Negli ultimi mesi ho lavorato con diverse agenzie di comunicazione per aiutarle a riorganizzare le attività interne e ottenere maggiore controllo su tempi, risorse e – aspetto spesso trascurato – costi.
La gestione quotidiana, specie nelle realtà in crescita, si concentra spesso sull’urgenza. I progetti entrano in flusso uno dopo l’altro, le risorse si muovono a vista, e l’attenzione è tutta sulla consegna. Ma senza un controllo chiaro dei margini, si rischia di lavorare tanto… e guadagnare poco.
Cosa significa conoscere i margini?
Vuol dire sapere, in modo concreto e anticipato:
- Quanto tempo serve per portare a termine un progetto.
- Qual è il costo interno di quel tempo (in base a chi lavora e per quante ore).
- Se ci sono costi esterni da considerare.
- E infine, quanto rimane realmente, una volta sottratte tutte queste voci dal compenso pattuito col cliente.
È una questione di sostenibilità: se non tieni sotto controllo i margini, cresci solo in apparenza.
Perché è cruciale per agenzie e piccole imprese?
Perché ti permette di:
- Valutare la redditività reale dei progetti, e non solo quanto “fatturano”.
- Allocare le risorse in modo efficace, evitando sprechi o carichi insostenibili.
- Fare scelte strategiche ed evitare progetti in perdita: accettare un progetto in perdita può avere senso per un motivo preciso, ma non deve essere una decisione inconsapevole.
- Crescere in modo sano: se non conosci i numeri, non puoi correggere il tiro, investire, o pianificare nuove assunzioni.
Migliora l'efficienza della tua Agenzia
Smetti di perdere tempo ogni giorno con la sensazione di camminare senza una meta predefinita. Porta ClickUp in Agenzia per migliorare l’efficienza del tuo team e dei progetti per i tuoi clienti. Sarà il primo passo per impostare anche i sistemi e le procedure che ti aiuteranno a lavorare meglio.
Esempi pratici
Con un’agenzia romana esperta in produzione video abbiamo lavorato sulla mappatura delle attività e sull’integrazione di strumenti che permettessero al team di stimare con precisione i tempi di lavoro, monitorare le fasi più delicate dei progetti e avere una visione d’insieme chiara su ogni commessa.
Nel caso di un’altra agenzia specializzata in social media, invece, siamo andati ancora più in profondità sul fronte controllo dei costi.
Abbiamo implementato su ClickUp un sistema di alert automatici che segnalano quando una commessa sta per superare le ore preventivate.
In questo modo, il Project Manager può intervenire subito, evitando sforamenti che erodono i margini senza che nessuno se ne accorga.
Inoltre, abbiamo creato dashboard personalizzate che mostrano in tempo reale:
- Ore lavorate per ogni progetto e per ogni risorsa.
- Scostamenti rispetto al tempo stimato.
- Analisi dei costi per singola attività.
- Redditività complessiva della commessa.
Il risultato è un controllo molto più consapevole e operativo: il team non lavora più “alla cieca”, ma ha strumenti concreti per capire dove stanno andando tempo, risorse e soldi.
Se ti riconosci in queste sfide
E hai un’agenzia o una piccola impresa che lavora su progetti, sappi che questo tipo di intervento non è una questione di controllo maniacale, ma di sopravvivenza aziendale.
Ti serve sapere dove guadagni e dove stai perdendo, e ti servono strumenti semplici per capirlo in ogni momento.
Se vuoi iniziare a ragionarci insieme, scrivimi.
Possiamo partire da un audit operativo con alcune domande mirate o organizzare una call per capire da dove cominciare.
Sono Floriana e aiuto le aziende a organizzare i flussi di lavoro, gestire i Team partendo dai loro processi interni per migliorare la loro produttività.
Sono Floriana Romano e dal 2017 affianco PMI, agenzie e imprenditori nella riorganizzazione di flussi di lavoro, processi e ruoli.
Il mio lavoro è aiutarti a strutturare la tua attività dall’interno, partendo da ciò che già fai, per renderla più sostenibile, scalabile e serena da gestire.
Negli anni ho costruito un metodo che unisce organizzazione, strumenti digitali e visione strategica: così puoi smettere di rincorrere tutto e tornare a occuparti di ciò che conta davvero.
Il tuo business può funzionare meglio.
Con le persone giuste, un sistema adatto e una guida al tuo fianco, puoi prendere il controllo del tuo tempo e del futuro della tua attività.
