Perché usare troppi tool non fa bene al tuo flusso di lavoro

Avere troppi strumenti non è proprio una buona cosa per organizzare il flusso di lavoro di un’azienda.

Hai innanzitutto molte informazioni da gestire: modelli, checklist, sistemi e strumenti fai-da-te. Poi ci sono i CRM, piattaforme di Project Management, calendari e altro ancora.

L’utilizzo di più strumenti inizia a verificarsi quando queste informazioni vengono gestite da più di una persona e inizia il lavoro in team. Tutti impariamo, ci adattiamo e operiamo gli strumenti di lavoro in modo diverso, perciò il web offre innumerevoli opzioni per gestire il proprio.

Se leggi i miei articoli da un po’, sai che io vado pazza per la scoperta di nuovi strumenti, che mi piace applicare ad un’altra mia passione, ovvero l’ottimizzazione di sistemi aziendali, procedure, flussi di lavoro, operazioni standard.

Mi piace soprattutto capire in che modo un’azienda può trarre vantaggio da uno strumento, in che misura e in quale fase.

Quando ho iniziato la mia attività di Consulente per l’organizzazione di Business online, sono partita da molti strumenti gratuiti che ho poi suggerito anche ai miei clienti, ma spesso dovevo adattarmi io a quelli che già usavano. E questo non è un problema, finché mi sono accorta che, alcuni di loro ne stavano usando veramente troppi per gestire la loro attività.

Beh, inutile dirti che anche la gestione dei dati ne risentiva: duplicazione di informazione, trasposizione errata degli stessi dati da un tool all’altro, con conseguenti errori nelle operazioni, perdita di tempo inutile! Ed è così che ho iniziato a semplificare la raccolta di dati, dimostrando ai clienti quanto tempo potevamo risparmiare, riducendo al minimo gli errori.

Perché usare troppi strumenti a lungo andare può risultare pericoloso?

Solo perché uno strumento sia graficamente carino e fa il suo dovere, non significa che sia quello giusto per la tua attività. Spesso, quando vediamo qualcosa luccicare, cadiamo nella trappola dell’accumulatore seriale e pensiamo che quello strumento potrebbe avere un posto nel nostro business perché, per un momento, ci ha trasmesso un valore e la soluzione di un problema del nostro lavoro.

Questa è quella sottile linea rossa o zona di non ritorno!

L’utilizzo di troppi strumenti non beneficia il flusso di lavoro. L’ostacolo che molti negano o evitano di affrontare è che, ogni volta che si aggiunge un nuovo strumento è necessario integrarlo con il flusso di lavoro aziendale esistente o modificarlo al fine di adattarlo al nuovo strumento. Ciò significa adeguare i tuoi processi, un passaggio che spesso non viene considerato.

Avere troppi strumenti può darti risultati che non ti aspettavi e di cui potresti non andare fiero.

  • Troppo tempo dedicato alla ricerca.
  • E’ più difficile imparare a usare quello strumento.
  • Non stai sfruttando ogni sua funzione.
  • Ti ci vuole più tempo per passare da uno strumento all’altro.
  • Non c’è continuità dall’uno all’altro.
  • Ridondanza di contenuti
  • Hai strumenti simili per la stessa funzionalità o scopo (ad esempio Trello e Asana).
  • Gli strumenti di integrazione (come Zapier) aiutano solo ad aggiungere gli stessi dati a due strumenti diversi (es. Trello e Asana).
  • Trovare la versione più recente delle tue informazioni può diventare una sfida.
  • Troppi posti da mantenere
  • Hai memorizzato gli stessi dati in più posti.
  • Quando ne hai aggiornato uno, potresti non aver aggiornato gli altri.
  • Dimentichi di avere accesso a quello strumento.

Scarica il Workbook per creare un flusso di lavoro per le attività a breve e lungo termine

Smetti di perdere tempo ogni giorno con la sensazione di camminare senza una meta predefinita. Impara a creare un flusso di lavoro replicabile per ogni attività del tuo business.Sarà il primo passo per impostare i sistemi e le procedure del tuo Business online.

Less is more.. specie con i flussi di lavoro

Quando hai centralizzato tutti i dati e le informazioni in un unico strumento, vedrai una produttività migliore, ma anche una più semplice capacità e velocità di delegare ad altri i compiti. Ecco cosa accade quando tutto è organizzato in un solo posto:

  • Non sprechi il tuo TEMPO alla ricerca di informazioni.
  • C’è un ritorno sui PROFITTI perché puoi chiudere progetti con rapidità e facilità.
  • Il sistema è automatizzato e il flusso di lavoro è ottimizzato.

Uno strumento in grado di soddisfare l’80% delle tue esigenze è il sistema che dovresti cercare. Questo strumento dovrebbe occuparsi di:

  • Follow-up per tracciamento di clienti e lead.
  • Il sistema di vendita (l’elaborazione dei pagamenti e la gestione degli acquisti).
  • Il sistema finanziario (i tuoi profitti e le tue spese).

Quando acquisisci uno strumento, è importante comprenderne le funzionalità e sapere che soddisferà le esigenze della tua azienda. In caso contrario, cosa deve cambiare nel processo aziendale e nel flusso di lavoro? Utilizza una semplice checklist per valutare se uno strumento sarà utile alla tua attività o se sarà necessario apportare alcune modifiche lungo il percorso.

Evita le personalizzazioni dei tool! È una tana del coniglio che non ti porterà la soddisfazione che cerchi. Invece, troverai frustrazione per il fatto che ancora non soddisfa le tue esigenze aziendali dopo aver speso più soldi di quanto volevi.

E’ molto meglio rivedere e rafforzare i flussi di lavoro aziendali, perché quando i tool lavorano bene, ne beneficiano anche i sistemi.

Sono Floriana e aiuto i piccoli business e le agenzie di marketing a impostare i loro processi interni e gestire i progetti per migliorare la loro produttività.

Dal 2017 ho perfezionato i miei metodi per aiutare imprenditori e imprenditrici digitali a semplificare il lavoro, restare efficienti e organizzati così che possano recuperare un po’ del proprio tempo, non essere costantemente impegnati sul lavoro e iniziare a guidare la propria attività con fiducia e con una visione a lungo termine.

È tempo di decidere come vuoi bilanciare la tua vita e i tuoi affari senza sacrificare la tua salute mentale. Le tue idee, i tuoi progetti sono realizzabili a partire da oggi.

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