
❌ Non cercare di sistemare tutto in un weekend
❌ Non introdurre 3 tool nuovi insieme
❌ Non copiare processi di aziende troppo diverse dalla tua
❌ Non fare tutto da solo/a
Hai bisogno di aiuto per mettere ordine?
Nel mio servizio Organizza la tua Attività lavoriamo insieme per:
- Analizzare il caos (con un audit pratico)
- Scegliere un sistema sostenibile
- Implementare un flusso operativo su ClickUp
- Formare il tuo team o affiancarti per 3 mesi
👉 Leggi anche: Organizzazione del flusso di lavoro: come renderlo efficace e sostenibile
Conclusione
Se tutto ti sembra urgente, non sei solo. Ma puoi cambiare.
Inizia dalle attività che si ripetono, dai ruoli chiari, da uno strumento unico. Poi stabilisci un ritmo settimanale e impara a difendere il tuo tempo.
L’organizzazione aziendale non è rigida: è uno spazio che ti permette di lavorare meglio, senza bruciare energie.
Sono Floriana e aiuto le aziende a organizzare i flussi di lavoro, gestire i Team partendo dai loro processi interni per migliorare la loro produttività.
Sono Floriana Romano e dal 2017 affianco PMI, agenzie e imprenditori nella riorganizzazione di flussi di lavoro, processi e ruoli.
Il mio lavoro è aiutarti a strutturare la tua attività dall’interno, partendo da ciò che già fai, per renderla più sostenibile, scalabile e serena da gestire.
Negli anni ho costruito un metodo che unisce organizzazione, strumenti digitali e visione strategica: così puoi smettere di rincorrere tutto e tornare a occuparti di ciò che conta davvero.
Il tuo business può funzionare meglio.
Con le persone giuste, un sistema adatto e una guida al tuo fianco, puoi prendere il controllo del tuo tempo e del futuro della tua attività.
